高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀與對策

張阿敏

【摘要】當(dāng)前，我國的一大基本制度為戶籍制度，有利于社會(huì)秩序的維護(hù)。對于高等院校的保衛(wèi)部門而言，學(xué)生戶籍檔案管理至關(guān)重要，在日常工作中極其關(guān)鍵。近年來，高等院校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，在此背景下以往戶籍管理制度優(yōu)勢逐漸弱化，已無法達(dá)到社會(huì)發(fā)展需求。基于此，本文分析了高等院校學(xué)生戶籍檔案管理的現(xiàn)狀，并且提出相關(guān)對策。

【關(guān)鍵詞】高等院校;學(xué)生;戶籍檔案管理;現(xiàn)狀;對策

從高等院校學(xué)生的角度來講，戶籍檔案發(fā)揮著不容小覷的作用，可作為身份識別的關(guān)鍵憑證。戶籍檔案管理工作是高等院校中的一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，其復(fù)雜度較高，專業(yè)性以及政策性較強(qiáng)。現(xiàn)階段，我國戶籍與土地制度改革不斷加劇，在此背景下高等院校學(xué)生戶籍檔案管理改革日益深化。

一、高校學(xué)生戶籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理難度加大。1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)混亂。根據(jù)戶籍檔案工作實(shí)際情況來看，在每一年度，高等院校存在兩大高峰：一是6月份的戶籍檔案工作，二是9月份的戶籍檔案工作。在這兩個(gè)時(shí)間段中，需要完成大量工作。在戶籍檔案工作中，該時(shí)期的數(shù)據(jù)信息相當(dāng)重要，是其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。通常而言，高等院校戶籍檔案管理者數(shù)量較少，當(dāng)處于高峰階段時(shí)，即使增加幫手，仍舊容易發(fā)生缺乏規(guī)范性等現(xiàn)象，對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生不利影響，導(dǎo)致其混亂不堪，為后續(xù)日常工作埋下隱患。2.信息變更頻繁。首先是身份證的重復(fù)辦理。根據(jù)戶籍和居民身份證的管理制度，凡是年滿十六周歲公民必須辦理居民身份證，一人一證。當(dāng)新生入學(xué)后，需要辦理學(xué)校集體戶口所屬管地的當(dāng)?shù)鼐用裆矸葑C;畢業(yè)后異地勞動(dòng)就業(yè)，必須重新辦理。這樣大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，在四年期間需要更換兩次身份證，造成資源的浪費(fèi)和戶籍檔案管理的混亂。再有就是學(xué)生畢業(yè)后多次改派，學(xué)校統(tǒng)計(jì)數(shù)字不停變更，形成歸檔流程復(fù)雜化、立卷統(tǒng)計(jì)多變，對戶籍檔案的歸檔流程的極其不利。3.留存戶籍檔案猛增。近些年，我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，隨之對高校畢業(yè)生產(chǎn)極大影響，不僅為其帶來多樣性就業(yè)機(jī)遇，也使其面臨巨大挑戰(zhàn)。從客觀角度來講，有大量機(jī)會(huì)可供高校畢業(yè)生選擇，而且延長了就業(yè)周期。如此一來，在高等院校中，當(dāng)開展戶籍檔案管理工作時(shí)，更多畢業(yè)生選擇將戶籍留在學(xué)校中，導(dǎo)致戶籍管理工作越來越艱巨。

（二）業(yè)務(wù)性質(zhì)模糊。1.管理權(quán)限受限。通過探索學(xué)生戶籍檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，具有兩種工作性質(zhì)：一種是公安局戶籍管理部門工作性質(zhì)，另一種是學(xué)校檔案管理部門工作性質(zhì)。在高等院校中，當(dāng)前所開展的學(xué)生戶籍檔案管理工作，由保衛(wèi)部門承擔(dān)。雖然此項(xiàng)工作是檔案管理的一部分，但是與檔案管理存在較大差異，通常主要有兩種權(quán)限：一是保管，二是借用，而備案等權(quán)限缺失。不過當(dāng)開展實(shí)際工作時(shí)，面對戶籍檔案，要使其作用得到充分發(fā)揮，提高其準(zhǔn)確性與便捷性等，必須具備相應(yīng)權(quán)限。2.技術(shù)支持受限。根據(jù)公安局實(shí)際情況來看，當(dāng)前戶籍部門在辦公時(shí)可確保自動(dòng)化，而針對大部分高等院校檔案部門而言，同樣可以滿足辦公自動(dòng)化的需求。學(xué)生戶籍檔案管理在辦公過程中能夠達(dá)到簡單自動(dòng)化要求，不過要對接三方面的辦公自動(dòng)化，仍需長期努力，其難點(diǎn)較多：其一，在公安局中，所構(gòu)建的戶籍管理系統(tǒng)存在一定弊端和漏洞，在高等院校集體戶籍方面，缺乏專門的管理模塊，雖然高等院校自主選擇相關(guān)管理平臺，但是難以與公安部門戶籍對接，公安局仍舊掌握主導(dǎo)權(quán)。其二，相較于高等院校檔案工作，戶籍檔案管理內(nèi)容不夠豐富與多樣，絕大部分高等院校并未構(gòu)建專門的戶籍檔案管理辦公系統(tǒng)。3.從業(yè)素質(zhì)受限。對于學(xué)生戶籍檔案而言，基層管理者至關(guān)重要，是其管理基礎(chǔ)的決定因素。現(xiàn)階段，承擔(dān)基層戶籍檔案管理工作的人員往往有兩個(gè)，一是輔導(dǎo)員，二是學(xué)生班長，但是這部分人員并未詳細(xì)掌握學(xué)生戶籍遷移管理規(guī)則與要求及其服務(wù)意義，而且尚未清楚了解遷移管理流程，其自身缺乏這方面的工作技能。不過在學(xué)生戶籍檔案管理過程中，這是第一步，需要收集、整理以及上傳戶籍，成為戶籍管理工作質(zhì)量的一項(xiàng)決定因素。

（三）服務(wù)功能繁雜。戶籍制度具有兩項(xiàng)基本職能，分別為證明公民身份與提供人口數(shù)據(jù)。在戶籍管理工作開展期間，大量功能附加其上，比如就業(yè)功能等。諸多需求要被滿足，主要包括結(jié)婚登記、購買房產(chǎn)、公務(wù)員考試、手機(jī)卡辦理、駕校報(bào)名等等。在高等院校教書育人過程中，戶籍檔案管理占據(jù)著相當(dāng)重要的位置，是其必不可少的一部分，密切聯(lián)系思政教育。少數(shù)高等院校的學(xué)生并未形成清晰、強(qiáng)烈的戶籍意識，沒有掌握戶籍遷移政策，無法在第一時(shí)間處理此項(xiàng)問題。同時(shí)，高等院校畢業(yè)生有許多顧慮，在一線城市中，為得到落戶指標(biāo)，早早進(jìn)入“預(yù)就業(yè)”階段，對高等院校教育秩序造成較大干擾。為此，戶籍管理需要具備服務(wù)育人的職能。

二、高校學(xué)生戶籍檔案管理對策

（一）全面清點(diǎn)，核準(zhǔn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。從高等院校戶籍檔案的角度來講，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不容小視，當(dāng)確保其準(zhǔn)確性時(shí)，能夠?yàn)榇隧?xiàng)工作提供重要保障。由于主觀因素以及客觀因素的共同影響，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化出錯(cuò)，這與自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的時(shí)間無關(guān)。如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)混亂或者出現(xiàn)失誤等，均會(huì)對當(dāng)事人產(chǎn)生不良影響，導(dǎo)致其面臨大量麻煩，與此同時(shí)大幅增加管理者負(fù)擔(dān)，因此需要全面清點(diǎn)、檢查并彌補(bǔ)缺失。

（二）廣泛宣傳，強(qiáng)化法制意識。針對法律而言，其內(nèi)容往往以當(dāng)事人為主體，對這一主體的權(quán)利與義務(wù)作出規(guī)定，作為一種社會(huì)規(guī)范，可以約束全體社會(huì)成員。從法律意識的角度來說，以人為主體，面對現(xiàn)行法以及法律現(xiàn)象，所形成的觀點(diǎn)、知識以及心理態(tài)度。當(dāng)越來越多的人根據(jù)法律規(guī)定行事時(shí)，可以更好開展工作。但是如果許多人并不按照法律規(guī)定行事，那么工作開展難度非常大。因此，應(yīng)該以戶籍檔案為對象，加大法律宣傳強(qiáng)度，使其成為常規(guī)化管理的一部分，從而確保戶籍檔案管理兩項(xiàng)特性，一項(xiàng)是穩(wěn)定性，另一項(xiàng)是持續(xù)性。針對全體戶籍檔案管理人員，在法律方面增強(qiáng)他們的意識，利用各種渠道開展宣傳活動(dòng)，讓越來越多的管理人員了解并應(yīng)用法律知識，清晰認(rèn)知此項(xiàng)工作的重要性，進(jìn)一步提升他們的自身素質(zhì)。

（三）多方溝通，爭取合作共贏。面向公安局戶籍部門，拉近與其之間的距離，加強(qiáng)兩者的溝通與互動(dòng)，得到更多權(quán)限，并且達(dá)到普法宣傳所提出的互補(bǔ)要求。同時(shí)，以學(xué)校檔案部門為對象，加強(qiáng)彼此之間的溝通，提高工作規(guī)范性，并且在技術(shù)方面提供更大支持。此外，面向?qū)W生工作部門，加強(qiáng)與其之間的溝通，進(jìn)而作用于管理和服務(wù)，促使兩者實(shí)現(xiàn)共贏。

（四）內(nèi)涵提升，滿足服務(wù)需求。在高等院校中，當(dāng)開展學(xué)生戶籍檔案管理工作時(shí)，需要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)，改變重視管理而輕視服務(wù)的現(xiàn)狀，而應(yīng)主動(dòng)服務(wù)，并且創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。與此同時(shí)，將技術(shù)和服務(wù)集為一體，創(chuàng)新服務(wù)方式。公安部門應(yīng)該適時(shí)、合理引導(dǎo)與監(jiān)管等，由此在不同學(xué)校之間以及不同城市之間，適時(shí)聯(lián)網(wǎng)管理，滿足網(wǎng)上遷移的需求，高等院校中各個(gè)年級的學(xué)生都能夠出具有效證明，以此直接進(jìn)行戶籍遷移。

（五）專兼同訓(xùn)，健全從業(yè)隊(duì)伍。在高等院校中，當(dāng)開展學(xué)生戶籍檔案管理工作時(shí)，并未配備大量專職管理者以及兼職管理者，當(dāng)處于高峰階段時(shí)，要在限定時(shí)間中完成管理工作，應(yīng)該臨時(shí)選擇和派遣幫手。當(dāng)前，這一方面的服務(wù)項(xiàng)目越來越豐富，同時(shí)日常工作的復(fù)雜度不斷提高。而此項(xiàng)工作專業(yè)性較強(qiáng)，要確保工作質(zhì)量，必須培訓(xùn)管理人員。組建兼職隊(duì)伍，同時(shí)培訓(xùn)專、兼職人員。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過探索高等院校戶籍管理制度發(fā)現(xiàn)，對高等院校畢業(yè)生就業(yè)具有一定限制作用，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，必須改進(jìn)與完善學(xué)生戶籍檔案管理，從而為大學(xué)生生活學(xué)習(xí)提供幫助，對學(xué)校管理產(chǎn)生有利影響，維護(hù)社會(huì)秩序。因此，高等院校需要以相關(guān)實(shí)際情況為依據(jù)，科學(xué)、合理制定可行性較強(qiáng)的戶籍檔案管理對策，從而為高校學(xué)生提供更好服務(wù)。

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