新時期應如何做好人事檔案管理工作

沈超龍 章延立

摘 要：人事制度隨著我國各項體制的深化與改革也發生了翻天覆地的變化，人才流動速度也隨著擇業觀念的改變而不斷加快。因此，新時期下人事檔案管理工作出現較多特點，隨著信息技術的廣泛應用，以現代化管理方式開展各項工作也使得人事檔案管理工作更具挑戰性。

關鍵詞：新時期;人事檔案管理

人事檔案在人事管理過程中能夠充分體現與反映國家機關社會團體及企業單位的人才綜合素養與個人經歷，作為社會關系、職稱評定和晉升調職等重要憑證，需要在其管理工作中保證真實性與機密性。隨著我國各項體制不斷深入改革，信息技術水平不斷提高，人事檔案管理工作也發生了較大的變化，以良好的資源整合功能提升人事檔案管理工作的實用性，為我國社會發展奠定良好基礎。

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案在日趨完善的體制下對于個人工作軌跡具有記錄寫實作用，但因其受傳統模式影響，在信息記錄工作中較為滯后，因此，以新時期為背景，與時俱進地開展人事檔案管理工作是現階段的重要工作。首先，應當迎合時代發展需求，廣泛應用科學信息技術，人事檔案管理工作可以利用網絡技術創建屬于自身的平臺或軟件，提升保管與管理能力，通過記錄載體的優化，提升信息的時效性[1]。其次，應對體制改革需要，現階段國家人事制度改革需要區分單位體制性質，其與普通檔案管理相較而言具有一定的復雜性。最后，優化人力資源。隨著人才市場規模的逐漸擴大，日益完善的人才管理制度需要檔案管理工作的正確引導，通過準確的信息記錄與提取，為各行各業的管理者在引進人才時提供重要參考依據。

2 新時期應人事檔案管理工作難點

1）身份認定過于復雜。由于體制改革在新時期下還需要得到加強與完善，因此，人事檔案管理應當創新思路應對多方挑戰，人事變動是造成身份認定復雜性的主要原因，而這種情況廣泛存在于各種性質的單位中。例如，某單位因改革或改制不復存在，但員工的人事關系仍然存在且因牽扯甚廣而無法得到解決。另外，在單位內部人員類別各異，在新單位的建立和舊單位的消亡中聘用、借調、人事代理、勞務派遣以及退休等人員的人事關系在人事檔案中都存在較大差異，各種各樣的問題對新時期人事檔案管理工作造成一定難度。除此之外，新時期下人事檔案管理工作應當改變原有思路，以迎合時代發展為前提開展管理工作，但現有管理人員未能正確認知新時期下改革體制所帶來的契機，使其無法發揮檔案管理的實際價值。

2）政策執行存在差異。單位體制性質的差異在我國現階段基本國情下是造成政策執行差異的主要原因，而這也充分體現在人事檔案中，首先，以工資待遇差異為主，行政事業、國有企業、非國有企業的人員工資待遇在人事檔案中體現著極大的區別;其次，在職稱評定中也存在極大的差異，因單位體制性質不同，在職稱評定上也存在本質上的區別。另外，現階段的社會焦點以“雙軌制”現象為主，通過求同存異的方式尋找差異，而這也對人事檔案管理造成較大的困難。

3）人事檔案管理混亂。黨政機關、國有企事業單位作為人事檔案管理的重要機構，是傳統意義下的人事檔案管理主要部門，而不斷深入的體制改革，使人們的擇業觀也隨著社會大環境變化而產生改變，其中最為突出的特點就是自主擇業和人員流動性極大，而這也使得人事檔案管理由原來記錄檔案便轉變為保存檔案。

3 新時期應做好人事檔案管理工作的有效措施

3.1 精細化管理檔案

在大多數情況下人事檔案內容受體制影響，只有立足于當前體制才能保證管理工作的有效性。因此，檔案管理人員應當以創新思路優化框架內容，首要工作即是依據現有體制性質進行分類，依據實際情況對人事檔案中所記錄的各類人員進行類別劃分[2]。人事檔案中應當要充分體現當事人職稱、工資、工作經歷及其他個人信息，為后續人事管理工作提供有效參考依據，必要時可科學應用法律條文及相關政策能夠降低單位和個人損失。除此之外，采用合理的分類管理方式提升行政編制與事業編制人員管理質量與效率，通過以崗定位方式合理區分和管理各類人員，充分發揮人事檔案管理的實質性價值。現階段，以良好的優化整合手段提升人力資源利用率，在檔案中展現個人業務能力，進一步提升用人單位決策的科學性。唯才是舉作為社會發展過程中的必要措施，通過人事檔案查詢的方式展現其實質效用。在人才交流中心中保管人事檔案時依據專業分類跨編制性質，以立足實際內容為基礎進行分類，通過合理調度人力資源為單位引進人才提供指導性建議，充分了解單位自身的實質性需求合理安排崗位，任人唯賢。

3.2 實現共性集中管理

以人為核心是作為人事檔案管理工作的關鍵，在人事檔案管理與其他行業的日常經營管理存在較多共性，因此，人事檔案管理者應當深入研究行業共性，通過對人事檔案的整合與分析簡化管理流程。首先，共性一般體現在管理法規政策中，管理者應當切實了解各類性質的人事檔案，因為其所遵循法律內容也基本一致，所以在整合人事檔案時應當立足于法律法規，降低管理失誤，提升整體工作的權威性。其次，共性還可以體現在工作年限中，結合國家規定的相關工齡年齡標準分類管理人事檔案，通過工齡年齡的時間劃分，體現共性管理的有效性，節約管理資源。共性也體現在性別中，通過性別分類依據法律條文進行處理，體現性別優勢。隨著機構改革進一步深化發展，單位職工不再只僅限具有一種身份，身份共存現象已經極為常見，逐步轉變的管理模式在認定職工身份時應采用“新人新法，老人老法”的方式進行。除此之外，行業中也存在共性，分類管理行業中存在的共性，能夠依據行業動態發展發揮其實質效應，培養相關專業人才，以宏觀政策調整相關制度，落實管理實踐，發揮人事檔案管理工作的價值。

3.3 建立專項檔案管理機構

隨著社會經濟的發展，我國體制也迎合社會需求而發生改變，快速發展的社會經濟使得各行各業越發重視人才培養與引進，而這也促使人力資源的應用范疇不再局限于黨政機關內部。時代的發展影響著人們的價值觀念，現階段人們越發重視能力培養與資源平臺，人事檔案的應用范圍也逐漸擴大到為非國有組織與企業提供幫助。政府部門應當設置專門的檔案管理機構，以其自身所具有的社會公信力管理人事檔案，以非營利目的，充分發揮自身職能，無償提供檔案服務[3]。在建立人事檔案管理機構時能夠有效解決虛假檔案、棄案等問題，最大程度利用人力資源。管理工作人員應以社會快速發展的形勢為前提，積極行動，以先進的科學技術化解檔案管理工作的滯后性，有目的有計劃地開展人事管理工作，以極具前瞻性的規劃內容提升整體配置，整合現有資源。檔案管理人員還應提升自身專業能力與綜合素養，通過學習研究相關的專業學科知識，結合工作實際需要，順應時代需求，在工作中充分體現自身價值。

4 總結

新時期下，社會經濟的快速發展對各行各業都有著較為嚴格的要求，只有以新標準開展各項工作才能進一步實現戰略發展目標。因此，以現有的管理制度背景制定適應符合社會發展的管理辦法，滿足市場需求，以動態化管理模式開展人事檔案管理工作。

參考文獻

[1]劉艷.新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（04）：163+168.

[2]胡宏軍.談新時期如何做好人事檔案管理工作[J].才智，2019（34）：233.

[3]袁歆.新時期做好干部人事檔案管理工作之我見[J].中國多媒體與網絡教學學報（中旬刊），2018（09）：59-60.