醫院電子化檔案管理存在的問題與解決策略

趙雅博

【摘要】醫院管理質量的提升對醫生和患者來說都至關重要，而作為醫院優質管理的重要影響因素之一，即落實檔案現代化管理工作，這為電子化檔案管理模式應用提供了條件。但是在這一過程中，難免會存在一些有待解決的問題，為此，面對出現的這一系列問題，醫院管理者就要根據問題的實際，提出可行的解決方案。本文就醫院電子化檔案管理中存在的問題總結式分析，順勢提出問題處理的有效方法，旨在提升醫院檔案管理水平，并為同行提供借鑒。

【關鍵詞】醫院;電子化檔案;管理;存在問題;解決策略

一、醫院電子化檔案管理的意義

醫院日常工作開展的過程中，離不開檔案資料的輔助，由于電子化檔案具有操作便捷、檢索快速、信息全面等特點，所以電子化檔案具有較高的實用價值，能使醫院更好地為患者服務。言而總之，醫院電子化檔案管理工作水平的提高，于醫生、患者、患者家屬而言，都是極其有幫助的，而且還能有效地發揮電子化檔案的優勢，從而有助于更好的處理醫生與患者之間的關系。傳統的紙質檔案早已跟不上時代發展的步伐，因此，要繼續加大醫院電子檔案的管理，實現醫院檔案管理的完整性和安全性，提升檔案的利用率，保證醫院檔案能更好地為醫生和患者服務，并更好地緩解醫患矛盾，營造和諧的、健康的就醫氛圍。可見，運用電子化檔案管理方法于醫院管理環節，有利于逐步提升醫院管理水平，加快醫院現代化發展步伐。

二、醫院電子化檔案管理環節常見阻力

（一）醫院電子檔案管理模式有待優化。醫院檔案的有效保存和管理，對于醫院工作水平的提高有很大的幫助。但是在醫院檔案管理的過程中，因受傳統管理模式的影響，部分檔案仍是以紙質檔案的形式保存，因此其抗風險能力不強，倘若遇到火災、地震等自然災害，所保存的紙質檔案定會受到嚴重的破壞和影響，從而導致檔案不能完整保存。一旦醫院檔案內容完好性無從保證，那么檔案資料有效性會大幅降低，這對醫院電子化管理將起到阻礙作用。從長遠角度來看，應順應時代發展趨勢，適當改進電子檔案管理模式，這是電子檔案優勢發揮、醫院現代化管理的基本要求。否則，檔案價值會大大降低，并且醫院發展將舉步維艱。

（二）檔案管理方法有待改進。隨著社會的不斷發展和進步，我國的科技日新月異，因此，在現代化的這一大背景下，醫院檔案的收集和管理方法仍舊落后，有著極其明顯的時代特征，這就要求醫院不斷改進檔案的管理模式和管理方法，不斷提高醫院檔案管理的規范性。然而，在電子化檔案管理的過程中，由于醫院檔案管理者缺乏專業的管理知識，而且對于現代辦公軟件的使用也不盡熟練，因此難免會在醫院電子化檔案管理的過程中遇到一些問題，致使醫院檔案管理不太規范和完整。因此，我國的醫院檔案管理也要跟上時代發展的步伐，不斷的改進管理模式，從而極大限度地加大醫院電子化檔案管理的力度。

（三）檔案管理體系不健全。醫院檔案部門在管理人員和檔案的過程中，沒有較為完善的管理體系，這是收集和整理檔案環節的一大缺失。首先，對該部門的人員的管理上，沒有行之有效的管理方案，造成部分檔案工作者工作態度散漫，最終使得大部分檔案不完整。其次，在對檔案的保管和存檔上，缺乏對資料的檢查管理，大大降低資料的真實性。最后，檔案部門的設備的缺乏有效的管理，使得大部分檔案設備損壞嚴重，而維修不及時，造成工作效率降低。

（四）各部門之間的溝通欠缺。醫院檔案部門一直是醫院比較忽視的部門。一方面，由于醫院自身認為教育工作應該是教學的重點，而檔案管理與教育關系不大，因此，對該工作的內容也無暇顧及;另一方面，醫院領導、教育工作者就該工作的性質了解不夠，以為檔案部是一個單獨的部門，與教育工作者的工作沒有太大的聯系，使得該部門在收集和整理資料的過程中，常常受阻。不僅如此，部分檔案工作人員對此項工作的沒有正確的服務意識，在整理和搜集資料環節上，一般只是醫院現有的資料加以記錄和整理，對其歸檔和保管，與教育工作者以及醫院領導之間的溝通少之又少，這也解釋了醫院檔案缺失的根本原因。

三、醫院檔案優質管理的有效策略

（一）循序式提升醫院檔案管理質量。新時期，醫院管理要求逐漸提高，以檔案管理工作為例，檔案電子化管理要求日益細化，這在一定程度上能夠確保醫院檔案管理的安全性。究其原因，醫院檔案管理工作是集專業性和技術性為一體的工作，因此，醫院檔案的管理人員不僅要懂得專業的檔案管理知識和技能，還要會使用現代化的設備，注重對醫院檔案的檢查和鑒定，及時地將檔案進行分類、整理和歸檔，推動醫院檔案管理工作向專業化、系統化方向發展，進而優化檔案管理質量，循序式提升檔案管理水平。

（二）完善電子檔案管理模式。在醫院檔案管理的過程中，為了保證檔案的安全性和完整性，醫院要加強電子化檔案的管理力度，不斷完善醫院電子化檔案的管理。當然，在醫院檔案進行歸檔的時候，電子化檔案所遇到的問題，都要采取一定的措施，從而提高醫院電子化檔案管理的質量。當然，醫院電子化檔案保存的過程中，也要兼顧紙質檔案管理工作，做好兩種類型檔案管理模式的轉換和銜接，以此保證檔案資料的完整性和真實性。對于電子檔案管理工作來說，勢必要做好風險防范工作，針對檔案資料進行全方位的安全管理，避免出現檔案資料丟失、內容篡改等現象。

（三）提高檔案員的綜合素質。信息時代悄然而至，在這一時代背景中，檔案管理員應對自我嚴格要求，以最新管理要求進行自我約束，推動檔案管理工作有序開展。具體來說，醫院為檔案管理員組織系統化培訓，并聘請經驗豐富的講師傳授理論知識，以及電子檔案管理技巧，以此提高檔案管理質量，確保電子檔案管理的階段性目標順利完成。教育培訓過后，使其具備一定的檔案管理專業知識和技能，并且要有良好的管理意識和工作的責任心，爭取在短時間內適應電子檔案管理模式，為醫院患者帶來優質服務，最終醫院檔案電子化管理工作能夠順利進行。

（四）加強各個部門之間的溝通與協調。加強各個部門之間的聯系，是檔案收集和整理工作開展的必要條件。一方面，醫院應該就該工作予以重視，同時提高醫院教育工作者、醫院領導以及工作人員的資料存檔的意識。例如，對重要的院內活動以及會議，醫院領導應該讓檔案部的人員及時參與，從中了解醫院活動的內容，從而更全面地建立檔案;另一方面，教育工作者應該積極配合檔案部工作，在檔案部收集資料的過程中，盡量提供一些有價值、有記錄意義的文案、聲像等資料。不僅如此，檔案部內部的人員也應該認真對待檔案收集和整理工作，而非僅限于表面資料的整理。

（五）完善檔案管理體系。檔案管理體系優化的過程中，主要從兩方面工作入手：一方面，要加強對人員的管理，實行績效考核體系，定期檔案工作人員的任務內容進行合理劃分，并將資料整理和收集工作落實到個人。例如，檔案管理中，分為文案檔案、教學檔案、基建設備檔案、會計檔案以及聲像實物檔案等，對不同的檔案收集和整理劃分到每個小組中，由各個小組成員進行統一協作，將收集、整理、抄錄等環節落實到位。并對其資料的完整度進行定期的核查，同時根據任務量的不同，給予獎懲;另一方面，安排專門的人員對檔案部的設備進行管理和維護，以提高設備的使用效率，讓檔案收集和整理工作順利開展。

四、結語

總而言之，要加強醫院檔案的管理，結合醫院檔案管理實際探索電子檔案管理路徑，以此提升醫院檔案管理質量，進一步發揮醫院檔案管理的價值，使得醫院檔案能為醫生和患者服務。

【參考文獻】

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