革新高校檔案管理體制面臨的問題、方法及路徑

劉存強

【摘要】受到傳統工作流程以及觀念的影響，高校檔案工作比較滯后，信息技術以及新媒體技術等在其中的應用還比較淺薄，檔案服務水平及質量偏低，難以為高校事業健康持續發展提供信息保障。基于時代的信息化發展趨勢，高校檔案管理工作也要與時俱進，聚焦高校檔案管理人員的基本服務現狀，高校檔案管理工作必須進一步制定完善的信息機密標準，確定檔案管理工作的流程以及信息服務體系，明確高校檔案的自身價值。本文針對高校檔案管理工作現狀，探究如何革新檔案管理體制，引進新的管理理念及管理思想，促進高校檔案管理工作的優質化發展。

【關鍵詞】高校檔案管理;問題方法;發展路徑

新時代，高校的檔案管理體制雖然符合相應的工作條例，但是卻沒有針對本校的實際發展情況，構建明確的組織體系，沒有將檔案管理業務工作明確歸類到檔案行政管理的體制下，這種檔案管理體制不僅不完善，且存在很多問題。高校應基于信息技術和計算機技術的發展，擴大檔案管理路徑，從而進一步整理好檔案信息，做好檔案管理工作。

一、高校檔案管理體制存在的問題及不足

一方面，高校檔案管理工作與國家檔案管理無任何的聯系，對職工檔案以及干部檔案的管理及信息收集不足，沒有與整個高校發展聯系在一起，以至于檔案管理工作不受重視，沒有納入學校工作的總體規劃中。實際上，人事檔案、教育檔案以及科研檔案等，都是高校檔案管理的重點內容，但由于管理體制上的缺陷，導致干部與職工檔案被歸類到組織人事工作中，沒有納入學校檔案工作之中，人事檔案管理無法執行學校檔案工作規章制度;另一方面，高校檔案管理工作比較淺薄，由于管理體制上沒有明確檔案管理的信息服務職能，檔案管理人員缺乏信息服務意識，以至于檔案管理工作局限于信息收集、整理與歸檔等，沒有發揮檔案信息的價值與作用，檔案管理工作、服務、監督與管理等缺乏聯系性，無法為高校教育事業提供充足的數據與信息支持。實際上，檔案信息服務能為高校發展提供決策支持，領導層能依據檔案信息反饋明確高校教育、職工、科研等事業的發展情況，科學地決策今后教育發展與科研工作方向。可惜的是，有效利用檔案信息的高校很多，不少高校的檔案管理信息都處于封閉狀態，各部門之間的信息不對稱現象尤為突出。

二、革新當前高校檔案管理體制的方法及路徑

為進一步革新高校檔案管理體系，切實發揮高校檔案信息價值，優化高校檔案管理，工作的效率及質量，要針對檔案管理的行政性及其復雜性，重新制定新的檔案管理體制，貫徹落實，同級檔案行政管理部門的監督與指導，基于人本管理理念，切實將新時代的管理思想和管理方式引入到高校檔案管理體制中，從而加強高校檔案管理工作，提升檔案管理水平。

（一）革新編制體制，轉變檔案管理思想。高校在新時期下必須要突破傳統思想及資金投入的局限性，走出傳統管理工作的困境，突出檔案管理的重要性，讓領導層以及高校全體職工意識到檔案管理工作的價值，將以往繁重的檔案收集與整理工作轉變為流程簡化及高校的信息化工作，解決高校檔案工作的滯后性等問題。高校應該加強對檔案管理人員的培訓，促使檔案管理人員積極學習新的技術新知識，轉變傳統的管理思想，樹立新的檔案管理理念。一方面，在編制體制上，要招聘具有現代信息技術和信息意識的管理人才，解決以往人少事多的管理現狀;另一方面，旨在加強對現有管理人員的計算機信息術等培訓工作，確保現有管理人員能掌握新的管理手段，改變以往被動式的管理模式。此外，檔案管理工作體制改革中還要豐富檔案管理內容人生檔案管理服務。將檔案管理安全、規范、法制等思想，融入管理條例中，促進各部門之間的信息共享，從而使得廣大的師生以及職工能在信息共享下，在高校的發展。

（二）制定明確的信息密級標準和優化檔案，開放服務工作。信息化在各行業的普及，現如今高校檔案管理必須要做好數字化和信息化工作，實現檔案信息逐步錄入系計算機后，就必須要做好檔案，安全保管工作。高校檔案管理體制中，明確地處理好檔案的實體安全問題，為確保檔案的利用價值，將出現了破損、但能進行數字化處理的檔案盡快實現數字化錄入，也要在確保原件的安全下實現掃描和復制，確保像材料的信息完整性及安全性做好檔案信息服務工作的同時，還要做好檔案保密工作，實現檔案資源的合理利用，為了在信息公開背景下實現檔案管理工作的優化，各高校應該在維護國家安全的基礎上制定明確的信息密級標準，為信息公開提供參考標準，并且針對不同的大文件，制定不同的密級標準，確保檔案信息的有效利用。檔案開放服務工作，旨在貫徹落實以人為本的理念，轉變長此以往保守的檔案價值觀念，依據高校檔案機構保存檔案的性質內容及特點等，然后檔案管理規劃以電子文件管理、館藏數字化和檔案信息網絡服務化，作為高校檔案發展的三大主線。

（三）構建完善的檔案管理制度。檔案管理制度的優化，一方面體現在檔案管理流程上，高校要明確完善的檔案管理環節，從檔案的信息收集到整理，從資料整理到存檔，從存檔到信息共享，從信息共享到權限設置，必須要有明確的細節與準則，確保各個管理流程都能有相對應的準則，以便于開展檔案管理工作，深化師生對檔案管理流程及要求的認識。另一方面，檔案管理制度完善，要從管理模式、管理人員以及管理方法入手，革新檔案管理體制的同時，將檔案管理信息化、規范化建設融入管理條例中，管理制度中要明確檔案管理的考核制度、培訓要求以及人才引進要求等，這些都是日常檔案管理的重點。檔案管理人員的引進、培訓、考核等需要有明確的指標與標準，才能正確地開展各項管理工作，以打造優質的高校檔案管理人才隊伍。此外，檔案管理工作中，信息化建設尤為重要，檔案信息服務應該作為高校檔案管理的重點，高校關于檔案管理改革，都要圍繞這個服務開展，將檔案管理工作定位在服務型，以提升高校領導層對檔案管理工作的重視，進一步完善檔案管理制度以及政策等，將檔案管理工作納入高校整體發展規劃建設之中，以加快檔案管理制度以及管理模式的革新。

三、結語

總而言之，高校檔案管理體制改革，主要是從三方面入手：一是檔案管理人員，明確檔案管理人員的培訓與發展機制，更新傳統的檔案管理工作流程，建立完善的檔案管理機制，確保檔案信息收集、整理與整合等各項工作有序開展。二是從檔案管理方式入手，針對信息技術、數據技術的發展，大力促進各項新技術的應用，進一步促進檔案管理工作的信息化、智能化、規范化與高效化發展。三是從管理模式入手，通過檔案管理體制的革新，帶動檔案管理模式的創新，將檔案信息服務、檔案信息價值體現，作為高校檔案管理工作的新重點，以優化檔案管理工作效率。

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