信息化建設推動醫院人事檔案精細化管理

亓凡

【摘要】人事檔案記錄著技術人員的重要信息，能夠反映出技術人員的專業水平，是評價技術人員能力的重要指標。醫院干部人事檔案包含了技術人員的多角度信息，例如學歷狀態、考核結果以及進修經歷等，部分醫院甚至還記錄了技術人員的工資情況，具有完整性。隨著科技的發展，公立醫院進行了不斷的革新，為合理化醫院的人力資源管理發展創造了條件。人事檔案成了醫院評優評先、職稱晉升的主要依據，也是醫院選拔人才、創建團隊的主要手段。目前研究的重點是如何實現醫院人事檔案與信息化技術相結合，將傳統的手工管理模式革新，創建新型的信息化管理模式，并融入精細化管理內容，提高醫院人事檔案管理的效率，為我國醫學發展貢獻力量。

【關鍵詞】信息化建設;醫院人事檔案;精細化管理

一、醫院人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案管理的人才結構和信息化程度不足。人事檔案包含復雜的內容，其主要的優勢有三點：第一是專業性強;第二是保密性強;第三是嚴謹性強。鑒于此，人事檔案管理人員必須具備專業的業務能力，從而提升檔案管理的信息化程度。但是，目前我國的人事檔案管理存在著人才結構不合理、信息化程度不高等問題，尤其是無法實現檔案管理與信息科技的融合，發展緩慢。人事檔案管理需要優秀的人才擔任，但我國的人事檔案管理人員往往是后勤人員，該類人員并不能掌握相關的管理技術，醫院也未對其實施考核制度，長此以往，醫院的檔案管理效率不斷下降。另外，我國的人事檔案管理人員一般是身兼數職，難以對管理工作做到全身心的投入，正是由于時間和思想上的不足，導致人事檔案管理工作極易出現誤差，使得檔案信息混亂不堪，降低了檔案信息的利用率。

（二）人事檔案管理重藏輕用。醫院管理人員將工作的核心放在了服務質量角度，其目的是借助科技水平強化患者的醫療感受，并不在意檔案信息的使用。就目前的檔案管理來看，其仍以傳統的手工管理為主，不重視信息化和網絡化元素的融合，當查閱人事檔案信息時，浪費不少時間。再加上醫院人事檔案管理人員的不足，進一步約束了檔案信息的使用。

（三）醫院人事檔案歸檔形式簡單。在《干部檔案工作條例》中，其明確地指出了“人事檔案的分類，主要是十大類，詳細了記錄了醫院人事的相關信息。”對于醫院來說，其經常遇到人事檔案信息的查閱，只有將檔案信息實施科學化的分類，才能做到檔案信息的有效使用。但是，我國醫院人事檔案歸檔形式簡單，這一問題限制了檔案信息的查閱，例如，醫院只是簡單地對護理部的信息進行分類，并沒有明確護理的分類，如果要查閱眼科護理的人事檔案，就需要從頭到尾地翻閱，浪費了時間。

二、醫院人事檔案管理精細化的必要性

（一）精細化人事檔案管理符合時代的發展。隨著科技的發展，我國公立醫院的規模擴大迅速，醫院內部的人員由最初的幾十人增加到了幾百人，這無疑給人事檔案的管理帶來了負擔，此時如果仍以傳統的檔案管理模式進行，就會降低管理效率，造成不必要的管理誤差。精細化人事檔案管理符合時代的發展，有效地解決了傳統管理效率不足的問題，其使得醫院檔案管理更加規范化、具體化，保障了檔案管理的穩步發展。

（二）精細化人事檔案管理可提高工作效率。精細化人事檔案管理改善了檔案管理的方式，節約了檔案管理的時間，降低了管理成本，強化了管理效率，是未來醫院人事檔案管理發展的主要趨勢。精細化人事檔案管理中，管理人員借助科技水平分解了管理工作的內容，使得管理目標非常清晰，這有助于降低檔案管理的錯誤率。另外，精細化人事檔案管理將“建檔”“查閱”“歸檔”融為一體，檔案管理效率顯著提高。

（三）精細化人事檔案管理可實現檔案模式的革新。精細化人事檔案管理包含了諸多的科技元素，實現了檔案管理模式的革新，推動著醫院檔案管理的發展，在不久的將來，我國的精細化人事檔案管理將與世界接軌，檔案管理將更加人性化、規范化、科學化。精細化人事檔案管理需要建立科學的制度，并將管理制度進一步細化為三點：第一點是短期的發展制度;第二點是中期的發展制度;第三點是長期的發展制度，在不同的時期，精細化人事檔案管理實行差異化的制度。

三、以信息化推動人事檔案精細化管理

信息化技術近年發展迅速，精細化人事檔案管理未來的發展需要以信息技術作為支撐，借助科技的平臺去促進檔案管理的發展。

（一）創建合理的精細化人事檔案管理信息庫。公立醫院在近年來發生的變化是眾所周知的，其主要表現為規模的擴大，其帶來的是醫院內部人員的增加，此時將需要大量的檔案信息進行管理。對于新增的資料來說，其既包含了干部的任免資料，又包含黨員的歸屬地資料;在人力資源檔案中，檔案管理人員需整理醫院人員的考核資料、審批資料以及職稱晉升資料等;在科教部資料中，管理人員的任務是統計進修人員資料和培訓人員資料。傳統的手動式資源管理不再適用于復雜的資源管理形式，需要借助科學的數據庫進行合理的資源管理。在精細化人事檔案管理信息庫的幫助下，將人事檔案信息進行多角度的分類，例如業務能力的分類、任免情況的分類、個人情況的分類等等。除此之外，精細化人事檔案管理信息庫還制約了不同部門的資料查閱權限，極大減少了資源的浪費現象。精細化人事檔案管理信息庫保障了資源使用的高效性。

（二）完善精細化人事檔案管理系統，重視信息的安全性。精細化人事檔案管理系統配備了專業化的信息檢索功能，可根據查閱者的需求對信息實施搜索。常見的搜索內容為績效指標（KPI），其為醫院篩選出了優秀的管理人才，保障了醫院的檔案管理發展。需要注意的是，人事檔案管理系統所存在的數據均為管理人員上傳的，上傳的過程中需確保數據的準確性，不可弄虛作假。精細化人事檔案管理將醫院多方面的檔案信息整合到了一起，方便了資料的查閱。另外，精細化人事檔案管理系統為技術人員的職稱晉升創造了可能，實現了檔案信息的最優化配置，這既是時代發展的需要，也是未來醫院建設的需要。精細化人事檔案管理系統包含了諸多的隱私信息，所以醫院必須考慮信息的安全性。首先，醫院建立管理制度，重視管理工作的標準化建設，盡可能涵蓋到管理的各個環節，保障檔案管理的宏觀控制。其次，醫院的管理與信息技術結合，例如增設防火墻、殺毒程序等等，從網絡技術角度做好安全保障。

（三）增強精細化人事檔案管理的團隊建設，擴大人才力量。一切的檔案管理都需要人才的支持，精細化人事檔案管理的開展也不例外，需要優秀人才為基礎。因此，醫院必須從內心角度改變對檔案管理工作的看法，將其列為重點研究項目，引進優秀的檔案管理人才，強化醫院人事檔案管理部門的建設。另外，醫院為管理部門制定發展規劃，激發管理人員的積極性，保障管理工作的順利實施。增強精細化人事檔案管理的團隊建設，其目的是擴大人才力量，醫院應該從管理者的計算機能力角度入手，培訓其數據處理能力和檔案管理能力。要求管理人員了解先進的檔案管理技術，掌握基礎的檔案管理策略，并懂得如何實施多媒體檔案管理。在未來的時間里，醫院的檔案管理將與信息化技術結合更加密切，我國的醫學檔案管理將進入新的時代。

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