企業檔案利用中存在的主要問題及解決策略研究

毛蒨瑜

摘 要：檔案工作在新時期企業的發展中有著重要意義。本文對企業檔案工作的開展以及檔案利用對企業發展的意義進行了介紹和分析，并對當前企業檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業檔案工作，充分的開發利用檔案信息價值進行了研究和探討，希望能夠為新時期企業檔案利用工作的開展以及企業發展起到一些促進作用。

關鍵詞：企業;檔案;管理;開發

在當前我國新的發展形勢下，企業要想獲得了良好的發展就必須要找出自身新時期的發展方向，明確發展要求，同時找到當前工作中存在的一些問題進行研究和改進。而檔案利用工作的開展能夠為企業新時期的發展提供許多有價值的參考信息和數據支撐，為企業新形勢下的良好發展保駕護航。本文對企業檔案工作的開展以及檔案利用對企業發展的意義進行了介紹和分析，并對當前企業檔案利用中存在的一些問題進行了討論，對如何有效的完善企業檔案工作，充分的開發利用檔案信息價值進行了研究和探討。

1 企業檔案概述

企業檔案是對企業經營、發展過程中的各個階段的經營情況、業務開展、人事變動等方面相關信息進行記錄的一類文件。企業檔案管理工作的開展最終的目的是使檔案所蘊含的信息價值能夠運用到實際的企業生產、發展當中，而企業檔案的開發利用工作是發揮其檔案信息價值的最主要途徑。企業檔案中不僅記錄了企業的發展歷史，同時通過對檔案中的記錄內容進行分析總結還能夠反映出企業業務相關的一些市場發展規律等信息，對于企業的發展有著非常重要的意義。因此，企業必須要重視并加強對檔案的利用開發，其重要意義主要表現在以下幾個方面。

首先，企業檔案利用能夠最大程度的體現檔案資料的價值，企業通過對檔案中的內容信息進行有效的分析和總結，能夠準確、客觀的對企業過去的經營情況、發展歷史等進行研究，進而通過定量分析、定性分析等方式發現企業發展過程中的一些相關規律，并對新時期企業進一步發展的需求進行分析、預測或確認，為企業未來的發展提供良好的指導。尤其是在現代計算機技術不斷發展的背景下，對于檔案內容的分析效率、準確性以及專業性大大提高，各種專業化檔案管理軟件、大數據分析技術、檔案管理系統平臺的出現和應用大大提高了檔案管理的效率，為檔案資源的開發利用奠定了良好的技術基礎，對檔案內容的發掘深度和廣度也較過去大大增加，進而能夠更好的發揮出檔案在企業發展中的促進效果，檔案開發利用工作的地位在企業中明顯提升。

其次，將檔案開發利用工作對于企業發展的促進作用微縮到檔案工作本身，對于企業檔案工作得到開展也能夠起到良好的推動效果。例如，企業通過在對檔案進行開發利用的同時建立起相應的信息反饋機制，對檔案工作中出現的問題和缺陷進行分析討論，明確新時期企業發展對于檔案工作的新要求、新需要，從而指導檔案工作更好的為企業發展提供服務;加強檔案利用開發工作可以更加全面的發現以往檔案管理工作中存在的質量、效率等方面的問題，進而促使企業加強檔案管理鑒定環節，保障檔案內容準確性、客觀性、完整性，為檔案管理以及開發利用工作奠定基礎;加強檔案利用開發工作充分發揮檔案價值能夠使企業管理者以及其他職工群眾認識到檔案工作的重要性，有利于檔案宣傳工作在企業內部的開展，提高相關人員對檔案工作的重視和配合程度，也能夠為檔案工作的順利開展提供良好的保障。

由此可見，企業檔案開發利用工作的加強能夠對企業發展發揮一定的促進作用，同時其對檔案工作本身的推動又能夠反過來提升檔案資源的更好利用，進而形成一個良性循環，為企業新時期的發展提供有力的支持和保障。

2 企業檔案利用中存在的主要問題

企業檔案的開發利用對于企業發展有著重要意義，不過在當前企業檔案工作的實際開展中還存在著一定的問題，對檔案資源價值的發揮造成了一定的影響和阻礙，其問題主要體現在以下幾個方面。

2.1 檔案工作機制不完善

在一個企業的經營發展過程中，所產生的檔案形式較為復雜，檔案來源較為廣泛。例如，企業檔案中涵蓋了來自行政、財務、人事等多個部門的工作信息，其內容上則有著文字、照片、錄音、錄像、實物等多種形式，檔案資料總量較為龐大。企業要想對其進行有效的管理和開發利用，就必須要建立起良好的檔案工作制度。

當前部分企業檔案工作制度上存在著一些問題，主要表現為企業中各部門的檔案共享和權限開放等方面的工作不到位，從而導致了檔案的開發利用無法有效的進行，檔案利用的便利性存在著一定的缺陷。其次，部分企業在檔案管理上仍然采取傳統的管理制度和方法，而沒有意識到新時期企業發展對檔案管理、開發利用的新要求，進而導致了相關制度無法滿足工作需要，出現了缺乏監督機制、缺乏統一的管理標準、管理責任落實不到位等情況。最后，由于企業檔案工作相關制度不到位，導致其在檔案質量的管理上也存在著一定的問題。例如，檔案內容不完整，歸檔率不高;檔案內容與企業實際情況不符;檔案規范性較差，保存雜亂等。企業檔案質量較差不僅會影響檔案內容的時效性、完整性、專業性，導致在檔案信息分析時無法獲得正確的信息，影響企業發展，甚至還可能會埋下一定的隱患或帶來巨大的損失。

2.2 檔案工作人員水平不高

企業中檔案工作人員的素質水平不高也給檔案的利用造成了一定的影響。造成這一問題的主要原因一方面是企業對檔案工作不夠重視，在檔案人才隊伍的建設上給予的支持力度不足，人才引進和培訓教育工作開展不到位，對于檔案人員缺乏科學的管理和考核;另一方面則是部分檔案工作人員對于自身崗位工作的認識不到位，認為檔案工作就是對相關文檔、資料進行整理和保管以及提供檔案查詢服務，進而導致其對待工作不夠認真，缺乏責任感，缺乏積極向上和自我學習提高的意識。

此外，由于企業以及部分檔案人員對于檔案工作認識不到位，認為該工作就是簡單的文件整理，缺乏檔案開發意識。企業檔案資料的開發利用工作落實不到位，或者對企業檔案的開發深度不足，沒有充分對檔案的內容進行發掘和利用，從而導致了檔案中蘊含的信息價值無法在企業發展中獲得良好的體現。

2.3 檔案信息化建設有待加強

在當前信息技術飛速發展的社會背景下，信息技術在各個行業中獲得了廣泛的應用，在檔案工作中應用相關技術可以有效的提高檔案管理效率和數據發掘深度。因此，檔案信息化、數字化建設成為新時期檔案工作發展的一個必然趨勢。例如，信息化技術的應用能夠實現檔案管理工作與企業業務數據庫的前端對接，進而在相關工作的開展中可以直接的獲取相關數據，保證元數據收集的完整性，以及檔案查找、利用范圍的擴大。

盡管當前多數企業都十分重視檔案信息化、數字化建設的開展，并進行了相應的投入，但在部分企業中信息化的建設實際效果卻不盡人意，信息化檔案管理效率和服務水平無法滿足企業發展需要。其中常見的問題主要有：檔案信息化相關的軟硬件設施建設落后，存在著設備老舊、長期使用、故障頻發的情況;企業檔案資料內容龐大，傳統紙質檔案向電子檔案轉化的進度十分緩慢，缺乏相關標準;在電子檔案的原始性、憑證價值以及安全性保障等方面缺乏良好的解決方案，相關問題還在進一步討論;信息化檔案開發利用理念落后，對相關技術的應用不足等。

3 企業檔案利用問題的解決策略

針對上述在企業檔案開發利用工作中存在的問題，企業必須要積極地采取有效措施進行解決和完善，從而充分的發掘企業檔案價值，為企業發展提供更好的支持。針對上述問題，企業可以從以下幾個方面著手采取相關措施。

3.1 完善企業檔案工作的相關制度

3.1.1 規范企業檔案質量標準

良好的檔案質量是對發掘信息價值的基礎，而檔案質量的保障則需要完善的質量標準和管理規范作為支撐。因此，企業在加強檔案開發利用工作是時必須要對完善檔案質量的相關標準和規范。例如，企業要針對檔案的收集、編制、歸檔等工作環節提出明確要求，加強對檔案資料采集整理過程中的質量控制;企業要對檔案的內容格式、表述等方面提出明確要求，如文字描述應準確、詳細，圖片、視頻等要清晰、色彩還原，做好對時間、地點等相關標簽信息的標注。此外，企業還要建立起相應的檔案質量監督審核工作，對于質量審核不通過的要退回重新編制;做好檔案儲存管理工作，檔案獨立成卷，單獨存放，保證儲存環境恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。

3.1.2 優化企業檔案工作流程

企業要完善檔案工作的開展的相關制度建設，結合新時期企業發展需要對檔案工作流程進行優化。例如，對于工程項目建設的相關單位來說，在檔案采集上要充分利用現代技術，如無人機航拍、遙感技術、GIS技術等，提高檔案信息收集效率和全面性;在檔案管理以及開發利用上要結合相關項目建設以及企業發展的收集需求，以及檔案的開發利用效果為核心，明確檔案工作開發方向和目標，及時發展項目建設中可能與遇到的爭議、歷史遺留問題或其他問題;加強企業內部檔案管理部門與各業務部門之間的交流溝通，完善檔案權限的開放，從而為檔案利用工作提供更好的支持;加強與城建等相關部門的合作和檔案共享，為企業發展和工程建設提供更好的檔案服務。

3.1.3 加強檔案考核制度建設

為了保證企業檔案管理和開發利用工作的有效開展，還要加強對檔案工作考核制度的建設。企業要針對檔案工作的質量、檔案開發利用效果等方面制定出相應的考核標準，對于企業檔案工作的各個環節、各項職責進行劃分，將相關工作的責任落實到個人，并將考核結果與相關崗位人員的薪酬、獎金、晉升等方面進行掛鉤，從而保障檔案管理和利用工作的高質量展開。此外，企業在完善檔案考核制度的同時還要建立起檔案工作反饋制度，從而實現將考核工作中發現的問題及時反饋到企業相關領導及檔案管理部門，推動檔案利用工作的更好進行。

3.2 提高企業檔案人員的素質水平

3.2.1 加強高素質檔案人才的引進

企業要充分認識到檔案開發利用對于新時企業發展的重要性，積極通過與相關高校、培訓機構等進行合作定向引進人才，或者從人才市場上招聘相關人才，加強企業檔案人才隊伍建設。在企業引進人才的過程中，相關管理者要了解檔案開發利用工作的相關內容，結合當前企業對檔案工作的需要并通過與檔案部門人員進行溝通了解當前工作中的不足，從而保證引進的是企業檔案良好利用所急需的人才。

3.2.2 加強對檔案工作人員的培訓教育

相較于新引進的檔案人才，現有檔案人員對于企業有著更好的忠誠度，對于企業狀況也更加了解。因此，企業要加強對檔案人員的培養教育工作，通過定期組織相關人員參加培訓學習，對其檔案理論、管理能力、檔案開發能力、信息技術水平以及職業道德、政治素質等方面進行提高，使其能夠更好的滿足新時期企業檔案工作的開展需要。

3.2.3 完善檔案工作相關激勵措施

企業在引進檔案人才以及對檔案工作人員進行培訓教育的同時，為了保證企業對人才的良好吸引力以及檔案人員參與培訓的積極性，企業要在相關激勵措施方面進行完善。首先，企業可以通過提高檔案人員待遇，在檔案考核工作的基礎上，對于工作效率較高、質量較好的人員給予一定激勵，包括薪酬、獎金等物質獎勵，表彰、表揚等精神獎勵以及提供上升渠道、對困難職工做好關懷慰問等方式，從而有效的增強企業檔案人員的積極性、責任感和歸屬感，積極提升自己，在檔案工作中貢獻出更多的力量。

3.3 加快企業檔案管理信息化建設

3.3.1 加強對檔案信息化的多方面支持

企業要認識到新時期檔案信息化的發展趨勢以及其對檔案利用效率提升的重要意義，在制度、人力、物力、資金等多個方面給予相應的支持。例如，在制度方面企業要針對檔案信息化管理的特點對檔案采集、編制、歸檔、管理等工作環節提出相關要求并建立起相應制度，制定符合檔案信息化需要的相關標準;在人力方面，企業在引進檔案人才以及相關培訓工作中要加強對信息技術水平的重視，保證相關人員具有良好的信息技術應用能力和信息化管理水平;在物力及資金方面，企業要加強對檔案信息化建設所需要的軟硬件設施的投入和建設，保證相關設備具有足夠的性能滿足檔案信息化管理以及檔案分析利用等工作的需要，完善企業內部網絡建設、做好檔案數據庫保障措施等。

3.3.2 加強信息技術在檔案利用工作中的應用

在檔案信息化管理的背景下，企業要建立起相應的檔案資源開發體系來加強對檔案資料的發掘和利用。首先，企業要完善紙質檔案向電子檔案轉化策略，針對需求大、利用率高、信息價值較高的檔案資源優先進行數字化，通過統籌規劃實現企業傳統紙質檔案資源有條不紊、及時準確的轉化為電子資料，并建立起檔案數據庫，為檔案的開發利用奠定基礎。其次，企業要積極加強對大數據、云計算等技術在檔案開發中的應用，提高對檔案資料分析的有效性，為企業的經營、決策和發展提供準確的數據支撐。再次，企業在開發檔案數據的過程中要注意結合企業發展實際需求，根據當前政策導向、市場發展趨勢，以推動企業可持續發展為目標，科學、合理開發和利用檔案資源，幫助企業發現和解決新時期發展可能遇到的各種問題。最后，企業要重視檔案開發利用在實際工作中的應用效果，通過檔案工作信息反饋制度，對檔案的開發利用過程以及數據應用效果進行監督管理，并根據反饋信息對檔案利用工作進一步完善。

4 結語

綜上所述，新時期企業的發展要重視對檔案的開發利用。針對當前企業檔案工作中存在的一些問題，企業要積極采取有效措施，通過加強相關制度建設，加強檔案人才隊伍建設、加快檔案信息化管理建設等方式，從而充分的發掘出檔案的信息價值，為企業的發展提供良好保障。

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