從現代人力資源管理看人事檔案管理工作

鄒文華

【摘要】本文研究了如何進行人事檔案管理工作，首先分析了人力資源管理和人事檔案管理的內容，然后分析當前檔案管理工作存在的不足和人力資源管理的需求，最后研究采取怎樣的策略開展檔案管理工作。

【關鍵詞】人力資源管理;人事檔案;創新;管理方法

現代人力資源管理工作和傳統的人力資源管理有很大的不同，為了滿足企業競爭的需要，人力資源管理工作和人事檔案管理工作都要滿足現代的要求。通過改變理念、應用科學的方法，才能夠推動管理水平的提升。

一、人力資源管理和檔案管理的內容

（一）現代人力資源管理的概念。現代人力資源管理的核心在于對人的管理，推動各種工作的展開。由于目前行業競爭十分激烈，人才流動速度加快，對于企業而言需要將人力資源管理工作作為吸引人才和留住人才的重要措施。因此，現代人力資源管理不僅僅要能夠推動各項工作的進行，也要觀察企業的人才政策、加強人才的儲存，為企業的長遠發展提供動力。

（二）人事檔案管理。人事檔案是人員準確無誤的檔案資料，能夠反映一個人的個人經歷，并且反映出人在思想、業務成績、個性上的特點，也能夠記錄人的專長愛好，幫助企業對員工進行全方位的考察。人事檔案是人力資源管理工作的基礎，讓企業能夠獲得人才的信息和數據，這樣能夠讓企業更好地進行人力資源的開發，了解企業目前的狀況。也可以根據目前的人員情況，科學構建企業文化。

（三）現代人力資源管理工作和檔案管理的關系。人力資源管理的職能是和檔案管理密切相關的，建立科學人事檔案管理方式，可以更好地記錄人才各個方面的信息，企業的人事管理人員在進行人才選拔時，就可以對人才有準確的定位。對于人才而言，他們在被正確看待的情況下，就可以減少被壓制和埋沒的情況，人才工作的精神狀態也會更為良好。依靠人事檔案管理，可以健全人力資源管理工作，為人力資源管理工作提供良好的依據，配合企業的發展情況，合理地選擇人才，提升工作效率。

二、人事檔案管理工作中存在的不足

（一）人事檔案的利用率低。很多企業都有人事檔案利用效率低的問題，并沒有將檔案的作用完全地發揮出來。首先，很多企業在觀念上就存在著對人事檔案的不重視，對于檔案都是收藏起來，并沒有考慮到應用的需要。導致人事檔案資料管理人員完善了資料之后，就極少拿出來使用，人力資源管理人員并不會根據檔案來確定人力資源管理的方式和方法，削弱了人力資源檔案的作用。其次，由于人事資源檔案的重視程度不夠，導致企業可能缺少專門負責人事檔案管理的人員，人事檔案的內容并不完整，缺少分類和統計，利用時并不方便，造成人力資源管理者對檔案的重視程度進一步降低，人事檔案的作用難以得到發揮。

（二）檔案的規范性和真實性不足。對于企業而言，檔案的規范性和真實性是檔案工作的基礎，但是目前很多企業的人事檔案都面臨規范性不足和真實性不夠的問題。比如一個檔案并不能夠將一個人的個性完整地表現出來，在內容上也都大同小異，人力資源管理者無法應用這些檔案。有些檔案的內容并不真實，一些假證明混入其中，很難把檔案參考作用和利用意義發揮出來。

（三）人事檔案管理的整體水平不足。很多企業的人事檔案管理水平很低，在整理檔案、收集信息時都缺少科學的方法，工作的機制也并不完善。由于缺少專業的檔案管理人員，導致檔案的歸檔、收集、分類工作效率十分低下，而且缺少專人對檔案的內容進行分析。再加上管理人員的不重視，導致檔案的存放也并完善，容易出現檔案缺失和損壞的問題。

三、現代化人力資源管理和人事檔案的要求

（一）多層次的評價體系。人力資源管理工作正在從傳統人事考核向人力資源評價轉變，在工作方式和理念上與過去都有巨大的不同。對人才的評價，不僅僅是依據單一考核進行，還要根據績效、優異績效、人員性格等不同的方面進行評價，強調企業績效、組織績效和團隊績效。因此，人事檔案也需要反映出這方面的情況，以便滿足現代人力資源管理工作的要求。

（二）職業化衡量人力。通過職業化地衡量人力資源的管理水平，可以更好地面向世界，接受不同國家的競爭。在對人員進行衡量時，還需要清楚人員的職業道德、職業技術水平、職業精神、對職業規范的遵守，以及人員的價值觀念。人事檔案中需要將以上的內容全都反映出來，讓人力資源管理人員可以全面衡量人員的職業能力，根據系統整合的觀念，科學地選拔人才，讓人才能夠在最合適的位置發揮作用，確保人力資源的工作效率。

（三）建立合理的薪酬體系。通過建立合理的薪酬體系能夠促進員工工作的積極性，為此薪酬體系必須要能夠為員工帶來足夠的激勵。員工的薪酬因素應該逐漸向工作業績上轉變，注重員工的個人技能，企業也可以通過股票期權和員工獎金分紅來加強對員工的激勵措施，促進員工工作水平的提升。

（四）建立企業核心價值體系開展管理。依靠企業的核心價值體系，有利于企業內部各種政策推動，是企業可持續發展的支撐。為此，企業需要通過人力資源管理工作加強自身的文化建設，讓人員的觀念更加統一，從而促進企業的戰略發展。

四、完善人事檔案管理工作的措施

為了能夠促進企業的發展，提高企業的行業競爭力，企業的人事檔案管理就需要適應企業的人力資源管理需要。為此，人事檔案的管理方式需要圍繞人力資源管理進行，以便提升企業的人力資源管理水平。

（一）建立完善的人事檔案管理制度。全新的人事檔案管理制度需要根據企業所處行業的全新情況，來建立更為完整的人事檔案管理制度，這樣才能夠讓管理工作更加規范化。所以，企業首先需要完善檔案收集工作的制度，做好信息真偽的鑒別，根據一定的原則來篩選信息，使人事檔案的信息科學有效。企業還需要根據實際情況進行具體的分析，在檔案的借閱和使用上，建立靈活的機制。由于人力資源管理部門對于人事檔案的需求和其他部門有明顯的不同，所以人力資源管理部門需要有更高的借閱權限，這樣一方面保證了人事檔案的應用，同時也讓人事檔案能夠保密。

（二）建立專門的人事檔案管理機構。很多企業面臨著人事檔案管理工作人員專業性不足的情況，為此需要建立專門的人事檔案管理機構，才能保證檔案有更高的質量，以及推動人事檔案管理制度的執行。為此，企業需要做好人才培養工作，選拔具有專業檔案管理背景的人才從事人事檔案的管理工作。對于人事檔案管理機構，也需要通過定期的培訓和學習保證工作人員可以具備足夠的素質。企業需要加強對人事檔案管理人員在文化和業務知識上的培訓，不僅要做好技能的訓練工作，同時也要通過道德教育，讓人員具有更強的保密意識和服務意識，讓他們能夠具備良好的綜合素質，解決人事檔案工作中所遇到的問題。

（三）科學進行人事檔案的管理工作。為了保證人事檔案管理的現代化，就需要引進科學的管理理念和管理方法。為了提升管理的效率，企業需要充分利用計算機技術開展管理工作，促進錄入信息的完整程度，并且做好信息的分類。另一方面，對于人事信息，企業需要做好備份，避免信息出現遺失的情況。建立人力資源信息數據庫，做好對人才的評價，方便人力資源管理人員對人才進行選拔。紙質信息需要通過掃描來進行數字化保存，資料本身也要做好日常的保養和維護，方便人力資源管理者擁有足夠的依據，選拔優秀的人才。

五、結束語

人力資源管理工作和人事檔案管理是密不可分的，為了能夠提高人力資源管理工作，就需要人事檔案管理工作同步提高。通過建立合理的檔案管理機制，提升部門人員的水平，使用科學的方式進行人力資源檔案管理，才能夠促進人力資源檔案水平的提升。

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