大數據時代事業單位人事檔案管理創新路徑研究

姜紅纓

【摘要】信息技術的高速發展催生了大數據時代，大數據技術的廣泛應用，為社會生活的各個領域帶來了巨大變化，極大地方便了人們的生產生活。對于事業單位的人事檔案管理來說，傳統的檔案管理模式已經無法適應時代的發展，大數據技術為檔案管理的科學發展帶來了技術上的支持和理念上的創新。本文通過介紹大數據與人事檔案管理的相關概念，分析當前人事檔案管理存在的問題，探索大數據技術在人事檔案管理中的科學運用措施。

【關鍵詞】大數據技術;人事檔案;創新路徑

事業單位作為我國政治經濟體系的主要組成部分之一，對社會的發展和人們的生活提供基本的服務職能，涵蓋了人們工作、生活和學習的方方面面，對社會秩序的維護起到積極作用。事業單位的人事檔案管理工作是維持其健康發展的主要工作之一，做好人事檔案管理工作能夠優化事業單位的內部管理，為管理層提供準確的人力資源決策依據，增強其核心競爭力，使其能夠跟上時代發展的潮流。在大數據時代，其現有的人事檔案管理制度存在著許多問題，已經影響到事業單位的發展進程，如何在大數據時代，利用信息技術優勢，優化人事檔案管理工作，創新管理方式，是人事檔案管理人員需要研究的重要課堂。

一、大數據與人事檔案管理概述

（一）大數據的概念。科技的進步改變著人們的生產生活，使社會各個領域朝著信息化、智能化的方向發展，為生產力的發展提供了強勁動力的同時，也帶來了大量的數據。為了適應信息化的生產生活方式，對數據處理提出了較高的要求，要求能夠將數據進行及時準確的分析處理和高效存儲，使數據使用方能夠高效地提取數據，安全地使用數據。這就對傳統的數據處理模式提出了新的要求，而大數據技術的產生很好地解決了大量數據處理方面的問題，為社會的信息化進程提供了極大的推動。

（二）人事檔案管理的概念。人事檔案是指將員工的基本信息資料、個人經歷和德行表現集中起來，形成的檔案材料，以供管理部門的考核和調用。而人事檔案的管理是指將員工的人事檔案進行科學的儲存和管理，對員工的基本家庭狀況、技能、工作經歷和德行表現進行細致的管理，為人事、組織等相關部門的人才管理工作提供數據保障，有利于管理層進行科學的崗位規劃和員工的發展。隨著時代的發展和事業單位管理制度改革的深入，對事業單位的人事檔案管理工作提出了新的要求，要求其能夠符合深入改革的需要，加強人事檔案的管理力度和深度，為單位和員工的共同發展提供堅實的保障。

二、大數據時代事業單位人事檔案管理現狀分析

隨著信息技術的發展，傳統的人事檔案管理模式已經不能夠完全滿足事業單位和員工發展的需要，在大數據時代背景下，人事檔案管理存在的許多問題已經影響到單位的高效運行，為單位的快速發展造成了阻礙。

（一）人事檔案管理制度問題。目前許多事業單位管理部門對于人事檔案的管理工作沒有清醒的認識，認為其只是單純地對人事檔案進行存儲、更新和維護，對人事檔案管理工作在單位管理和發展中起到的重要作用沒有正確的認識，導致傳統的人事檔案管理制度存在很多問題。現行的人事檔案管理制度已經無法滿足時代發展的要求。而事業單位體制改革的深化，使這些問題變得更加突出，員工的人事檔案缺乏有效的管理和維護，影響到單位管理層對人力資源的整合利用，一定程度上降低了單位的管理效率。而對人事檔案的忽視，也導致員工的發展受到影響，單位不能根據真實情況對員工的發展道路進行合理的引導，對員工出現的問題進行及時的輔導或處理，影響單位和員工的共同進步。

（二）人事檔案缺乏信息化開發。隨著社會信息化進程的加快，絕大多數的單位都已經實現了數字化的生產經營管理，有統一的智能管理系統進行高效的管理，降低單位管理成本的同時極大提高了管理效率。而當前事業單位的人事檔案主要以紙質形式進行保存和管理，不能與數字化的管理系統進行有效對接，無法形成科學高效的人事檔案管理制度，人事、組織部門在人才任用和管理上無法得到高效準確的人事檔案資料，影響其工作效率。而紙質材料的保存方式也導致查閱效率慢的問題，必須由專人進行人事檔案的調閱工作，造成檔案損壞的同時降低了檔案管理的及時性和準確性。同時紙質材料也不利于員工人事檔案的更新和維護，容易導致具體的員工狀態與人事檔案極為不符的情況發生，嚴重影響對員工的提拔任用和有效管理，同時員工在跨單位調動時也容易因為管理制度的不完善造成檔案的遺失。

（三）人事檔案管理存在安全問題。首先，人事檔案的信息化程度的低下導致了檔案本身的安全問題受到影響，容易造成檔案的遺失、損壞和被修改等情況的發生，而相關基礎設施的缺乏，也影響了檔案保密制度的嚴格實施，對檔案的安全管理造成了極大的威脅。其次，許多單位已經基本實現了人事檔案的信息化管理，將紙質資料轉變為計算機數據，但由于管理人員信息技術水平的制約和管理制度的不完善，容易造成數據信息的泄露和惡意篡改，對來自網絡的威脅不能進行有效的重視和預防，嚴重影響到人事檔案的安全。

（四）管理人員素質較低。信息技術在人事檔案管理體系中的應用也對管理人員的素質和能力提出了較高的要求。而傳統的人事檔案管理工作對工作人員的要求主要體現在檔案的及時整理和對檔案保密性的要求上。而在大數據技術應用的情況下，就對管理人員的信息技術技能和相關素養提出了較高要求，要求管理人員能夠對信息數據進行及時的維護更新，對數據信息的調閱請求進行及時的監管和提供全面的服務，對發現的系統問題和安全威脅進行及時的預警和處理。針對這些問題，管理人員在能力上的缺失不能得到及時的培訓和指導，導致管理人員的素質無法滿足大數據時代對人事檔案管理的要求。

三、大數據時代事業單位人事檔案管理的創新路徑

（一）加強管理制度建設。大數據技術的應用，要求事業單位人事檔案管理制度進行合理的轉變，以適應技術發展的要求，在管理制度的改善中要注重與大數據技術的有機結合，針對傳統管理模式中存在的問題進行針對性的改善，比如加強對紙質資料的信息化處理。同時要根據相關的法律法規，嚴格完善管理制度，制定切合單位要求的管理流程，加強對操作流程的規范化管理，杜絕違規操作，形成一套完整的檔案調用和使用流程規范。同時要制定完善的監管制度，對檔案調用和使用流程進行嚴格的監督，規范檔案的使用權限，對相關人員權限進行嚴格審查，保證檔案的保密性。同時要加強檔案管理人員的綜合素質培養，對相關工作人員進行有針對性的培訓，使管理人員能夠適應大數據技術應用的要求，提升檔案數據的管理和維護能力。要加強專業信息技術人員的引進和培養，提高檔案信息化管理隊伍的建設力度，為單位的檔案使用提供更加有效的服務。

（二）加強信息化設施建設。大數據時代，對人事檔案的數據信息化、科學高效地分析整理和安全的存儲都提出了較高的要求，新技術實現的基礎就是完善的信息化設施，這就需要單位加強對軟硬件設施的投入力度，使人事檔案管理系統與單位的數字化辦公系統進行有效對接，保證人事檔案管理系統的信息化建設水平，為大數據技術在人事檔案管理中的科學應用打下堅實的基礎，保障單位人事管理的高效運行。

（三）加強檔案信息化程度。許多單位對人事檔案實現了基礎的信息化管理，但只是對現有文字信息的轉變，沒有進行深入的分析和處理，無法形成有效的數據。檔案檔案管理工作人員要合理利用大數據技術，對數據資料進行準確的分析整理，對有問題的人員檔案進行及時補充或修改，并做到及時的更新。同時要建立完善的人事檔案信息數據庫，對檔案資料進行有效整合，構建科學的管理機制，提高人事檔案數據的利用效率。

（四）加強安全管理制度。互聯網技術的廣泛應用縮短了時空的距離，也帶來了網絡的安全威脅，大數據技術是以網絡為依托的高新技術，大數據技術在人事檔案管理中的應用，也帶來了很多安全隱患。這就需要管理部門制定嚴格的信息系統安全操作使用制度，加強對軟硬件設施的管理;及時對系統進行安全隱患的排查;對系統漏洞進行及時修補;制定嚴格的權限管理制度，對操作請求進行嚴格的權限認證等。同時加強對管理人員信息技術能力的培養，提高管理人員的安全防護意識。

四、結語

人事檔案管理工作在事業單位的管理占有重要地位，人事檔案管理制度與大數據技術的有機結合能夠提高單位的管理效率，為單位和員工的快速發展提供強勁動力。

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