提升企業辦公室公文處理工作效率的方法

徐娟

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）03-119-01

摘 要 在我國很多企業辦公室的辦公日常中，關于公文的處理一直有著一些問題，這些問題對辦公室處理公文有著較大影響，效率一直難以提高，影響了上級領導的指示傳達和落實，給企業帶來了經濟效益的損害。我們針對目前國內企業辦公室公文處理中存在的問題進行入手分析，提出一些提高企業辦公室公文處理工作效率的措施，希望能夠對企業的工作效率和服務水平有一定提高作用。

關鍵詞 企業辦公室 公文處理 工作效率

不同領域中的企業辦公室的公文格式和公文處理方式都有著一定差異，公文有著自身的特殊性，所以一定要對公文處理工作進行重視。能否對公文進行科學及時的處理，會對企業執行上級指示和前景發展有很大影響，要先從目前多數企業處理公文的問題入手，進行詳細分析，再提出對企業辦公室工作效率提高行之有效的手段，形成一個較為完善的公文處理流程，從而對有關的辦公室工作人員有一定幫助。

一、目前我國企業辦公室處理公文時存在的問題

（一）公文處理的流程存在問題

很多企業在對公文進行處理時都存在著一些問題，由于傳統思維模式和工作方式的限制，導致了在新時代背景下處理公文也比較僵化和死板，這是我國企業處理公文的一個關鍵問題。公文的處理有著一套完善的流程，從公文簽收到公文的登記拆封，再到指派人員負責，其次是實際落實，最后是歸檔。歸檔指的是按照科學流程處理后的公文，要按照時間等一定標準分類歸檔，由檔案部門負責管理和保存。在對公文進行處理的過程中，要根據不同公文的不同特點進行處理，及時的將文件進行傳達和指派，很多企業都容易忽視對公文的督辦環節，造成了公文落實出現延誤的問題，并且還存在著公文落實后不能及時歸檔，出現紕漏等問題。很多企業在處理公文的流程上還比較僵化，不能夠和現代企業的發展接軌，影響了企業的工作效率和服務質量。

（二）公文書寫沒有規范性

將公文書寫進行規范是公文的一個基本前提。公文的書寫格式是有著自身的獨特要求的，但是很多辦公室在對公文進行處理時都沒有考慮到這一點，經常會出現公文書寫不規范的問題，不能夠按照一定要求和標準進行書寫，對辦公室工作效率產生影響。公文主要有單位、原由、文種這幾種要素構成。在對公文進行擬題時，要首先說明具體單位，其次要將敘述事情的原由表明，最后要將公文的文種進行確定。

二、提升企業辦公室公文處理工作效率的方法

（一）將辦公室公文處理人員的專業素養進行提升

首先要以人為本，我們要明確一點，對公文處理效率的最直接影響因素就是負責公文處理的工作人員，這些工作人員的素質會對公文處理的質量和效率產生決定性影響，所以要將企業辦公室公文處理人員的綜合素質的專業素養進行提高。要對工作人員的政治素質進行側重提升，組織定期培訓活動，將工作人員的理論知識進行豐富，提高理論水平，充分宣教愛崗敬業精神。在提高工作人員的道德品質水平時，可以建立適當的賞罰機制，而且辦公室文員接觸領導層的機會比較多，可以由領導人員對其進行考驗和審核，保證辦公人員的思想素質過硬，道德品質優異。在平時的工作過程中，要時刻保持工作積極性和工作熱情，求真務實、不搞形式主義和表面功夫，腳踏實地的進行公文處理工作[1]。

（二）將公文處理制度體系進行完善

只有建立一套完善的企業辦公室公文處理制度體系，才能夠從根本上解決企業中存在的公文處理問題。在進行具體規劃時，可以參考《中華人民共和國國家行政機關公文處理格式》，建立一套符合國家有關要求和標準的公文處理體系。不管是國家部門，還是省市單位下發的文件報告，都應該由一個辦公室負責全面接收和管理，將文件發放做到統一規劃，不能夠越級進行文件傳送。對于公文倒流的原因和危害要充分認識，如果出現，要立即采取一定的補救手段，盡可能避免出現倒流文件。對文件進行傳送時要注意，一定要采取輻射式模式，充分保障傳輸文件時的科學性和時效性。要結合不同單位的實際情況，來制定有針對性的公文處理體系，必要時可以適當刪減。

（三）將公文處理的流程進行創新

創新公文處理流程，首先就要將工作內容進行創新。隨著時代的進步和市場經濟的發展，企業的競爭壓力逐漸變大，深化企業內部結構改革，將公文處理流程進行簡化和完善是一個增加企業核心競爭力的關鍵步驟。通過對公文處理流程進行“抽絲剝繭”，取其精華，能夠大幅減少公文處理所需要的時間，讓上級的指示傳達和落實更加具有時效性，提高企業的服務質量和工作效率，從而全面保證公文處理的工作質量，對于企業未來的發展有著關鍵意義。其次要加強對公文處理形式的創新，加強對公文批示工作的監督，在對文件進行收辦的過程中，要盡可能保證當天內完成指派工作，送批轉辦文件時要以最快速度交付領導，有需要傳閱的公文要隨簽隨傳。

三、結語

企業辦公室的公文處理水平會對企業上級領導的指示和命令執行產生很大影響，在企業的長期發展中扮演著一個十分重要的角色。目前我國企業辦公室在處理公文時會出現書寫不規范，處理流程缺少一定科學性時效性的問題，但是這些都是可以得到解決的，通過將辦公室有關人員的專業素養進行提高，建立健全一套完善的公文處理制度體系，將公文處理的工作流程進行完善和適當簡化，從而使企業公文處理的規范性和科學性有大幅提高，保證企業辦公室的工作效率和工作質量。

參考文獻：

[1]嚴勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業務，2017（5）：127.