生命周期理論電子檔案隱私權保護研究

高敏杰

【摘要】電子檔案采用數字化記錄方式，檔案的信息具有非人工直讀性、檔案生命周期內的一切管理對配套技術的依賴性，實現了圖文像多種形式信息的集成記錄、信息借助計算機網絡系統超時空傳輸等。大數據時代的到來，給電子檔案的安全管理帶來了機遇和挑戰。本文以生命周期為基礎，對電子檔案隱私保護的相關問題進行探討，并從完善法律法規、夯實網絡技術、打造高素質人才團隊、加強社會宣傳教育四維度闡述電子檔案隱私保護策略。

【關鍵詞】生命周期理論;電子檔案;隱私保護;法律法規

電子檔案的保護包括兩方面的內容：一是電子檔案保存所依賴的技術環境和存儲材料的物理安全，二是電子檔案信息內容的邏輯安全。電子檔案保存所依賴的技術環境和存儲材料的物理安全包括電子文件形成、傳輸、利用過程中計算機環境中的各種設備、設施的安全和電子文件物理歸檔后制成材料的長期耐久;電子檔案信息的邏輯安全主要是保障電子文件信息內容的真實性、完整性、有效性和長期可讀性。筆者采取全新的視角，從電子文件生命周期所對應的形成階段、傳輸利用階段和歸檔保存階段影響物理安全和邏輯安全的因素和相應解決的對策來闡述電子檔案隱私的保護。

一、基于文件生命周期理論的電子檔案管理概述

關于文件生命周期理論的階段劃分目前學界沒有統一的標準，筆者認為，電子檔案的生命周期可以劃分為設計、形成和維護三個階段：其中，設計階段是指電子文件管理信息系統的設計、開發和安裝階段;每一份電子文件在電子環境中產生出來的過程即是形成階段;對于形成后的電子文件的技術維護和保管即是維護階段。隨著信息技術以及“互聯網+”的快速發展，新型數據技術和云計算等技術的嵌入使電子檔案管理的各個環節得到了優化和技術支持，但是，電子檔案中包含大量的隱私信息，經常發生隱私被泄露的現象，如何完善電子檔案管理中隱私保護的相關措施，促進電子檔案管理的健康發展是亟待解決的問題。下面筆者著重從五方面展開論述。

二、完善電子檔案管理中隱私保護的具體措施

（一）完善法律法規制度。1.立法方面的措施。電子文件管理中隱私遭到泄露是由于當前我國法律法規未對公民所擁有權利之間的關系、邊界和范圍進行清晰且明確的界定，國家法律法規應當針對電子文件管理中隱私保護方面的權利邊界進行厘定，以此來保護公民的隱私，明確公開權與隱私權、閱覽及復制權、請求告知權、刪除權、損害賠償請求權、報酬請求權、保持信息與數據正確完整的權利。2.司法方面的措施。首先，從民事責任與刑事責任兩方面進行打擊。《中華人民共和國侵權責任法》與《中華人民共和國刑法》分別將隱私侵權行為納入民事糾紛與刑事犯罪之中，司法部門在行使其審判權與檢查權時，應當明確該侵權行為是屬于民事糾紛抑或是刑事犯罪，加強對電子文件管理中個人隱私的保護。司法部門理應從民事責任與刑事責任雙方面對電子文件管理中個人隱私泄露的犯罪行為進行嚴重的打擊。其次，發揮司法部門對電子文件管理的監管作用。司法部門在對電子文件管理部門所保管的電子文件、電子文件管理部門的行為進行監管之前，必須按照國家法律規定的監管時間、技術與范圍并且在最小限度范圍內限制公民的隱私權。

（二）夯實信息技術手段。1.身份識別和身份驗證技術。為了確保電子檔案的真實性和唯一性，保證網絡環境的安全，需要構建身份識別系統，將用戶的身份信息進行審核和認證，用戶預先設置真實的用戶名和密碼，進行身份驗證，經過合法授權后方能進入檔案系統查詢電子檔案。2.數字水印技術。數字水印技術是電子檔案獨創性的一種保護技術。利用這種技術可以將電子檔案加上水印，當用戶瀏覽檔案信息并需要打印的時候，防止電子檔案被人竊取，假如出現侵權行為，數字水印技術可以提供應有的保護。3.提升網絡安全保障體系。電子檔案的管理中，可以嵌入云計算、大數據海量存儲技術等先進的科學技術手段。比如，可以通過和服務商溝通協商，采用虛擬技術或者海量存儲技術存儲和管理電子檔案，確保電子檔案的隱私權不受侵犯;還可以通過虛擬技術進行多個副本的存檔等方式。有條件的各級各類檔案機構，可以對電子檔案館藏資源進行定期的維護、及時更新和升級等，確保數據長時間、安全的保留。同時，可以通過建立多層次的防火墻系統、防黑客系統、密鑰加密技術及防毒軟件系統，確保網絡應用系統的電子檔案信息安全。另外，良好的網絡運行環境是保證電子檔案順利運行的有力保障，要保持庫房有一個恒溫、恒濕、防靜電的物理空間配置，具備防水、防潮、防火、防盜等措施，適應大環境下的電子檔案信息安全。

（三）構建高素質人才隊伍。首先，檔案管理工作者應該有正確的思想認識，堅定正確的方向，檔案管理人員在掌握專業知識的同時，需要熟悉有關檔案工作的相關法律法規，保證電子檔案的載體安全，保守秘密，保護用戶隱私權。其次，檔案管理工作者要具備扎實的檔案管理知識，并不斷的捕捉新的知識，比如，加強計算機知識和網絡知識以及數據庫知識的學習，同時要熟悉檔案業務的流程，在工作中不斷地創新觀念、大膽突破、與時俱進，拓寬服務渠道，力求及時、準確地為社會提供服務。最后，各單位要認識到檔案管理人員的重要性，為提高檔案管理人員的素質創造必備條件，比如，通過開展檔案培訓，定期委派檔案管理者出去開會交流，或者邀請專家蒞臨講座等多樣化的形式，力求提升檔案管理人員的素質。

（四）提升社會宣傳教育。首先，加強電子檔案管理中用戶隱私保護意識。個人隱私泄露是信息社會發展的毒瘤，如果任其滋長就會給信息社會的良好發展造成侵蝕，其造成的社會不良影響與損失也是相當的嚴重。為了保障公民的合法權益，我國相關的法制部門應當通過各種有效的宣傳教育形式、著手運用互聯網信息化技術，對用戶進行電子檔案的隱私保護方面的教育，只有通過合理的普法方式對公民進行宣傳教育，公民才會在意識層面加強其個人隱私保護。其次，加強電子檔案管理中用戶自律與行業自律。1.加強公民自律。一是不要在網上隨意填寫帶有個人信息的表格，如果一定要填寫，則要慎重。二是在公共網絡工具使用完畢時，對上網殘留的痕跡進行徹底清理，在網絡上留電話號碼時，數字之間用特殊符號進行隔開，避免被搜索引擎搜到。2.加強行業自律。第一，成立電子文件管理協會，協會成員互相監督，加強電子文件管理中隱私保護。第二，通過組織電子文件管理協會成員，簽訂行業自律公約，約束協會成員對隱私的不正當管理行為。第三，依據國家法律法規和電子文件管理的發展狀況，組織制定行業標準，加強對電子文件管理中隱私的保護。第四，制定電子文件管理部門從業人員的道德與行為準則，并督促協會成員共同遵守，以此規范電子文件管理人員的行為，加強對電子文件中隱私的保護。

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