建立企業數字化檔案管理系統的思考

吳為

摘 要：數字化技術的發展帶來了工作模式、內容及方法上的變革。本文就建立企業數字化檔案管理系統的必要性從時代發展、服務要求、用戶訴求三個維度進行了分析，并就企業數字化檔案管理系統的實踐路徑進行了系統地總結。企業數字化檔案管理系統的建設工作中，可在完善數字化檔案管理系統、提高數字化檔案技術支撐及加快數字化檔案隊伍建設持續發力，進而推動整個的建設進程，提升企業檔案工作的建設力和服務。

關鍵詞：檔案管理;企業;數字化

社會經濟的發展進程中，我國的企業總數和企業總規模已達到歷史的高位，成為推動當地經濟發展和工業建設的有力推手，有力地提振了當地的經濟，并實現了巨大的社會效益。企業以效益為前提的跨越式發展進程中，企業檔案管理的水平和能力，卻未能與企業自身發展和信息時代的特征相匹配。無論是國營大中型企業和新型民營企業中檔案管理工作的停滯和功能性喪失成為企業發展中的一種病態現象。檔案管理的弱化對企業的發展而言是一筆重大的損失。隨著檔案管理工作的法制化、規范化進程的全面開啟，企業檔案管理工作的重要性引起了多方的關注[1]。伴隨著企業數字化改革的不斷深入，檔案管理系統的數字化建設也成為一種必然。

1 建立企業數字化檔案管理系統的必要性

1.1 時代發展的需求

信息化時代的全面開始，給各行業的發展帶來了新的機遇。企業的檔案管理工作也需要積極地迎合時代的腳步，以新的服務模式和發展業態，推動自身工作的革新，達成對企業各項工作的有力支持。從檔案管理的主體而言，企業對檔案的利用不再僅僅著眼于“原始資料”的供給，而是要求能夠獲得經過信息加工的檔案素材;從檔案管理的客體而言，檔案資料的存儲樣式和存量也發生了巨大的變革。檔案管理主客體內容上的變革在倒逼著這場數字化的改革進程。

1.2 服務效率的要求

在對企業工作的回顧中可以發現，傳統的以紙質檔案為主的管理方式在利用的過程中經常性地會出現資料留存不完整、不準確及重復性地勞動等問題，這在一定程度上使得檔案管理的服務效率較為低下。隨著企業數字化建設進程的不斷加快，辦公自動化系統已經在前期實踐并成為企業現代化管理工作中的主流形式。檔案管理系統需謀求與這一系統的對接才能夠實現自身工作效率的提升。而與此同時，數字化檔案管理系統的搭建也將全面地盤活檔案資源，成為檔案管理部門提升服務效率的重要支點[2]。

1.3 用戶利用的訴求

數字化檔案管理系統信息平臺將傳統管理手段和先進技術手段有機結合，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。在這一架構下檔案管理已從單一的資源管理開始了向多元的資源服務上的轉變。從一定意義上講，在數字化建設的背景下，檔案管理工作是否能夠高效、規范、科學的開展，會直接影響到企業的整體運營效能的高低。這一服務架構上的顛覆使得企業數字化檔案的服務方式也發生了一定的轉變。在數字化檔案服務的過程中，根據部門的需求完成自身檔案資源的重組和推介，將在提升檔案服務力同時，提升企業各部門對于檔案資源利用的滿意度。

2 企業數字化檔案管理系統的實踐路徑

2.1 完善數字化檔案管理系統

在經歷了階段性的發展之后，當前企業的數字化檔案管理工作取得了一定的實效，在設備、技術及人才領域的多維度建設奠定了企業數字化檔案管理的基礎。而不可忽視的是，數字化檔案管理系統更新較快，且互聯網+的大數據等技術也將逐步地被引入到企業的數字化檔案管理當中，這在一定程度上會對企業的檔案管理體系造成一定的沖擊。因此，企業數字化檔案管理工作的過程中，應對檔案基礎工作進行規范化和標準化的建設，以更好的應對不斷發展的數字化檔案管理系統，也應進一步完善企業數字化檔案管理制度，使檔案數字化建設的探索有章可循、有規可依[3]。

2.2 提高數字化檔案技術支撐

科技是第一生產力，這在新時期的檔案管理工作當中仍是鐵的定律。企業若未能實現數字化檔案管理技術上的獲得，那數字化的檔案管理就成了“空中樓閣”。因此，企業數字化檔案管理的建設中，應首先確保數字化檔案管理系統的硬件設施的配備，選用質量可靠、性能優良的數字化設備來為檔案管理工作奠定基礎。其次，應對檔案管理系統進行優選，使數字化檔案系統能夠與企業當前所使用的自動化辦公系統所匹配，減少系統或接口的沖突。再次，企業需重視數字化檔案管理中的安全管理工作，通過設置防火墻等提升數字化檔案系統的安全性。

2.3 加快數字化檔案隊伍建設

數字化檔案管理工作的最終實踐者是人。企業檔案管理的數字化人才的厚度將直接決定了數字化檔案管理系統搭建的效率和效力。就企業檔案管理的現狀而言，這是企業在推進數字化檔案管理中的一種顯性短板。專業知識的不足和信息技術的欠缺導致當前的企業檔案管理隊伍難以滿足檔案數字化建設的要求[4]。面對這一問題，企業的檔案管理人員應充分的認識到數字化檔案管理建設的必然趨勢，發揮自身的能動性，自覺地謀求在專業知識和數字化技術方面的突破。在這一過程中，企業也應為檔案管理人員綜合素養的提升提供平臺和機會，迅速形成數字化檔案管理隊伍的“戰斗力”，進而推動整體的建設進程。

3 小結

企業檔案管理的數字化建設是順應時代發展要求和提高自身服務能力的必然抉擇。通過對企業檔案管理工作的信息數據化服務的實現，充分發掘檔案資源為企業效益發展服務，將在一定程度上緩解企業檔案管理的下行趨勢。同時，企業的檔案主體管理部門，也要在落實檔案工作崗位責任的同時，逐步完善數字化檔案管理系統、提高數字化檔案技術支撐、加快檔案管理崗位的人才培養等手段，發揮數字化條件下檔案管理工作應有的社會價值和經濟效益，使數字化檔案管理成為推動企業的可持續發展的重要引擎。

參考文獻

[1]靳秀華.關于企業檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2014，（z1）：72-72，73.

[2]范豫峰.加強檔案信息化建設促進企業可持續發展[J].蘭臺世界，2013，（z2）：52.

[3]薛松.數字檔案系統環境下企業歸檔流程優化的探討[J].蘭臺世界，2012，（z4）：35-36.

[4]劉慶桐.簡析檔案管理系統軟件的優勢及功能[J].魅力中國，2016，（32）：32.