地質礦產檔案資料的收集與整理工作

周翠芳

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）03-099-02

摘 要 地質礦產檔案工作主要就是指利用合理的管理方式與規范化的原則，開展地質檔案的管理工作，還要為我國礦產資源信息化建設、地勘單位的經濟持續發展奠定基礎的核心工作。由于地質礦產的檔案工作由開發利用、收集、管理等多方面工作構成，并且處于相互制約、相互依存、相互促進的關系，以此為地質檔案工作的持續發展奠定穩固基礎。本文對地質礦產檔案資料收集與整理的基本原則展開了分析，并以此為依據，提出了強化組織領導力度、建立健全檔案管理制度、逐步增強服務意識等幾個方面的措施，希望為相關人士提供參考與借鑒。

關鍵詞 地質礦產 檔案資料 收集 整理

對于在地質礦產工作中出現大大量地質文件資料來說，例如科研成果、不同種類的地勘報告以及礦產儲量報告等成果，并開展準確的系統分類工作，進行更有秩序的排列，希望正確的開展組卷、立卷以及編目制卡等工作，也就是開展檔案資料的整理與收集工作。若相關的管理人員沒有將檔案資料的管理工作落實到位，就可能引發檔案管理的混亂，還可能會影響地質礦產檔案資料的鑒定，甚至對后期的鑒定與檔案利用產生直接的影響。

一、地質礦產檔案資料收集與整理的基本原則

（一）遵循地質檔案資料的形成規律

地質科研活動、地質勘察等各個活動本身就具有一定的科學性。通過對這些活動的地質檔案資料進行探究，其中必然會存在固定的次序或是形成規律的基本特點，還表現在地質檔案的資料整理方面，主要就是以地質檔案資料的自然形成規律作為基礎，還要維護地質檔案資料之間的客觀聯系[1]。如果出現了任何因人為或是主觀因素，導致地質檔案被打亂或是分散，將一堆沒有聯系的地質檔案資料融合在一起的做法，都是不正確的。在收到了地質檔案資料之后，需要保證各份地質報告之間的內在聯系，不能打亂或是拆散。只有遵循地質礦產檔案資料的基本形成規律，保證歷史面貌的完整性，才能對其進行分析與使用，進而維護檔案資料的真實性，不斷延長檔案的使用與保管壽命，不斷加快檔案信息資源的傳遞速度，并使其在科研工作與地質找礦工作中發揮重大的效用。

（二）保管的原則

對地質檔案的資料進行系統化的分類，負責組織保管的單位需要進行有序的排列，還要正確的做好組卷、立卷、制卡等方面的工作。下面以地質研究部門的檔案組卷為例，許多單位都根據論文進行歸檔。采用這種組卷的方式開展檔案資料的管理工作，會給后續的工作帶來許多不便之處。實行以課題為主的組卷方式，能夠對地質礦產研究的工作與原始材料進行整理，例如地質采樣單、數據鑒定、圖片、研究成果等，并根據課題做好系統化的整理工作，保證組卷的合理性，還能明確基本的保管期限。不僅方便查詢，還方便檔案的管理。為了方便開展地質礦產的檔案管理工作，檔案管理人員在整理的過程中，需要將各個課題進行集中立卷，并對不同的管理期限進行分開立卷，實現兩者的互相融合。采用相關課題，相對集中立卷來說，更加方便查找。不同的保管期限分開立卷，更加方便進行鑒定。在區分保管期限的過程中，凡是在地質研究、地質勘察、技術交流等各個方面，對于應用價值較高的地質檔案，應當進行永久的保存。對于利用價值較低的，可以利用定期保存的方式，根據地質檔案的內容，將不同地質檔案資料的利用價值，劃分為保管期限的核心依據，以此滿足實際的工作情況。

（三）保密原則

地質檔案資料屬于地質科技人員綜合反映地質現象勘察的結果，也能為國家的礦產資源提供重要的情報，記載更多的實際科技技術，還涉及到國家與黨的機密內容。如果忽視了這一特點，就可能會出現泄密的情況。所以，在對地質檔案資料進行整理的過程中，還要確定加密的級別。在不影響有機聯系的前提下，根據相關的規定，分別根據絕密、機密，進行合理的區分，還需要立足于實際情況進行密集性的調整，對每一道程序的工作進行整理，梳理各個環節的內容，務必要遵循保密原則。

（四）利于使用

地質礦產檔案資料的收集與整理目的，主要目的就是為各個部門提供利用，并且發揮在科研、生產中的作用，否則就會直接影響整理工作的意義。所以，在整理地質檔案資料的時候，需要從方便利用的角度進行考量，并進行正確的分類，以此為后續的利用創造良好的條件。秉承這一基本原則，將其貫穿于加工、制卡、編號等各個環節當中[2]。為了使利用者能夠準確、快速的查找地質礦產檔案資料，減少出借人員與檔案使用人員的無效勞動。根據地質礦產檔案資料的利用規律，除了編號、制卡、組織保管單位要更加科學、簡明，還應當增加多元化的檢索工具。例如，增加專題卡戶，還要系統性的分析庫存檔案信息，實行全面的系統分析與加工，并對具備分散的地質成果進行整理。最后，補充補全的部分，并編制完整的、有規律的地質礦產資料匯編，以此為開發利用地質檔案信息資料提供相應的物質條件基礎。

二、如何有效開展地質礦產檔案資料的收集與整理工作

（一）強化組織領導力度，落實地質檔案收集工作

檔案收集工作屬于地質檔案的基礎內容，也屬于開展地質礦產檔案管理工作的前提條件。所以，地勘單位的地質檔案管理工作十分重要，要從思想上更加重視檔案收集的工作，并對檔案資料管理有一個統一的認識[3]。在資金收集與資金保障方面，能給予地質檔案工作更多的支持。通過不斷強化地質檔案收集工作的宣傳力度，地勘單位的項目負責人與各個職能部門的負責人員，就需要明確法定的職責與職能，以此加強地質項目管理的力度。基于此，相關管理人員要保證地質礦產資料收集工作的及時性，還需要明確其中的工作細則，并且引導地質科技人員，能夠將成果資料進行整合管控，并且以高度的責任心面對自己的工作。地質檔案的工作人員需要做到有釘子精神，認真的對待自身的崗位工作，避免出現檔案收集工作隨意的問題，還要以高度的責任心、事業心為主，做好及時的移交工作，以此避免出現檔案資料流失的問題。以更加科學的態度，結合地質礦產的專業知識特點，做好一系列的檔案收集工作。

（二）建立健全檔案管理制度，做好地質檔案的管理工作

地質檔案的管理工作主要包括了再將地質礦產資料歸檔之后，進行了統計、鑒定、整理以及后續的保護工作，屬于地質檔案管理的核心部分。對于地質礦產檔案的鑒定、統計工作來說，務必要以科學化的檔案管理制度作為依托，以此將檔案管理人員的主觀能動性發揮出來，使得檔案管理的各項工作能有據可依根據管理制度進行歸檔處理。在此基礎上，立足于實際要求，制定單位的地質礦產檔案管理細則，還要明確歸檔要求、范圍等，還要做好資料的整理與移交工作，復制與保存相關的內容[4]。根據檔案管理的實施細則與相關法律法規，需要做好圖片、聲像、文字資料的收集，結合文件形成的特點與規律。在便于使用與保管的基礎上，做好科學化的分類活動，還要規范立卷，并且結合地質資料的價值、數量與內容，進行系統化的整理。在此基礎上，根據項目進行組卷，保證檔案資料文件分類明確、文件齊全，方便開展管理工作與查詢工作。只有保證字跡工整、格式統一，才能將其整體的功能發揮出來。地質檔案的保護屬于檔案管理工作的核心內容，也是保證地質檔案安全與避免損害的重要措施。單位需要將積極的防治作為基本原則，定期全面的檢查檔案資料庫，以“三化、四無、九防”為核心，也就是秉承衛生制度化、管理條理化、排放規格化。無差錯、無丟失、無霉爛、無損壞。防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠、防高溫、防塵、防有害氣體的具體要求，以此從根本上保證地質礦產資料的安全性。

（三）逐步增強服務意識，做好地質檔案的開發與利用

對地質檔案進行利用與開發，屬于檔案工作的最終環節，也是地勘單位進行檔案管理的基礎內容，能將服務的指導思想直觀的展現出來，還能對較為復雜的地質資料進行二次加工與信息化的處理。依托于先進的信息化系統，建立數據庫，并做好數據的錄入與分析工作，以此加快地質成果資料的資源共享速度[5]。其中“利用”主要就是指利用地質檔案中的信息，解決各個單位與國家在開發礦業中面臨的問題，以此加快找礦的效率，創造出更高的經濟價值與社會價值。此外，地質礦產檔案資料的利用與開發還應當體現在推薦與咨詢方面，需要更加及時的把控利用者的潛在需求，真正做到熟悉館藏檔案資料內容，以此為檔案利用者提供更超前的優質服務，編制目錄，積極的介紹，并協助查詢地質資料。利用信息化的檢索方式，在最短的時間內發現需要的地質礦產檔案資料，并將地質檔案承載的信息從靜態轉變為動態，以此挖掘出地質檔案的潛在價值，為單位的地質找礦與生產經營活動而服務。

三、結語

總而言之，開展地質礦產檔案管理工作，核心內容就是加快資源信息化的建設，并且將收集整理地質檔案作為一種良性的服務模式，做好咨詢開發，以及后續的檔案使用工作。地質檔案工作屬于一項細致艱苦的服務性工作，也是一項創造性的工作。地勘單位要想實現全面發展的目標，就需要更加注重與做好這項基礎工作，并更加廣泛的開展檔案整理與收集的工作，樹立全員檔案的意識，還要明確檔案信息的潛在價值，對檔案進行合理的開發利用，以此為國家礦產資源的信息化建設、單位的生產經營活動提供服務。因此，對于地質礦產檔案管理人員要提出更高的要求，還需要有較高的政治覺悟，掌握更加扎實的專業知識與業務技能。在不斷優化知識結構、更新知識的基礎上，樹立檔案管理人員高度的責任感，以此形成為生產經營服務的思想，將地質檔案基礎工作做好，為地勘單位的可持續發展奠定良好基礎。

參考文獻：

[1]毛薦.關于地質檔案管理及利用的研究[J].蘭臺內外，2019（36）：54.

[2]洪菊.地質檔案保管狀態調查工作實踐探析[J].辦公室業務，2019（24）：80-81.

[3]譚錦儀.淺談地質檔案管理方法與數字化趨勢[J].華北自然資源，2019（06）：133-134.

[4]陳美珍.探討新時期如何做好工程地質勘察檔案管理工作[J].蘭臺內外，2019（31）：39-40.

[5]熊紫辰.地質系統文書檔案規范化管理工作探討[J].辦公室業務，2019（21）：105-106.