大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策研究

張洪

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）03-112-02

摘 要 檔案是用來記錄信息的，對個人和集體的發展都非常重要。電子計算機出現后，隨著計算機技術的發展和進步，電子檔案也隨之出現并且受到廣泛的關注和應用。本文主要分成四個部分，首先介紹了檔案的發展歷史，并對電子檔案的優越性進行了說明；其次介紹了當前大數據時代下，電子檔案管理的現狀，主要是對目前電子檔案管理存在的問題進行陳述；另外一部分是針對第二部分電子檔案管理存在的問題提出發展對策，從而推動電子檔案管理繼續向前發展；最后一部分是對本文進行總結。通過本文，可以為相關行業提供一些理論上的方法，提升電子檔案管理水平。

關鍵詞 大數據 電子檔案 檔案管理 發展對策

大數據時代，萬物皆數化，大數據現在已經應用到物理學、生物學、軍事、金融以及通信等領域，正如麥肯錫所說：“數據，已經滲透到當今每一個行業和業務職能領域，成為重要的生產因素。”對于檔案管理行業來說，大數據時代的到來正使其由傳統管理方式向電子管理方式過渡[1]。隨著科技的發展，社會的進步，電子檔案現在也成為更多部門進行檔案管理的首選，越來越受歡迎。

一、大數據時代電子檔案

（一）檔案的演變歷史

案現在的通用形式和稱謂都是經過了一定的發展演變才成為現在的形式。

同樣，檔案的載體也是不同時期不同，從甲骨到青銅器，再到竹木、石刻、絲織物；東漢時期，造紙術出現，檔案才開始以紙張作為載體，自此，紙張成為幾千年來檔案的正式載體。計算機技術和通信技術的發展使電子檔案成為新的檔案管理形式。

（二）大數據時代使用電子檔案的優越性

1.安全性能高

紙質文檔的保存需要占用具體的空間，因此對于一些保密性能極高的檔案，就需要隱蔽的空間來保存，有時還需要專門的人員來巡守。而電子檔案相對來說安全性能就比較高了，通過計算機保存文件，同時檔案之間的保存分開進行，翻閱檔案過程中不會出現磨損，因此電子檔案的安全性能比較高。

2.節省資源，提高工作效率

面對當今時代大量的信息，紙張檔案需要大量的人力、物力和空間來進行檔案管理。對于紙質檔案來說，還需要注意防潮、防水、防蟲、防污染等。電子檔案占用的是計算機的虛擬空間，有利于節省時間、空間、人力以及資源，且還方便查找及修改。因此，相對于紙質檔案，電子檔案更加節省資源，從而提高工作效率。

二、大數據時代電子檔案管理現狀

（一）檔案管理現狀

我國以前主要是以紙質作為檔案載體，然后將檔案進行歸檔，然后移交給相關部門進行統一管理，需要查閱檔案時，應首先獲得相關人員的同意方可進行查閱。近些年，伴隨著計算機的普及，產生越來越多的電子文件。社會各行各業，如高校、企業、醫院、事業單位等都已經普遍開始使用電子檔案進行檔案的管理和記錄。電子檔案相較于紙質檔案更優越一些，但是電子檔案并沒有完全取代紙質檔案，目前，我國大多數機構仍是電子檔案和紙質檔案并存，由于紙質檔案的原始性和真實性，在某些方面，還要求必須使用紙質檔案。

（二）電子檔案管理存在的問題

利用電子檔案進行檔案管理并不是十全十美的，電子檔案管理仍在某些方面存在一些風險和問題。

1.認知方面

目前大多數人包括一些公司領導、規模較小的學校或公司對檔案的認知程度都存在一定的不足。他們只是簡單地認為檔案是用來存放記錄信息，并沒有意識到檔案對社會發展起到的作用和它帶來的經濟效益。由于對電子檔案管理不夠重視，因此電子檔案管理所需要的設備、資金、人才都不是很充足，這樣導致電子檔案管理的機制不成熟，電子檔案管理目前仍處于一個起步探索的階段。

2.電子檔案管理的存儲方面

電子檔案是作為文件存儲于電腦上的，若電腦或網絡缺少防護措施，那么一些不法分子就會利用開放的網絡來復制、刪除或者改動電子檔案，那么電子檔案記載的信息就會被泄露，從而危害個人隱私和公司利益等。電子檔案是借助于計算機的設備，一旦電腦出現意外性不可逆的傷害，就有可能再也無法找到原始檔案的內容[2]。

此外，雖然電子檔案相對紙質檔案保存時間更長，也更安全一些，但是他的保存時間也是有期限的，而且，作為電子檔案存儲載體的磁性材料遇到高溫、水分、強磁場也是會受到損害的。

3.電子檔案管理機制方面

就我國檔案行業來說，傳統檔案的工作人員是足夠的，但是對于電子檔案管理，這些工作人員的業務水平是不夠的，他們的業務能力和素養都還需要經過一定時間的學習和培訓，這樣才能更好地發揮電子檔案管理的作用。此外電子檔案還具有非常高的經濟價值，但是檔案管理人員卻不會利用這些，必須通過大數據領域專業的人才進行科學分析和處理，這樣才能實現電子檔案的經濟效益。

任何一個行業，有了通用的標準，才能更好地交流和發展。目前，關于檔案管理的標準并沒有特別清晰，還能多單位都是實行各自的標準，這樣就會導致交接時會出現各種問題，這樣會加大工作量，降低工作效率，從而導致電子檔案管理工作發展滯后。

三、大數據時代電子檔案管理發展對策

（一）加強電子檔案管理制度體系的建設

首先，要制定和完善電子檔案管理領域的標準和規范。為了確保不同職能的部門和區域之間更好地對接，就需要建立起一個普適性的標準體系，從而方便整合利用電子檔案。該標準體系應涉及檔案的收集、整理、價值的鑒定、檔案的檢索、統計、檔案提供利用等多個方面。

其次，關于電子檔案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我國現有的關于檔案的法律主要是針對傳統的以紙質為載體的檔案，因此，電子檔案管理必須要有相關明確的法律，這樣才能從根本上進行防范，才能教育、引導和規范人們的行為。從法律層次來肯定電子檔案管理的合法行為，打擊不合法的行為，從而維護社會的穩定和推動社會的進步。

最后，要確保電子檔案管理工作的順利進行，就必須先有一個良好的工作環境。電子檔案管理必須借助相應的硬件和軟件，因此，就必須確保有足夠的資金，這樣才可以去配置相應的硬件、軟件，才可以引入相關的人員。

（二）加大電子檔案管理從業人員技術和素質的培養

大數據時代下，要想發展好電子檔案管理，相關從業人員是必須考慮的一個因素。一方面，對這些在職的檔案管理工作人員進行科技方面的專業性培訓，讓他們具備電子檔案管理所需的技術和意識。另一方面，必須引進高素質的電子檔案管理人才和大數據領域的專業人才，這樣才能更好地發揮大數據時代下電子檔案的潛在價值。

（三）加強電子檔案的安全性管理

為了確保檔案的原始性、真實性和可靠性，就必須加強電子檔案的全程管理。要對電子檔案進行備份，從而確保其原始性。要通過身份驗證、專機專用等技術或手段來對電子檔案管理設置一定權限，只有有權限的人才可以訪問、修改電子檔案，這樣才可以從確保電子檔案的保密性。通過加強電子檔案的全程管理，可以確保檔案的安全性和真實性，從而科學地進行電子檔案管理的工作。

四、結語

大數據時代，互聯網和計算機技術飛速發展，傳統的紙質檔案管理模式已經不太適應時代的要求，電子檔案管理則應運而生。電子檔案管理相對于紙質檔案具有很多方面的優越性，但是作為一個新生的事物，它仍具有一些方面的問題。要解決這些問題，就必須建立健全電子檔案管理的標準、體系以及法律；其次，還必須加大對相關人員業務和素質的培養，同時加大檔案管理的宣傳力度，讓普通大眾意識到電子檔案管理的重要性；最后，為了更好地發揮檔案的憑證和參考作用，就必須加強對電子檔案管理過程的重視，確保電子檔案的原始性和真實性。只有這樣，電子檔案才能更好地服務社會，從而促進發展。

參考文獻：

[1]張鴻艷，顧相君.大數據時代高校電子檔案管理優化與發展[J].遼寧經濟，2020（02）：74-75.

[2]吳鴻鵬.淺談電子檔案管理存在的問題與措施[J].蘭臺內外，2019（36）：69.