學校檔案管理信息化建設研究

高斯娜

【摘要】學校檔案是對學校發展歷史的記錄，是改革及優化教學、促進學校管理水平提高的重要根據，落實好學校的檔案管理工作十分重要。將信息化建設應用于學校檔案管理中，能夠有效防止原件受損，在后期進行查詢及維護時也更加便利、快捷。在新時代發展形勢下，人類的工作、學習以及生活方式發生了巨大變化，對信息化以及網絡的依賴性越來越強。因此，各學校也要意識到建設信息化檔案管理的重要性，及時更新檔案管理理念，積極應用更為先進的技術手段，給予學校檔案管理充分的重視。不過，目前學校在建設信息化檔案管理的過程中仍存在一些問題，本文就通過對學校檔案管理中存在的問題進行淺析，進一步提出行之有效的解決措施。

【關鍵詞】學校;檔案管理;信息化建設;存在問題;解決措施

互聯網技術的不斷發展為學習檔案的信息化建設帶來了機遇和挑戰，同時給學校的檔案管理信息化建設提供了技術基礎。目前，檔案管理的數字化已經日漸成熟，在整理、檢索、編目以及統計上基本均實現了數字化，這為升級信息化檔案管理模式奠定了基礎。學校在開展檔案管理工作時必須要以全面建設信息化與協同平臺應用為前提，以促進學校檔案管理信息化的升級為目標，貫徹規劃統一、實用規定以及分級管理的方式，切實落實檔案管理系統的開發以及檔案管理信息化的創建工作，逐步做到學校檔案資源的數字化、電子檔案管理的規范化以及信息服務的網絡化。

一、目前學校檔案管理工作中存在的問題

（一）學校對檔案管理的重視程度不足。部分學校缺乏檔案管理信息化的相關理念，且不重視學校檔案管理的現象不僅發生在管理層中，還體現在檔案管理人員身上，作為檔案管理人員，沒有意識到檔案對于學生及學校的重要性，缺少全局理念。許多學校檔案管理人員在工作時循規蹈矩、墨守成規，忽略了檔案的信息化管理能夠帶來的利益，妨礙了信息化建設進程。因為思想觀念落后于時代，所以一些管理人員仍然按照傳統方式實施檔案的管理及歸納工作，效率低下且質量不高。如若學校工作人員仍囿于傳統觀念，不思進取，那么實現檔案管理的信息化將會成為空想。

（二）管理模式較為落后。現在大部分學校里仍然采取原有的存放及管理模式，沒有利用好信息共享、數據挖掘以及信息提取的優勢。首先，傳統的檔案管理模式嚴重阻礙了學校檔案價值的使用，同時降低了檔案管理工作人員的創新積極性，進一步阻礙了檔案管理信息化的建設。其次，傳統的檔案保存方式無法做到直面自然及社會災害。在發生火災或地震等自然災害時，紙質檔案容易被損壞，無法保證其安全性。以上這些因素均制約了新時代學校檔案管理的信息化建設。

（三）服務模式較為單一。檔案管理工作的所處環境通常較為封閉，且容易受到傳統觀念的干擾。大部分檔案管理工作人員的思想理念也較為落后，工作方法也相對單一。目前的利用方法基本是登門造訪，一般的檔案管理工作僅僅滿足于利用檔案的數量以及行為，而沒有意識到檔案本身的實際利用效果，無法成功建設高效的檔案利用系統。

（四）檔案管理人員的專業素養不足。雖然現在部分學校已經認識到了加強檔案管理信息化的重要性，但檔案管理人員專業水平較低的問題仍無法在短時間內解決，一些初步接觸檔案管理工作的新人尚且缺乏管理經驗，有資歷的老人則面對著由傳統模式向新型信息化建設轉型的挑戰，因此，我國目前的學校檔案管理信息化建設仍有一段路要走。大部分學校缺少高素質、擁有專業化水平的檔案管理隊伍，同時缺少具備信息化技術以及專業管理知識的高素質人才。此外，檔案管理工作人員的專業水平低多是由于其在正式從業前沒有經歷過專業的信息化技術培養，專業的不對口加上不能熟練運用計算機給檔案管理的信息化建設留下了隱患。

二、促進學校檔案管理信息化的有效途徑

（一）增強檔案信息化基礎建設。要將創建檔案信息化歸入學校的總體規劃里，就必須增強創建檔案信息化所需要的相關基礎設施建設。在推進整體管理工作時，應該提升學校檔案管理工作中計算機網絡技術運用的質量與效率，充分發揮出各個檔案空間儲存信息的作用，然后通過建設及完善校內校園網給學生及教師查閱及瀏覽相關信息資源提供便利。除此之外，還要鏈接進入網絡系統，以達到檔案部門可以利用校園網進行遠程管理檔案數字化的目的。

（二）創建并完善檔案信息化管理的規章制度。要想促進學校檔案管理的信息化建設，首先必須要構建出相應的管理體系，規定好檔案信息化管理的工作流程，配置好操作平臺中有關管理系統的硬件及軟件設施，還要創建出檔案信息保密系統，只有這樣才能做到有章可循。其次，必須要落實崗位責任制以及人員安全管理等工作，做好有關數字文件、電子文件作者名的標注工作，以防止在檢索時出現混淆不清的現象。除此之外，還要對用戶實施有效的監控，以規避因部分違法操作的發生導致不必要的經濟損失，同時要對數字化檔案的借閱及歸還制度劃定統一的標準。相關檔案管理單位作為一定意義上的“把關人”，可以在職權范圍中對已在傳播的信息做出處理，宏觀影響檔案數字信息的傳輸、組織以及加工，做好把關工作。

（三）加強對學校檔案服務體系潛在價值的挖掘。學校的檔案信息與資源二者之間有著密切的聯系，許多信息存儲于相關檔案里，所以要對學校檔案的服務價值進行深度挖掘，充分開發出資源的多樣化運用方式，為發揮檔案價值的作用奠定基礎。因此，檔案管理工作人員需要具備深層次開發資源的能力，并將其用更佳方式傳遞給領導及各部門，不斷擴充檔案服務內容，使其為教育、教學提供更加優質的服務。在實施檔案管理的信息化建設時，管理人員應該以學校原始信息的合理引用為依據，對相關信息進有針對性的整理及調整，把原始信息建設成為可以運用的檔案信息，也為校領導、外部人員以及相關部門提供一個了解該學校的途徑。

（四）提高檔案管理人員的工作素質。作為實施檔案管理信息化工作的主體，檔案管理人員要不斷提高自身綜合素養，強化自身的業務水平，以促進檔案管理信息化建設的進一步增強，真正做到無紙化辦公。實現檔案管理的信息化是落實無紙化辦公的主要途徑，因此，工作人員要特別重視計算機相關知識的掌握及運用，進一步拓寬自身眼界，迎合高速發展的社會所提出的新要求，研究出更符合本校的檔案管理信息化模式，推進檔案管理工作質量及效率的提高。

三、總結

總結來說，推進學校檔案管理的信息化建設既可以緊跟時代，還能夠提高檔案管理的質量及效率，幫助管理人員盡量降低其負擔。所以，實現學校檔案管理的信息化建設是十分有必要的。建設檔案管理的信息化是一個長期、見效慢且投入高的龐大工程，學校要不斷為信息化建設提供人力、財力及物力，促進檔案信息的數字化轉換，進一步促進檔案管理的信息化建設。

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