檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

羅思舉

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理改革中的一個必然進程。事業單位應充分地認識到其重要性，并立足發展實際展開探索，積極推動這一改革進程。本文就新時期事業單位部門檔案管理信息化建設的意義從實現信息互聯及提升安全能力兩個維度進行了分析，并在實踐總結的基礎上基于當前事業當前檔案信息化建設進程中所暴露的問題，提出了對應的解決策略，將為事業單位檔案信息化建設的深入改革提供一定的參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;建設

隨著信息技術的不斷發展，事業單位檔案資料的介質也發生了重大的變化。這些數字檔案占比的不斷增加在某種程度上倒逼著事業單位檔案管理的信息化改革進程[1]。當前，事業單位的檔案信息化建設已初見成效，信息化體系的搭建也使得檔案管理的能力及服務樣式發生了一定的變遷，但總體而言，檔案管理的信息化建設仍處于初期階段，部分問題仍未能得到妥善的解決，因此在充分認識到信息化檔案管理價值的同時，對問題進行梳理并找到發展對策就顯得尤為地重要。

1 新時期事業單位部門檔案管理信息化建設的意義

1.1 有助于實現檔案管理的信息互聯

新時期以來，我國為推動檔案管理的科學化、數字化進程，先后頒布并實施了《檔案法》及《全國檔案管理信息化建設的實施綱要》等，從立法等角度統籌促進檔案管理水平的提升。事業單位檔案管理的信息化建設首先能夠實現在檔案資料上的信息互聯，能夠有效地改觀之前以空間和地域相割裂的碎片化的檔案管理方式。檔案由一種資料完成了向一種資源的變遷。這將在較大程度上改觀事業單位部門檔案利用率不足等問題。同時，各種終端設備的普及，檔案管理人員對檔案數據的調閱、維護、分析等管理行為也在信息技術的助推下打破了時間和空間的限制。而這一變革也在較大程度上為事業單位檔案資料的信息化應用提供了新的路徑[2]。在互聯網+的技術支撐下，檔案的利用著通過PC、手機等設備隨著隨地地查閱和使用檔案資源也成為可能。

1.2 有利于提升檔案管理的安全能力

傳統的檔案管理架構下的事業單位檔案工作中對于檔案信息安全的關注度不夠。對于檔案資料的保管、整理及利用多是依靠人工作業的方式來完成，這就導致事業單位檔案管理工作不僅強度很多，也未能很好的形成檔案管理的閉環，導致檔案管理工作中疏漏不斷。同時，檔案管理的效率也備受質疑。采用傳統紙質檔案為主的方式進行事業單位的檔案管理，還有一個另一個重要的弊端就是它的后期管理問題，泄密風險大、存儲時限和環境要求高等問題一直在管理中受到詬病。事業單位部門檔案管理信息化建設的不斷推進，在提升事業單位檔案管理的規范性、嚴密性的同時，也在極大程度上豐富了事業單位部門檔案管理的保密手段。與傳統的檔案管理方式相比，這一管理方式的安全向層面獲得了較大的提升，依托互聯網的“云盤”等數據資源中心構建起的數字檔案資源庫，將有效地解決上述問題[3]。

2 檔案信息化建設與檔案管理的實施策略

2.1 提升檔案管理人員的服務意識

事業單位的發展過程中，檔案管理的人員老齡化程度較高且專業人才較為稀缺，很多從事到事業單位檔案管理工作中的從業者，多是“半路出家”，對于檔案管理的價值認知不夠，同時自身在檔案管理中的服務力也存有一定的不足。技術和意識層面的滯后制約了事業單位 管理信息化建設的進程。事業單位在信息化檔案管理的過程中，應首先從服務意識的改革入手，幫助事業單位的檔案管理人員樹立正確的工作概念和服務觀念，使事業單位的檔案管理人員能夠充分地認識到自身崗位的價值及信息化改革的必要性，從而喚醒其責任書意識，在相應的激勵體系刺激下，推動其服務能力的不斷提高。

2.2 提高檔案管理建設信息化水平

在很長的一段實踐中，事業單位將檔案管理的信息化歸入到辦公自動化的范疇，所完成的只是檔案管理資料存儲介質上的變遷，將紙質檔案轉化為可存儲的電子檔案形式。這種淺表化的建設，使得事業單位檔案管理的信息化建設停留在了初級的階段，電子檔案面臨著與紙質檔案一樣的命運，將在事業單位檔案信息庫中繼續地“沉睡”，僅成為一種新穎的記錄方式。這一情況與現代檔案管理的要求相去甚遠。事業單位的檔案管理應從頂層設計上開始，實現對信息化檔案系統的建設，著力實現檔案信息化架構下的共享、互聯，數字化架構下的挖掘、利用，使得事業單位的檔案借力信息技術的發展而實現在其價值上的再一次飛躍[4]。在這一過程中，事業單位應逐步加大事業單位檔案管理在資金、人才等方面的注入，全面提高檔案管理建設信息化水平。

2.3 深入檔案管理信息化隊伍建設

人才是一切事業得以發展的根本，對于事業單位的檔案管理而言更是如此。在當前的檔案信息化建設實踐中，因隊伍的信息化能力不足所導致的管理效率低下、信息化建設進程滯緩等問題拖而未決。因此，事業單位的檔案管理中，應將隊伍信息化能力的建設放在突出的位置。一方面，應加大對崗位人員的信息化培訓，依托當前的崗位委培、專業進修、全員培訓等多種模式，分層次、分批次、分內容地展開培訓，使得檔案管理人員能夠較好地完成自身在意識、技能方面的蛻變。另一方面，事業單位在招聘的過程中，應合理預留專業人才崗位，通過薪金、待遇等多方面的傾斜，吸引專業人員加入到事業單位信息化隊伍中來，這將在極大程度上盤活事業單位信息化的建設力，加快推動事業單位檔案管理的信息化進程。

3 小結

信息技術的發展在一定程度上改革了事業單位檔案管理的發展的方向，促成了檔案管理新模式、新方法的出現，而變革必然會帶來新的技術、新的要求。事業單位的檔案管理人員應充分地認識這一改革的必要性，不斷提升自身的崗位服務意識、內化自己的檔案服務技能，在意識和能力層面不斷進階，進而以新的建設力和服務力驅動事業單位檔案管理的進程。

參考文獻

[1]陳麗萍.檔案信息化建設與檔案管理思考研究[J].辦公室業務，2020，（1）：64，66.

[2]劉亦齊.對檔案信息化建設與檔案管理的探討[J].卷宗，2020，（2）：138.

[3]李薇.探微新時期檔案信息化建設與檔案管理思考[J].辦公室業務，2020，（1）：60-61.

[4]劉嵐萍，曠文俊.檔案數據深度挖掘與精細化管理：大數據時代檔案信息化建設策略[J].知識經濟，2020，（2）：68-69.