加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考

鐘瓊香

摘 要：在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，檔案管理作為企事業(yè)單位管理的內(nèi)容之一，越來(lái)越受到重視，要求也越來(lái)越高，包含檔案管理的便捷性及安全保密性等。當(dāng)前，我國(guó)在檔案管理工作方面，面臨著保密及安全方面的危機(jī)，如有不慎，可能出現(xiàn)檔案丟失、篡改等情況。因此，對(duì)于檔案管理人員而言，需在檔案管理中，尋找方案、可靠、安全的管理方法，提高檔案管理質(zhì)量。本文針對(duì)檔案管理的信息化及安全保密進(jìn)行研究，對(duì)信息化檔案管理的價(jià)值進(jìn)行分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化;途徑

在企事業(yè)單位發(fā)展中，檔案管理工作目的是為企事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)，而在檔案管理中，當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題，不僅影響檔案管理工作質(zhì)量與效率，同時(shí)對(duì)檔案的安全性與保密性也帶來(lái)影響[1]。尤其是在檔案信息化管理過(guò)程中，表現(xiàn)出諸多不合理情況，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)及檔案資料的安全保密性帶來(lái)極大的影響。所以，為了使檔案管理工作質(zhì)量與效率進(jìn)一步提升，就需要對(duì)檔案管理安全保密及信息化管理進(jìn)行加強(qiáng)[2]。

1 信息化檔案管理概述

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境發(fā)生巨大改變，在網(wǎng)絡(luò)化管理環(huán)境中，信息化檔案管理成為發(fā)展的趨勢(shì)，能夠?qū)Υ罅繖n案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理模式。且當(dāng)前檔案管理信息系統(tǒng)在發(fā)展中也不斷完善，在大批量檔案資料管理中，信息化檔案管理效率、質(zhì)量得到提升，符合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需求。現(xiàn)階段，各大企業(yè)在信息化檔案管理方面已經(jīng)逐步落實(shí)，使我國(guó)檔案管理信息化程度不斷提升，為了檔案使用者方便對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱，在管理檔案資料時(shí)，要求管理人員注重對(duì)檔案資料的保密性、安全性進(jìn)行加強(qiáng)，同時(shí)也為檔案查閱者提供便利性，保證檔案資料的價(jià)值得到發(fā)揮。

2 加強(qiáng)檔案管理安全保密及信息化管理的措施

2.1 強(qiáng)化專業(yè)化檔案管理模式

對(duì)于諸多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位而言，其檔案管理的主要部分為綜合管理部門(mén)，所以在日常檔案管理工作中，綜合管理部門(mén)需對(duì)檔案的專業(yè)化管理模式進(jìn)行加強(qiáng)，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)，保證檔案的安全性與完整性。首先，在對(duì)檔案資料調(diào)閱時(shí)，審批手續(xù)必須嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，用專用資料夾保管申請(qǐng)審批表，每年一次裝訂成冊(cè);其次，設(shè)置專門(mén)管理人員，由綜合管理部門(mén)保管檔案室大門(mén)鑰匙，其它人員不得接觸，用完后立即放入保險(xiǎn)柜;第三，如確因工作需要，必須進(jìn)入檔案管理室時(shí)，事先需通過(guò)證明辦理相關(guān)手續(xù)，結(jié)束后管理員需將檔案室內(nèi)的電源切斷，門(mén)窗關(guān)閉;最后，對(duì)檔案管理時(shí)應(yīng)勤打掃，室內(nèi)不能存放與檔案無(wú)關(guān)的雜物，天氣晴朗時(shí)開(kāi)窗通風(fēng)，非標(biāo)配用電設(shè)備嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)使用。

2.2 加強(qiáng)檔案管理日常檢查

積極有效的日常檔案管理檢查工作，對(duì)提升檔案管理安全保密性有促進(jìn)作用，在檢查時(shí)，一方面對(duì)日常調(diào)閱登記臺(tái)賬應(yīng)注意查閱，明確是否存在經(jīng)辦人簽名不實(shí)、要素殘缺、檔案調(diào)閱授權(quán)書(shū)缺少及字跡改動(dòng)明顯等情況，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，需對(duì)所設(shè)計(jì)的檔案是否在檔進(jìn)行確定，同時(shí)追根溯源，對(duì)主要責(zé)任人、經(jīng)辦人進(jìn)行詢問(wèn)，查清

事實(shí)[3];另一方面對(duì)檔案室日常監(jiān)控錄像注意查看，確定是否有檔案管理無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)出檔案室及管理人員是否在崗。同時(shí)對(duì)檔案調(diào)閱中，管理人員履行登記手續(xù)是否規(guī)范進(jìn)行深入調(diào)查，及是否存在后補(bǔ)手續(xù)的情況，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，同樣需進(jìn)行查究。

2.3 推動(dòng)檔案管理剛性制度執(zhí)行

對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展而言，科學(xué)合理的制度是發(fā)展的基礎(chǔ)，同樣在檔案管理過(guò)程中，有效的制度是保障檔案安全保密性的關(guān)鍵，通知確保檔案管理制度的嚴(yán)格落實(shí)。所以，在檔案管理時(shí)，對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行參考，同時(shí)企事業(yè)單位需結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)一步細(xì)化，組織專職檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行熟悉與掌握，并落實(shí)在實(shí)際工作中。同時(shí)日常管理中心需定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，可采用非現(xiàn)場(chǎng)與現(xiàn)場(chǎng)檢查結(jié)合的方式進(jìn)行，并通過(guò)監(jiān)控系統(tǒng)對(duì)檢查情況進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)檢查不徹底、不仔細(xì)及走馬觀花情況，對(duì)存在管理人員違規(guī)操作及應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)但未發(fā)現(xiàn)的隱患，不管是否造成損失與影響，均需追究相關(guān)人員責(zé)任。

2.4 改進(jìn)檔案管理手段

在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，管理手段并非單一，根據(jù)檔案的類型采取的管理手段也不同，如在檔案交接、傳遞工作中的安全管理，在涉密檔案資料管理中的安全保密管理等。1）加強(qiáng)涉密檔案安全管理。與一般檔案資料對(duì)比，涉密檔案在保密程度上級(jí)別更高，所以在管理時(shí)要求更嚴(yán)格，管理的難度也相應(yīng)較大，特別是在我國(guó)企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，涉密檔案資料具有種類多、數(shù)量小的特點(diǎn)，要求檔案管理人員對(duì)涉密檔案加強(qiáng)安全管理，可從幾下方面入手：首先，對(duì)涉密檔案安全管理制度進(jìn)行建立與完善，避免出現(xiàn)違規(guī)操作情況;其次，對(duì)涉密檔案管理時(shí)，采用重點(diǎn)管理，由專人進(jìn)行管理，并將做人落實(shí)到人。最后，定期核查涉密檔案，保證涉密檔案萬(wàn)無(wú)一失。2）強(qiáng)化檔案?jìng)鬟f階段的安全管理。雖然檔案具有較強(qiáng)的固定性，通常不會(huì)傳遞或轉(zhuǎn)接，但在實(shí)際工作中，仍然存在諸多傳遞的情況，特別是組織或個(gè)人工作崗位、工作地點(diǎn)變化時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)頻繁的檔案轉(zhuǎn)接情況。且檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，需相關(guān)部門(mén)共同配合完成，并非孤立存在，只有各機(jī)構(gòu)、部門(mén)合作，才能安全傳遞檔案資料。因此，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德與素養(yǎng)有較高的要求，強(qiáng)化保密意識(shí)，維護(hù)檔案所屬組織與個(gè)人的利益，對(duì)以往檔案?jìng)鬟f過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)及不足積極借鑒與改進(jìn)，使檔案?jìng)鬟f的安全管理工作有效提升，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。

2.5 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段

在檔案管理中，因互聯(lián)網(wǎng)中可能存在危險(xiǎn)程序或系統(tǒng)漏洞，容易導(dǎo)致檔案資料受到入侵或系統(tǒng)受到攻擊，尤其在檔案?jìng)鬟f中表現(xiàn)尤為突出。因此，對(duì)于檔案管理部門(mén)而言，必須在管理措施與技術(shù)方面采取創(chuàng)新發(fā)展思路，保證檔案管理的安全性與保密性。1）不斷更新加密技術(shù)。對(duì)檔案信息安全管理中，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，主要手段為對(duì)信息資料進(jìn)行加密處理，該方法對(duì)信息數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全性能直接有效的提升。在信息安全技術(shù)層面，加密技術(shù)具有重要性，在檔案資料安全管理中融入加密技術(shù)，能使檔案資料處于不公開(kāi)、保密的狀態(tài)。同時(shí)，加密技術(shù)應(yīng)用后，原檔案信息資料轉(zhuǎn)換成亂碼，可有效降低檔案信息被不法分子截獲后破譯的可能。在檔案管理實(shí)際工作中，可采用對(duì)稱性加密技術(shù)，如公式密碼算法，根據(jù)檔案資料的涉密程度、重要性等進(jìn)行加密處理。2）不斷加強(qiáng)防寫(xiě)技術(shù)。根據(jù)字面意思，防寫(xiě)技術(shù)的實(shí)施目的是避免外界對(duì)信息資料進(jìn)行修改，該技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用后，檔案信息可被設(shè)置為“只讀”模式，外界在“只讀”模式下對(duì)檔案信息無(wú)法修改，只能進(jìn)行讀取，且該過(guò)程不可逆。防寫(xiě)技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中，可分為一次寫(xiě)入光盤(pán)與只讀光盤(pán)兩種：一次性寫(xiě)入光盤(pán)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多次讀出，但只有一次寫(xiě)入的機(jī)會(huì)，可對(duì)信息續(xù)寫(xiě)，但無(wú)法進(jìn)行刪除;只讀光盤(pán)則不能對(duì)信息寫(xiě)入及刪除，只能對(duì)信息讀出。在檔案管理中引入防寫(xiě)技術(shù)，檔案管理的保密性與安全性可達(dá)到大幅提升。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理作為當(dāng)前企事業(yè)單位管理的重要工作內(nèi)容之一，檔案資料的安全性、保密性是管理中的重點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)，加強(qiáng)檔案信息化管理具有重要意義，同時(shí)提高了檔案資料使用的便捷性，有利于檔案管理效率與水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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