鄉鎮衛生院檔案管理的現狀及改進措施

張藝環

摘 要：衛生院是農村三級醫療網點的重點環節，是直接解決農村看病難、看病貴的重要一環，由于鄉鎮醫院擔負的責任越來越大，業務范圍越來越廣，構建鄉鎮衛生院檔案的信息化體系也就顯得尤為重要。但是鄉鎮醫院由于思想、基礎設施等固有問題，檔案信息化的推進面臨諸多難題，如信息化意識淡薄、管理設備落后、人才匱乏、機制不健全等，基于此對推進鄉鎮衛生院檔案信息化提出自己建議。

關鍵詞：鄉鎮衛生院;檔案;管理;現狀;改進措施

鄉鎮衛生院的檔案管理是鄉鎮衛生基礎工作的真實寫照，是鄉鎮衛生院發展歷程的展現，更代表了鄉鎮醫療衛生的發展狀況。在新農村建設形勢下，加強鄉鎮衛生院的檔案管理，能夠提高鄉鎮醫療衛生管理水平。本文對新農村建設形勢下強化鄉鎮衛生院檔案管理進行分析，供相關單位借鑒。

1 鄉鎮衛生院檔案管理存在的不足

1）檔案管理重視程度不夠。在經濟高速發展的現在，尤其是新農村建設過程中，鄉鎮衛生院將過多的精力用在了醫療工作上，重視單位的經濟效益，對檔案管理的作用缺乏認識，重視程度不夠，這就阻礙了檔案管理發揮其應有的作用，這也是鄉鎮衛生院的檔案管理水平一直不提高的原因，檔案管理不到位，檔案利用率較低，檔案的作用沒有得到充分發揮，進一步影響了鄉鎮衛生管理水平的提升。

2）規章制度不健全。隨著新農村建設步伐加快，鄉鎮衛生院多將注意力提高到重視醫療衛生服務上，對衛生院的基本建設沒有足夠重視，沒有將規章制度與實際工作有機結合，造成規章制度不健全，在處理問題上不嚴謹，沒有統一的要求來指導工作，工作易于出錯。

3）基礎實施不完善，現代化管理水平不高。鄉鎮衛生院一般都很小，基本的科室劃分都不健全，對于診治、醫療的用地都捉襟見肘，更別說專門的檔案室，導致資料的隨處堆放，完全不符合檔案保管的標準。檔案管理設備基本上就是帶鎖的柜子，談不上管理技術。隨著計算機及網絡的普及，雖然也在鄉鎮衛生院使用，但多數用來結賬，除此之外，作用甚少。對于檔案的收集和整理依然停留在手工記錄、收集、檢索上，信息量小，人員流動帶來的信息流失等問題，不利于檔案收集更不便于對信息的開發。

4）檔案管理技術相對落后。鄉鎮衛生院對于檔案工作的重視程度不高，直接影響了其檔案在管理過程中的技術也相對落后。科技的發展以及電子檔案的出現，使得更多的醫院開始改進自己的檔案管理工作，如果沒有相關的硬件和軟件設施的提供，很難跟得上信息化的步伐，也阻礙了鄉鎮衛生院的發展。新的形勢以及新的網絡環境，需要更多的衛生院管理人員進行技術上的學習，才能夠在技術方向上實現對于衛生院檔案管理的改進和完善。對管理檔案工作的硬件投入不足，部分鄉鎮衛生院檔案用房狹窄、潮濕，無降溫、除濕設備，有些甚至無專門用房。近年來，計算機已大量投入到鄉鎮衛生院醫療活動中，而檔案管理工作還很少有計算機及網絡管理的，大部分衛生院的病歷檔案管理還停留于手工操作。

2 鄉鎮衛生院檔案管理的改進措施

1）強化檔案管理人員的意識。強化鄉鎮衛生院檔案管理的思想意識，從主觀意識上主動把握其集中管理以及統一操作的作用。針對不同檔案管理的人員，要進行意識的培訓，通過一系列的實踐案例以及操作讓更多的管理人員重視檔案管理的作用，為實現鄉鎮衛生院檔案管理建立良好的渠道，有效的利用檔案管理的方式方法，為多種臨床醫療提供有效的指導。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，從全體職工自身工作開始做起。院領導要把檔案管理納入衛生院發展和管理的重要內容，來提高檔案意識不強，不重視檔案工作，只重視業務的錯誤觀念，實現與衛生院的業務建設同步規劃。

2）加強基礎設施，推進檔案信息化進程。鄉鎮衛生院的檔案管理工作是為整個醫院、全部病患提供便利的，如果充分利用好，它將發揮出重大作用。一直以來，鄉鎮衛生院的檔案工作復雜、繁重、瑣碎再加上人為操作，在工作中出現失誤不可避免。通過現代化的計算機互聯網技術，提高衛生院檔案管理的信息化程度，進而提高相應檔案資料的有效性和安全性，可以通過簡潔的人機互動界面，實現數據傳輸、儲存、查詢、調用。還可以幫助傳統的紙質檔案管理提升效率。最為重要的是對于檔案管理要有一個全方位、各角度全面的考慮，結合自己的實際情況，制定可行性方案，再根據方案對信息化體系進行構建，充分發揮信息化管理的優勢作用，有效地提高檔案管理的水平，進而提升整個衛生院的工作效率。除此之外，在檔案管理工作當中，需要科學地按照其完整性、準確性、安全性對檔案內容進行創造、完善和再提煉，以保障檔案資料的全面完整。

3）加大培訓力度，提高鄉鎮衛生院檔案管理人員的綜合素質。在新農村建設形勢下，對檔案管理質量也提出新的要求，檔案管理人員的業務能力不再是單一的檔案收集管理，而是要隨著衛生院的發展與時俱進，檔案管理不但要有專業的檔案管理知識，靈活運用檔案管理的相關軟件，還要學習信息化管理技術，提高現代科技的實際操作能力。檔案管理人員也應自覺加強法律知識、十九大精神的學習，以及衛生院相關業務的學習，提高自身的業務素質，可以依據法律要求，更好地鑒別檔案的價值，并根據檔案整理為衛生院領導提供有助于衛生院發展的檔案信息資料。檔案管理部門也要經常組織檔案管理人員外出進行專業培訓，開闊眼界，能知不足，更好地完善檔案管理，使衛生院的檔案管理提檔升級。

4）加大鄉鎮衛生院網絡化醫療體系的構建。網絡化醫療體系的構建，可以使管理集中化，通過統一操作和分組負責的辦法構建檔案管理體系，方便各部門業務的交流，也方便了鄉鎮衛生院的統一領導和監管，可以激發各部門從業人員的工作熱情，由于網絡化辦公的實施，可以提高檔案管理人員的辦事效率，鄉鎮衛生院要加大檔案管理人員的工作主動性，發揮他們的創造性，有效進行檔案資源的開發利用，拓寬開發渠道。通過建立網絡化醫療體系的建設，可以加強院內部門之間的交流，也有利于鄉鎮衛生院與其它衛生院之間的交流合作，以達到部分檔案的資源共享的目的，有效提高鄉鎮衛生院檔案資源的利用率，使檔案的資源趨于利用最大化。

5）更新鄉鎮衛生院的技術設備。技術的發展能夠促進人們對于檔案管理工作的效率，使得鄉鎮衛生院的檔案管理可以實現信息化的步伐。這就需要在硬件和軟件出發，結合鄉鎮衛生院的實際情況，運用數字化的信息資源建立完善的數據庫信息，才能夠實現檔案管理過程中出現的各種問題。衛生院的檔案是從事醫療、藥品、預防保健、人事、行政后勤管理、科研、教學活動中寶貴的歷史記錄。當前，醫療改革日益深化，鄉鎮衛生院管理工作面臨新的挑戰。因此，加強鄉鎮衛生院檔案管理，使之與衛生院的各項工作同步發展，既是改善醫療服務的需要，也是建立和諧醫患關系的迫切要求。

3 結語

鄉鎮衛生院檔案的信息化已經成為制約其發展的短板，在醫療改革的大環境，更需要加快推進鄉鎮衛生院檔案管理的信息化建設。首先，要對鄉鎮衛生院的信息化建設有全面、清醒的認識，高瞻遠矚，看到其價值所在和建設的必要性以及迫切性。其次，構建系統的過程中，嚴格遵循系統化以及規范化的基本原則。然后，設立專門的檔案管理室，在對其進行設置的時候，要合理應用信息化技術，禁止發生不重視紙質檔案的情況。最后，要想達到現代化管理目的，需要有效地因地制宜，從實際出發，結合自身情況，通過不斷改進和優化，將檔案信息化的價值凸顯出來。

參考文獻

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