如何做好事業(yè)單位檔案管理

朱玲

摘 要：近年來，檔案管理在事業(yè)單位歷史發(fā)展過程中的地位日漸提升。特別是隨著信息化建設(shè)日趨完善，檔案管理領(lǐng)域也開始應(yīng)用信息技術(shù)提升檔案管理的效能。檔案是記錄事業(yè)單位成長過程的載體，事業(yè)單位在發(fā)展過程中所經(jīng)歷的機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并重組、人員調(diào)配等，都會(huì)形成檔案。與此同時(shí)，檔案記載的案例、歷史經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)信息等也為事業(yè)單位的頂層設(shè)計(jì)與長遠(yuǎn)規(guī)劃提供了戰(zhàn)略支持。可以說，檔案管理正發(fā)揮著重要作用。因此，必須進(jìn)一步提升檔案管理的核心要素，增強(qiáng)核心競爭力，才能夠更好地推動(dòng)事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人才檔案;檔案管理;對策

事業(yè)單位檔案管理人員構(gòu)成了“人”的要素，隨著檔案管理向信息化、智能化趨勢發(fā)展，提升他們適應(yīng)時(shí)代要求的檔案管理能力則成為第一要?jiǎng)?wù)。檔案管理的對象則構(gòu)成了“物”的要素，事業(yè)單位檔案管理對象涉及科研、人事、文書、圖情等多個(gè)板塊，所以實(shí)現(xiàn)對這些檔案對象的開發(fā)與利用則成為做好事業(yè)單位檔案管理的落腳點(diǎn)。

1 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理工作業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強(qiáng)

有些事業(yè)單位缺乏較強(qiáng)的檔案管理工作意識(shí)，也不重視國家有關(guān)法律法規(guī)在事業(yè)單位工作實(shí)踐中的真正落實(shí)，不利于提升檔案管理工作效率和工作水平。有些事業(yè)單位自身缺乏較強(qiáng)的檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，出現(xiàn)管理混亂的情況。基礎(chǔ)工作質(zhì)量關(guān)乎到檔案管理工作效率。就現(xiàn)階段的情況來講，我國很多事業(yè)單位自身都尚未建立和健全檔案管理工作制度，也沒有一套科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。很多事業(yè)單位盡管建立檔案管理機(jī)制，但是由于多方面的原因而不能將其在工作中落實(shí)到位。檔案管理工作缺乏專門的人進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣容易導(dǎo)致檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和合理化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的價(jià)值不能充分發(fā)揮出來。

1.2 檔案管理方法缺乏創(chuàng)新

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，必須要不斷改變現(xiàn)有的檔案管理工作方式。隨著社會(huì)的日益發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作壓力不斷加大，而且檔案管理方式也是多樣化的。然而許多事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，使事業(yè)單位的檔案管理工作無法更新。并且有些事業(yè)單位的檔案管理部門尚未結(jié)合自身的實(shí)際需求，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，也沒有迅速整理重要的檔案信息，更加沒有將檔案的歸檔以及裝訂工作真正落實(shí)到位。由于受到檔案管理?xiàng)l件帶來的影響，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。并且有些事業(yè)單位在檔案管理工作中仍舊采用手工管理方式，導(dǎo)致一些寶貴的檔案資源不能合理運(yùn)用，這樣就很難充分發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。

1.3 檔案管理設(shè)備過于陳舊

由于檔案管理在很長時(shí)間里都沒有得到相應(yīng)的重視，因而無論是基礎(chǔ)的設(shè)施，還是相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，都很難得到足夠的經(jīng)費(fèi)支持。設(shè)備維護(hù)的次數(shù)也非常少，許多設(shè)備因缺乏有效的維護(hù)，嚴(yán)重?fù)p壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎(chǔ)的檔案歸檔，給新時(shí)期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時(shí)期的檔案管理工作而言，各項(xiàng)儀器設(shè)備屬于必備的工作條件，如若得不到及時(shí)的更新，必然會(huì)影響工作效率。

2 做好事業(yè)單位檔案管理的方法措施

2.1 以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動(dòng)性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動(dòng)的推動(dòng)下，單位黨委應(yīng)組織檔案管理人員對標(biāo)、對表找自己的工作差距，并在教育活動(dòng)中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應(yīng)包含這樣幾個(gè)內(nèi)容：1）應(yīng)發(fā)揮檔案管理工作的職能優(yōu)勢，努力助力區(qū)域社會(huì)保障工作的精準(zhǔn)開展;2）應(yīng)發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，為單位更好的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾做出貢獻(xiàn);3）應(yīng)發(fā)揮黨員職工的先鋒示范效應(yīng)，勇于承擔(dān)檔案資源開發(fā)與利用的重任。與思政教育工作相配合，基層黨支部應(yīng)聚焦目前的檔案管理工作短板，幫助檔案管理人員深化崗位意識(shí)建設(shè)。

2.2 提升檔案管理數(shù)字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇應(yīng)當(dāng)具有穩(wěn)定、安全的優(yōu)勢，提升數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。要選擇安全可靠的云存儲(chǔ)、重要信息的光盤備份，來充分提升系統(tǒng)的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴(kuò)容的可能性以及性能的穩(wěn)定性。

第二，提升檔案數(shù)字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產(chǎn)品，還是硬件設(shè)備，都要依據(jù)檔案管理的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，符合日后升級的可靠性。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全要配備有相應(yīng)的軟硬件防火墻、訪問權(quán)限設(shè)置、應(yīng)急系統(tǒng)備份。無論是使用者還是系統(tǒng)管理者都可以得到最佳的體驗(yàn)。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統(tǒng)升級、提升數(shù)據(jù)安全性。

第三，提升檔案管理的性能。機(jī)房應(yīng)當(dāng)配備陣列性產(chǎn)品，確保系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢、在線升級、在線存儲(chǔ)能力。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化資源的優(yōu)勢。

第四，硬件方面應(yīng)當(dāng)要控制信息載體的質(zhì)量，延長電子文件載體的保存時(shí)間，確保信息硬件不會(huì)受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權(quán)限控制，不斷強(qiáng)化系統(tǒng)的保密作用，有效避免系統(tǒng)和內(nèi)部數(shù)據(jù)遭到修改、破壞、無權(quán)限訪問。

2.3 改變檔案管理傳統(tǒng)觀念

構(gòu)建新穎的、與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相契合的檔案管理機(jī)制，從而完成事業(yè)單位檔案管理信息化構(gòu)建的工作任務(wù)。總的來講，基于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，首要任務(wù)是改變檔案管理傳統(tǒng)觀念，融入信息化思想，增設(shè)檔案管理制度，從實(shí)際入手，結(jié)合管理現(xiàn)狀加強(qiáng)責(zé)任體系，突出信息化管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，在改變理念的基礎(chǔ)上，依照法律條例，加大監(jiān)管審批力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作效率。

2.4 建立和健全檔案管理工作體制

建立和健全檔案管理工作體制，是完成檔案管理工作的關(guān)鍵，也是重要的環(huán)節(jié)。對于事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，需要科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確提出檔案管理工作的各項(xiàng)要求，這樣可以顯著提高檔案管理工作效率。首先，事業(yè)單位需要充分認(rèn)識(shí)到自身的發(fā)展特征，結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，制定符合事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)的檔案管理體制，進(jìn)而清楚明確檔案管理工作內(nèi)容和工作方向。就檔案管理工作體制來講，需要合理設(shè)置專業(yè)管理機(jī)構(gòu)和每個(gè)工作崗位的職責(zé)。其次，必須要充分體現(xiàn)出檔案管理體制的公平性，只有利用制度進(jìn)行約束才可以具有平等性，才可以使制度對工作人員的一切管理行為進(jìn)行規(guī)范。制度中不僅明確前線人員的工作職責(zé)，而且明確事業(yè)單位管理者的檔案管理工作內(nèi)容，將責(zé)任真正落實(shí)到個(gè)人，明顯提高管理水平。

2.5 推動(dòng)檔案資源的綜合利用

檔案管理的主要對象是各種檔案資源，而很多檔案資源的主要價(jià)值是無法在當(dāng)前直接呈現(xiàn)的，因而許多檔案都處于長期擱置的狀態(tài)，得不到有效的利用，這樣無疑是對檔案資源的浪費(fèi)。新時(shí)期的事業(yè)單位檔案管理，需要逐步推動(dòng)檔案資源的綜合利用，使得檔案資源的價(jià)值得到充分展現(xiàn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的歷史時(shí)期，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位人事檔案管理帶來了發(fā)展機(jī)遇，而如何有效應(yīng)用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)并規(guī)避現(xiàn)代檔案管理技術(shù)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，則是對人事檔案管理部門提出的挑戰(zhàn)。在此背景下，事業(yè)單位人事檔案管理部門需要重視轉(zhuǎn)變工作理念并對人事檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化路徑做出探索，從而為人事檔案管理工作更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展提供良好保障。

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