新時期人力資源檔案信息管理初探

麻建勇

【摘要】新時期對人力資源檔案信息化建設有嚴格的要求。人力資源檔案信息化管理是個全面的過程，需要明確檔案信息化管理的基本要求。在檔案工作推進的階段，要了解社務服務選擇的基本要求和內容，只有強化檔案管理信息化，才能使其符合具體的管理要求，確保工作規范化。本文以新時期人力資源檔案信息管理現狀作為基礎，對如何實現信息化管理做進一步的分析。

【關鍵詞】人力資源;檔案信息管理;管理要求

企業信息化不斷發展，作為企業事業單位，需要注意明確經營管理的基本要求，在當前信息化建設的過程中，提供準確和高效的人力資源管理信息能滿足企業的發展需求。在人力資源檔案管理中，傳統的紙質檔案轉化為無紙化發展，為企事業單位的查詢、統計和修改等工作帶來便捷，與此同時需要開展信息化管理，提升管理效率。

一、人力資源檔案信息化建設的必要性

在當前人力資源建設階段，需要考慮外在因素和內在因素，明確資源管理的基本要求，使其滿足信息化管理的發展趨勢。以下對人力資源檔案信息化建設的重要性展開分析：

（一）符合人力資源創新的要求。知識經濟和信息技術等不斷向前推進，讓越來越多的組織認識到競爭的本質就是人才綜合能力的戰略競爭，在人力資源建設的過程中，需要注意的是提升人的地位，發揮主導作用。傳統的手工管理方式逐漸被計算機技術和網絡技術等取代，大量的電子文檔的出現讓人力資源檔案信息化建設具備現代化手段和管理方式。

（二）人力資源檔案建設是人力資源。檔案的現代化管理涉及的影響因素多，長期以來，檔案的保管方式和利用環境等受到其他因素的制約，導致整體管理存在一定的問題。隨著信息技術的廣泛應用和發展，人力資源檔案建設階段需要積極推進人力資源的進一步建設，確保檔案信息的利用和開發，實現人力資源的資源共享。

（三）提升人力資源檔案的服務水平。檔案管理的最終目標是更好地實現服務再利用，在信息技術和網絡技術的高效利用和管理中，傳統的管理和服務方式不再被接受和認同，在現代化的信息化建設中，通過各種數據庫和管理系統的更新后，可以直接查詢到對應的信息，整個階段直接生成對應的數據信息，可以提升檔案利用率。

二、人力資源檔案信息化管理的現狀

在新的發展時期，人力資源的檔案信息化管理是重點和關鍵，依據信息化管理的基本要求可知，如何使其滿足信息化建設成為重點。以下對當前人力資源檔案信息化管理的現狀展開分析：

（一）檔案總體管理水平低。在當前檔案管理的過程中，企業單位和事業單位存在管理水平低的現象，主要是多方面因素導致的，如主觀管理意識不強和管理效率低，由于整體重視度比較低，忽視了員工最近動態信息的整理和收集，進而存在內容單一以及個別案例造假的現象。在當前檔案總體管理的階段，對人事檔案的利用需要引起關注，由于在當前實際管理中存在檔案資源造假的現象，員工的績效、考核以及激勵等作用不足，導致整體效能下降。

（二）檔案管理體系不合理。在企事業單位的經營和管理的過程中，檔案管理存在隨意性的問題。很多單位的人力資源檔案存在疏忽管理的現象，由于各種資料利用率低，導致系統的利用率低。依據現有的內容和標準要求等，落實檔案管理的信息化工作，形成標準，便于更好地管理。

（三）專業化管理不到位。檔案管理對專業人才有一定的要求，要求管理人員明確具體的操作要點和內容，合理管理。但是在實際管理中，存在認知障礙的現象，甚至對檔案管理的規定內容缺少了解，導致人力資源的檔案信息得不到升級。在新的發展時期，各項操作系統逐漸完善，必須形成嚴格的標準，便于檔案信息化的升級。在專業化管理中，考慮到檔案信息的基本類型和實際內容等，確定合適的標準，只有落實各項信息化工作，才能實現升級。

（四）管理重視度低。在當前發展階段，依據信息化管理的準則和實際要求等，如何提高重視度是重點，要立足當前，凸顯出管理優勢。但是在實際管理中，存在重視度低的現象。很多細節得不到落實，檔案的內容多，涉及到很多細節，如果在管理中忽視了其中的細節，則難以實現系統的升級，導致數據不可靠。

三、新時期如何強化人力資源的信息化管理

在新的發展時期，考慮到人力資源管理的基本要求和注意事項等，要求進行信息內容的創新，在后期管理中，需要明確人力資源的基本管理要求，以下對具體的管理內容展開分析：

（一）實現人力資源檔案的數字化管理。傳統的人力資源檔案管理以紙質載體作為基礎，在后期檔案管理中，需要明確信息的基本要求，此外由于勞動強度比較大，調檔和查閱等難度比較大，占據大量的檔案存儲庫房。在現代化的人力資源數據檔案管理中，需要以減少人力、財力和物力等作為基礎。在檔案資源創新中，新的技術有重要的作用，可實現資料的長期保存和應用。人力資源的信息化建設中如何做好人力資源的數字化處理是個復雜的過程，將原有的紙質檔案轉為精細化管理。在后期實施中，通過電子掃描的方式將其轉為數字化檔案，可以實現檔案信息的直接存儲。此外人力資源的檔案數字化建設可以實現數字化存儲，在網絡化連接中可以充分利用計算機系統實現精細化管理，使其符合條件要求。

（二）人力資源檔案實現載體類型管理。在當前大數據管理的階段，立足于歷史發展環境，在人力資源檔案管理的階段，擁有的是大量的人力資源檔案信息，有序化管理后能確保數據的質量和相關性。在各項數據信息處理中，對應的數據處理是個重要的過程，可以提供優質的服務。在人力資源的檔案管理中，形成多元化的載體檔案類型，在傳統的紙質人力資源檔案管理中，一般情況下，以紙質的文字作為基礎，可以實現數據信息的記錄。檔案的載體類型不斷增加，以大數據載體為例，其中涉及到的內容分別是人力資源的錄音檔案、人力資源的錄像檔案以及人力資源的多媒體檔案等，需要構建合適的管理框架，確保信息化管理符合要求。

（三）實現檔案信息網絡化管理。經過數字化建設后形成完善的人力資源檔案，在現代化計算機系統管理中，一般情況下都是聯網的，在層次化管理中，由于不同類型、不同區域以及不同網絡范圍內的用戶可以實現共享，所以需建立統一的網絡模式，進行統一整體管理。在當前網絡化管理的階段，如何提供技術支持是首要問題，在網絡化管理中，可實現網絡歸檔以及網絡組卷管理，提升效率。在網絡服務調查系統中，確保實現網絡上傳和網絡下載，讓網絡信息可以實現存儲。

（四）人力資源安全化管理。人力資源網絡安全保證是現代化建設的突出問題，在網絡環境化管理中，對應的安全問題比較突出。在實際工作中，通過安全防范技術指導后，升級系統，提升安全防范性能。安全保密系統模式有突出的作用，針對涉及的資源檔案現狀，制定完善的保密機制，只有采取對應的管理模式，才能實現分級管理。

四、結束語

在當前人力資源檔案管理的過程中，涉及到的信息安全問題有很多，考慮到各種管理問題和管理細節等，必須明確現有的管理內容和要求。只有確保整體管理的靈活，才能符合基本要求。在檔案信息建設中，存在檔案總體管理水平低、檔案管理體系不合理、專業化管理不到位、管理重視度低等現象，本文從實現人力資源檔案的數字化管理、人力資源檔案實現載體類型管理、實現檔案信息網絡化管理、人力資源安全化管理等入手，明確各項操作要求，實現整體化創新，確保人力資源管理的有效性。

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