高校研究生電子檔案管理存在的問題及對策

張曉燕

【摘要】對高校研究生電子檔案管理中存在問題和對策的探究，是現代高等教育和社會發展的需要。現實中，研究生電子檔案的管理仍然存在不足，影響了資料價值的發揮和利用。本文通過對高校研究生電子方案管理問題的分析，提出了有效解決的方案和應用價值。

【關鍵詞】研究生電子檔案;檔案管理;問題;對策

研究生電子檔案是指高校在研究生的學習、科研、活動、取得成績等管理過程中形成的有效、有價的各種記錄和資料，需要通過多個載體進行保存并保管，以實現高校乃至社會對檔案的應用價值。隨著21世紀電子時代的到來，高校的人才培養質量、培養效果不斷受到關注與重視，客觀上要求高校必須緊跟時代發展，加強研究生在校期間的資料積累與科學保管，在保證檔案運行機制的基礎上，提供相應的智力和信息支撐，實現檔案信息在研究生在學及離校后的很長一段時間內為社會提供能夠反映研究生品德和能力等綜合素質的真實情況的利用功能，促進研究生電子檔案管理水平的提高和高校的整體發展。

一、高校研究生電子檔案管理特點及作用

高校研究生電子檔案具有檔案的有價、真實、保密等共性，以及檔案為高校和社會提供利用等作用。

（一）高校研究生電子檔案管理的特點。高校研究生的電子檔案，是指研究生在學期間所形成的思想品德、教學情況、科學研究、獎懲情況、參加活動、畢業就業等方面產生記錄和原始資料被錄入計算機后的數據集合體，較紙質版檔案具有更小的空間和更快的利用速度。高校應加強對復雜和零碎、信息來源分散、范圍大的資料收集工作，并保證原始完整和錄入系統后的電子數據真實可靠等環節監控，凸顯電子檔案的容量、分類以及便于利用和統計等特點，提升對研究生教學檔案資料、實物、數據的價值認定和保密能力，最大限度地實現檔案利用價值。

（二）高校研究生電子檔案管理的作用。《研究生教務管理系統》是高校研究生教學檔案的電子管理平臺之一，收納了研究生招生入學、在學成績、獲獎評優、科學研究、取得成果以及學位授予、畢業就業等記錄和信息，反映了在專業設置和培養方案執行中，每一位研究生的學習能力、專業知識基礎、科研創新、工作能力、特長優勢等整體素質和潛在能力，具有較高的應用價值和學術價值。高校的科研系統中很大一部分信息，都是錄入的導師指導研究生所開展的科學研究成果、發表學術論文、申請到的科研課題、獲得的科研獎勵等資料數據，其中包括一些重要領域正在研究、需要攻克的，或是與國家發展息息相關的科研內容等，體現了高校培養目標的實現、高素質人才的優勢、科技服務水平的實力以及對高科技發展的促進等方面的責任和使命，也成為高校接受教學評估的寶貴依據和支撐。也就是說，通過對高校研究生電子檔案的科學管理，能夠在一定程度上為高校積累充分的信息資源，為社會提供的信息需求，并促進研究生就業、滿足社會對人才的需求等。因此，加強高校研究生電子檔案的管理，對于促進我國科學技術的創造性、實用性以及前沿學科發展、科研成果應用等方面具有重要作用。

二、高校研究生電子檔案管理存在的問題

在新時代，高校研究生電子檔案的管理工作受到不斷關注和重視，而如何開展對高校研究生電子檔案的科學管理，并有效改善現存問題已成為檔案管理人員思考的重要問題。在多年從事研究生一線教學管理的基礎上，筆者認為：其一，修改電子檔案難度低，且不留痕。盡管在對檔案管理過程中會應用一些技術，對惡意修改的情況避免，但在實際發展中仍然存在修改的情況，由于缺少特殊性，因此對檔案的原始性辨別也比較困難，因此便在一定程度上增加了管理難度。其二，在建立高效研究生電子檔案時，原件在虛擬化程序基礎下，不能進行有效的界定。相比于紙質檔案，電子檔案不一定對應相應的紙質檔案，有時可能僅為計算機上面的一個網頁，在使用后可能會被刪除或者復制，便不再存在原件，考究也比較困難。其三，由于技術的發展，計算機的不同技術也在不斷更新，電子檔案也需要順應更新的技術不斷發展，因此便導致電子檔案的格式等方面內容也要不斷更改。其四，對電子檔案信息采集存在一定的困難。在建立并管理研究生檔案管理過程中，相關的工作人員需要同時掌握多種不同的技術，在懂得建立紙質檔案原則的基礎上，還需要對計算機不同的技術和方法進行熟練的應用。現實中，因管理人員缺乏業務知識、自身能力有限以及管理設備相對匱乏等因素，致使電子檔案的利用不夠充分，管理效果不佳。其五，相比于傳統的紙質檔案，電子檔案的存儲載體并不固定。在對電力檔案管理應用時，管理人員需要結合實際情況采用不同的輸出方式，對一些存儲比較長年限的檔案應該定時復制、轉化存儲的載體，有可能造成原始性受到影響，有時甚至難以保證電子檔案的原始性。

三、優化高校研究生電子檔案管理的途徑

（一）提升檔案管理人員素質。對于電子檔案管理人員而言，不僅需要對傳統紙質檔案管理的技能掌握，同時還需要結合時代需要，對不同的現代化管理技術進行熟練應用。在實際檔案管理過程中，管理人員應珍惜專業知識交流和培訓的機會，加強對自己業務處理能力的提升，把握對現代化管理手段和方法的充分應用，以保證檔案的真實、原始和電子數據的保密、有價。同時，要加強敬業愛崗精神的培養和自身綜合素質的提高，增強職業道德素養、責任感以及對檔案工作“重要而不受重視”的消極觀念轉變，努力學習電子檔案管理技術和方法的相關知識，積極開展對檔案管理的手段、模式進行有效創新的研究，不斷推動高校研究生電子檔案的科學管理和電子檔案管理質量的提升。

（二）健全電子檔案管理規范。目前，我國的電子檔案管理標準日趨完善，根據中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關規定，“對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門的機構或人員負責，以保證管理工作的連續性，注意在與同時存在的紙質檔案或其他載體文件時，要在內容、說明及描述上保持一致等”也凸顯了對于專人專管的機構、素質以及制度完善等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應針對管理中遇到的困難、存在不足、突發事件等問題進行有效發掘，首先建立管理中的操作規范，避免在后續不同環節出現損害。其次，要借鑒傳統紙質檔案的管理標準來鑒定電子檔案的有價和保管期限，在實踐中不斷更新與完善，促進高校研究生電子檔案管理的不斷規范。

（三）促進研究生電子檔案管理現代化、一體化體系建設。相比于傳統的紙質檔案，電子檔案有自身的優勢，但同樣也存在不足。比如，研究生電子檔案建立的過程中，首先錄入信息的是研究生本人，之后，高校的研究生信息管理員需要對數據的真實、完整進行校對，然后由管理部門進行數據打印、引導研究生核對信息、明確準確性后簽字交回，再由信息管理員對信息進行系統修改，最終形成可靠、真實的研究生個人電子檔案。這個過程可能很復雜，時間也許很漫長，必然存在著資料的失真、缺失、甚至被篡改內容等環節失誤和隱患，只有管理人員的操作是遠遠不夠的，相關程序和權限需要嚴格遵守，技術維護和過程監控，技術人員對形成的設備和軟件進行充分理解和掌握，并對相關設備、計算機軟硬件的關聯或權限進行設置。另外，需要專管部門加強對紙質檔案實現電子化的過程和細節的要求、監控，達到共同促進電子檔案處理的現代化、一體化發展的宗旨。

四、結束語

綜上所述，計算機技術的發展，促進了高校研究生檔案的電子化，也對管理質量和水平提出了更高的要求。高校應在遵照國家法規、遵循教學規律的前提下，建立健全檔案工作規范，重視人員的教育培養和能力培訓，關注個人發展需求，促進科學手段的運用和電子檔案管理現代化、一體化的發展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質量。

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