深化“三個體系”建設，推進高校檔案工作新發展

沈牡丹 范智新 王霞

摘 要：伴隨著高等教育事業的快速發展，高校檔案工作面臨新形勢新挑戰，結合華中科技大學檔案館近年來圍繞“三個體系”建設所做的積極探索，對如何多維度開展檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系建設，全面推進高校檔案工作進行探討。

關鍵詞：三個體系;高校;檔案;信息化

2008年，時任國家檔案局局長楊冬權在檔案工作者年會上中提出建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系。2010年，楊冬權局長在全國檔案安全體系建設工作會議上又提出了確保檔案安全保密的檔案安全體系。至此，“三個體系”檔案發展觀的理論框架初步形成。“三個體系”由檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系三部分構成。檔案資源體系建設是基礎，是檔案工作賴以生存和發展的根基;檔案利用體系建設是目的，是意義所在，是衡量檔案工作成效的標準;檔案安全體系建設是保障，是檔案工作的生命線和底線。三者之間相互依存、相互促進、共同發展[1]。

2016年，國家檔案局局長李明華在全國檔案館工作會議上進一步提出，要著力提升服務能力，深化“三個體系”建設，大力推進新形勢下檔案館工作，在檔案館工作中推進兩辦《意見》的貫徹落實，核心就是要抓住檔案館的“三個體系”建設。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》也明確提出十三五期間我國檔案工作主要任務是有效推進檔案資源體系建設，深化和拓展檔案利用服務，強化檔案安全保障等[2]。當前，“三個體系”已成為全國檔案工作的指導思想和行動指南，是檔案工作在新時期適應新形勢的新舉措。

高校檔案作為檔案的分支，是高等學校重要的基礎性工作。高校檔案發揮著沉淀“學校記憶”、存史資政育人，圍繞中心工作、服務學校大局，提供憑證依據，服務師生校友等特殊職能。近年來，伴隨著我國高等教育事業的快速發展，各級巡視巡查工作的深入開展，社會各界對檔案的需求越來越強烈，高校檔案工作面臨新形勢新挑戰。高校檔案館如何建立和完善檔案工作“三個體系”，更好地為學校發展決策服務，更好地為師生校友服務，更好地防范安全風險，是高校檔案工作亟待解決的難題。筆者結合多年基層檔案工作的體會和近年來華中科技大學檔案館在“三個體系”建設方面的探索成果，談談通過深化“三個體系”建設，推進高校檔案工作的思考。

1 重視檔案基礎業務，加強檔案資源體系建設

1.1 做好常規檔案接收工作

對教育部國家檔案局第27號令中明確規定的11大類涵蓋紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式的檔案，做好收集工作，明確歸檔范圍和歸檔時間，規范檔案移交手續。收集、統計因歷史原因未及時歸檔的檔案信息，積極與有關部門院系協商，主動上門指導，督促缺檔材料的補交工作。

1.2 做好特色檔案征集工作

結合辦學特色，建立特色檔案庫。高校學者云集，眾多院士、科學家、教師在治學過程中產生了大量豐富寶貴的檔案。基于學校辦學特色，華中科技大學檔案館建立名人檔案、教師業務檔案，主動開展征集，豐富館藏資源。

結合熱點事件，征集檔案資源。2019年10月，第七屆世界軍人運動會在武漢舉行，本次軍運會女子籃球項目在華中科技大學光谷體育館進行，廣大師生校友參與、觀看了此次盛會，是華中科技大學師生文化生活中的一件大事。為記錄歷史，豐富館藏，檔案館在運動會結束后及時面向全校各單位、師生校友、社會各界人士征集反映第七屆世界軍人運動會有關的具有保存價值的檔案資料，得到了師生校友的積極響應，征集了一批珍貴的聲像檔案、實物檔案。

結合特殊時點，征集主題檔案。在國際檔案日來臨前，面向師生校友征集教學、科研、社會服務等領域展現學校發展歷程和師生員工工作生活的照片。得到眾多在職和退休老師的支持，積極捐贈。基于師生校友的捐贈照片及部分檔案館館藏的照片，舉辦了“華中大記憶”2019年國際檔案日主題圖片展，通過新老照片的對比，展現學校發展變遷。

1.3 深入開展檔案業務培訓

結合新形勢下檔案工作的要求，面向學校兼職檔案員隊伍開展黨群檔案、教學檔案、科研檔案專題培訓，同時組織人員深入院系、機關部處、課題組進行專項檔案業務培訓和指導工作。先后制定和修訂了《華中科技大學檔案管理辦法》《華中科技大學學生檔案管理辦法》《華中科技大學檔案編研工作辦法》《華中科技大學檔案數字化加工流程與規則》等三十多個規章制度和工作規范，編印成冊，發放全校各歸檔單位參照執行。多渠道增強檔案意識、推進部門立卷，提高案卷質量。

2 持續開展信息化建設，創建高校服務型檔案館

2012年，在前期深入調研的基礎上，華中科技大學檔案館形成了《檔案信息化建設規劃》，檔案信息化建設被納入了學校信息化建設總體規劃中。華中科技大學檔案信息化建設由學校網絡與信息化辦公室統籌規劃，始終與學校信息化進程協調同步。自2013年檔案信息化建設正式啟動近以來，學校共投入檔案信息化建設經費五百余萬元，信息化建設成效顯著。

2.1 檔案數字化加工持續推進

華中科技大學檔案館采用外包的方式，按照“利用優先”的原則，通過招標采購專業公司開展數字化加工服務。截止到2019年底，已開展數字化加工建設工程五期，完成數字化加工700多萬頁，基本完成各類學生錄取名冊，畢業名冊、學位清冊、就業分配名冊的姓名著錄工作。工作人員往返庫房和辦公區查找檔案、提供利用的狀況得到了根本改變，極大提高了檔案利用的效率。

2.2 檔案管理系統持續更新

2013年，華中科技大學檔案館更新了檔案管理系統。經過近幾年持續深入地開發，最初的十大類分類的標準版管理系統，逐漸增加了“人事檔案管理”、“OA系統在線歸檔”模塊。

2.3 檔案服務體系持續完善

通過近年來持續的開發和完善，目前華中科技大學檔案館已形成基于“網上辦事大廳”“網上代辦系統”“中英文翻譯系統”線上線下相結合的服務體系。師生員工可登陸學校信息門戶“智慧華中大”的“網上辦事大廳”申請查閱檔案，預約辦理外校畢業的成績單。校友可利用“網上代辦系統”，遠程申請查詢成績、查詢錄取名冊、辦理認證證明、補辦檔案材料等多項檔案業務，解決了傳統檔案服務模式下外地校友、海外校友辦理檔案業務耗時耗力的難題。對來館現場辦理中英文翻譯的利用者，檔案館工作人員可借助“中英文翻譯系統”，實現一鍵生成指定格式的中文成績證明，利用英文課程名稱庫自動生成對應模板的英文證明的功能，實現立等可取，對比于通過人工錄入分數、手工翻譯的傳統審核方式，利用者的等候時間大為縮短。

2.4 移動端檔案業務同步開展

華中科技大學檔案館微信公眾號2017年底上線運行，PC端的多項服務功能同步在移動端實現。目前微信平臺關注人數已超過一萬人，平臺可實現畢業生去向查詢、檔案業務網上代辦、校史館網上預約、檔案利用解答互動等功能。

目前，華中科技大學檔案館提供現場、電話、網站、校內預約、網上代辦、微信公眾號等多種檔案查詢利用方式，滿足不同人群的檔案利用需求。

3 制度和技術建設兩手抓，保障檔案實體信息雙安全

檔案安全是檔案工作的生命線。華中科技大學檔案館緊抓制度建設，提高規范化管理水平，保障檔案實體安全;同時探索信息化建設下的技術支持，不斷為檔案信息安全提供保障。

3.1 積極推進檔案制度化建設

華中科技大學檔案館組織專班編寫《華中科技大學檔案工作法規與制度匯編》，全書包含38個文件、辦法、流程須知，全面規范了檔案收集、整理、利用、編研，文物和陳列品管理，校史陳列館布展及參觀等各項工作，具有很強的操作指導性;編印《華中科技大學檔案館工作規范匯編》，該匯編主要包括黨的建設相關工作文件和檔案館內部制度規范等方面的內容，全書共20個文件，全面指導檔案館的各項黨政、行政工作。通過對檔案工作的建章立制實施依法治檔，保障檔案安全。

3.2 高度重視信息安全建設

加強服務器安全管理。華中科技大學檔案館檔案管理系統和服務系統服務器均由學校網絡與計算中心托管，華中科技大學網絡與計算中心是全國知名的一流網絡和信息化基礎設施基地，擁有CERNET萬兆傳輸主干網絡、IBM大型機、小型機等信息設備，是全校網絡、信息系統、數據的匯聚地，負責學校各類業務系統及數據的網絡信息安全。檔案館服務器在該中心可以實現實時監控、定期安全掃描、每24小時一次備份，極大地保障了檔案信息的安全。

設置系統利用不同層級權限。為確保檔案管理系統的安全使用，華中科技大學檔案館將檔案信息劃分為不同的層級，根據使用角色設置使用權限。不同用戶擁有不同角色，不同角色賦予不同權限，非本人工作范疇內的檔案不能查閱。同時，為防止檔案信息的泄露，系統訪問的區域也進行了限制，使用者只能在指定區域內才能實現對檔案管理系統的訪問[3]。

以上是華中科技大學檔案館近六年來所做的積極探索——在保障安全的前提下，做好檔案基礎業務工作，持續開展信息化建設，創建高校服務型檔案館，讓檔案工作發展成果惠及學校及廣大師生校友。

參考文獻

[1]張琦.“三個體系”：檔案安全躍上新高度[J].黑龍江檔案，2010，（5）：1.

[2]全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[J].中國檔案，2016，（5）：14-17.

[3]范智新，沈牡丹.開展檔案信息化建設 創建服務型檔案館——以華中科技大學檔案館為例[J].辦公自動化，2018，（11）：53-55.

作者簡介

沈牡丹（1982-），女，漢族，湖北英山人，碩士研究生，華中科技大學檔案館、校史研究室辦公室主任，主要從事高校人事檔案管理、檔案服務利用的研究。

范智新（1976-），男，漢族，湖北松滋人，本科，華中科技大學檔案館黨總支書記、館長，校史研究室主任，主要從事檔案信息化的研究。

王霞（1983-），女，漢族，安徽全椒人，本科，華中科技大學檔案館職員，主要從事檔案管理、校史展覽的研究。