科學事業單位智能財務報銷模式探討

張建欣

摘要：人工智能正在改變著當今世界，未來十年是智能技術有史以來發展最為迅猛的時期。對財務行業而言，智能財務、智慧財務不斷涌現，財務及會計領域也勢必將經歷一場大的變革。本文以科學事業單位為例，分析當今報銷模式存在的問題，探討人工智能時代的財務報銷模式，以提高財務信息的準確性和及時性，提升財務工作效率和服務質量，促使財務人員自我升級。同時，受限于會計檔案管理的要求，智能財務報銷也面臨一定的困難和挑戰，但終將隨著電子發票等電子票據的廣泛應用而得到解決，智能財務報銷必然成為未來報銷新模式。

關鍵詞：人工智能；科學事業單位；財務報銷

一、引言

2016年7月，中共中央辦公廳印發了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號文），要求堅持“放、管、服、落”結合，簡政放權，為科研人員松綁。但是，科研經費報銷等事務性工作仍占據了科學家大量精力和時間，影響了科學家潛心從事科學研究。

在這一背景下，隨著人工智能在財務領域的運用，智能財務報銷模式就有了其形成和發展的必然性。智能財務報銷將利用信息化手段，實現智能報銷、審核、付款、記賬等全流程電子化，不僅能夠解放科研人員，還能使財務人員逐漸脫離基礎性、重復性的日常工作，向管理會計轉型，提高所在單位的財務管理水平，為科研人員提供更好的財務服務。

二、當今財務報銷模式中存在的問題

幾千年來，我國會計核算和財務管理一直是以算盤為代表的手工會計，直到1979年在財政部的支持和直接參與下，才出現了第一個會計電算化試點企業。后來隨著計算機的普及，電算化會計軟件實現了數據處理的自動化，提升了會計核算的計算速度，增強了存儲能力，這是對手工會計的高度仿真——把賬簿變成了屏幕，把算盤變成了鍵盤，逐步形成了以會計電算化為代表的核算型財務系統。

基于會計電算化的財務報銷模式，一般包括排隊取號報銷、收單式報銷、投遞式報銷、網上報銷等形式，不同的報銷形式各有特色和優勢，但都存在相同的問題。

（一）財務報銷時間長、效率低

財務審核工作是財務部門重要的基礎性工作之一，而隨著我國科研事業迅猛發展，科研經費投入不斷增加，各類經費根據資金來源確定資金用途，給財務審核工作帶來不小的挑戰。財務人員不僅每天要審核大量的原始憑證，還需要對業務流程進行審核，同時要隨時解答和講解各種報銷業務中存在的問題，審核完成后還要進行賬務處理，保障科研經費使用準確的會計科目進行記錄和反映。如此快節奏且出錯率高的工作給財務人員帶來了巨大的工作壓力。

此外，報銷人員填制每張原始憑證后還要根據業務類型及金額進行線下層層審批，當財務人員接到報銷憑證后，若審核通過，則直接進入財務付款流程；若審核未通過，還要退回報銷人進行修改。在這個反復的過程中，占用了報銷人員大量的工作時間，顯然這種方式不利于科研業務有序發展，整個財務報銷工作消耗人力成本高、單據處理效率低。

（二）財務信息質量不高

目前的財務報銷工作主要是依靠財務人員根據自己的財會專業知識逐筆人為判斷來完成，因此人為因素影響是肯定存在的。不同的財務人員審核同一報銷單據也會由于個人經驗等問題而產生不同的結果，當然也存在判斷失誤等問題，導致財務信息質量不高。而且現有財務系統無法形成完全電子化的會計資料，對科研管理的支撐能力、支持效率和便利化程度不夠。同時，財務報銷由于存在人為因素影響，存在一定的審計風險。

三、人工智能在財務報銷領域的應用

2017年7月，國務院印發《新一代人工智能發展規劃》，提出了面向2030年我國新一代人工智能發展的指導思想、戰略目標，將人工智能的發展推向新高度。財務機器人的出現，使得人工智能在財務報銷領域的應用變成現實，已經有少數企業走上了初級人工智能應用之路，科學事業單位在這方面的創新和實踐也進入起步階段。

（一）智能財務報銷模式新思路

1.智能財務報銷模式的構建

智能財務報銷模式是指通過智能化設備，如智能手機、掃描儀等，將原始票據拍照或掃描成電子版資料，同時自動提取和識別原始票據上的所有完備信息，并生成可用的結構化票據元數據，轉化為會計核算所需的信息化格式，自動生成報銷單并計算金額，通過智能化設備直接提交進入下一審批環節。各級審批人可通過智能化設備，隨時隨地查看待審批單據，包括發票、附件等材料，并進行線上審批。

2.自動付款及生成財務憑證

利用銀企互聯系統實現自動付款。銀企互聯系統是指單位財務報銷軟件與銀行之間建立的鏈接平臺，為雙方提供資金數據的聯接并實現即時的資金交易。簡單來說，對于業務流程短、審批簡單的報銷單據，財務人員可通過設置量化規則實現智能審核，審核完成后，直接將報銷金額匯款到報銷人填寫的相應的賬戶中，實現自動付款，而不需要財務人員登錄單位網銀系統進行手工錄入和復核。對于相對復雜的業務，財務人員可進行多級線上復核審批，審批通過后進入自動付款流程。付款完成后，智能財務軟件根據機器學習得到的財務知識，從結構化票據元數據自動生成高質量的記賬憑證，進一步完成會計核算工作。

（二）智能財務報銷的優點

1.解決財務人員審核痛點，提高工作效率

智能財務報銷的運用使單位業務流程高度自動化，票據錄入和會計核算都由智能化設備集中完成，替代了傳統財務流程中基礎性、重復性的手工操作，減少了財務人員的重復勞動及工作壓力，提高了相關財務信息的準確性和及時性。

一方面，利用人工智能自動識別、采集信息，根據設置好的標準進行智能審核，替代傳統業務流程的逐筆人為判斷，消除了人為因素影響，防止了手工填報可能出現的錯誤。同時，按照既定的規則進行加工轉化，實現了無人值守情況下的智能審核，最大限度降低了違規風險，并且實現了智能記賬和經費管理。另一方面，智能財務報銷模式也為報銷人員提供了更為快捷方便的報銷服務，移動審批方式縮短了傳統線下審批時間，進一步提升了財務服務質量和工作效率。

2.智能報銷采集的數據更為全面，質量更為可靠

智能報銷模式采集的大數據不僅包含財務信息與非財務信息，還包括結構化數據與非結構化數據，高質量的大數據可以很方便地逐步添加科研績效評價、內控與審計、精準預算等功能模塊，再對這些數據進行有效的過濾和篩選后進行分析，從而得出有價值的結果。智能錄入獲得更豐富的票據元數據和影像數據，可彌補傳統財務信息系統輸出信息有限的弊端。同時，智能化設備完成任務的每個步驟都可被監控和記錄，這就使得內部控制工作可以更加精準有效，審計工作也能做到精準全覆蓋。

智能財務報銷模式獲取和生產的大數據無論是在廣度和深度上還是在質量和數量上都將遠遠超過傳統財務系統能得到的財務數據，對進一步擴展財務管理和服務功能有長遠的重要意義。

3.智能財務報銷促使財務人員轉型

智能財務報銷的應用，將改變傳統的會計崗位設置，一些基礎性、重復性的工作崗位將被人工智能取代。這意味著，缺乏主動持續學習能力、對新技術缺乏關注同時綜合素質不高的財務人員最容易被人工智能替代。

但壓力也是動力，被淘汰的危機感會激勵財務人員自我提升，使其從繁雜的工作中解脫出來，更有時間和精力進行知識的更新換代，不斷學習綜合性財務知識，熟悉單位業務，將財務管理與業務管理相結合，將工作重心更傾向于內部控制、預算管理、績效評價等工作，從而由日常核算向財務管理和服務轉型，再向決策管理方面轉型。

（三）智能財務報銷面臨的困難和挑戰

智能財務報銷模式的應用雖然存在諸多優勢，但無論在技術上還是在政策上，仍然面臨一定的困難和挑戰。

1.財務票據智能錄入與智能核算的準確性問題

讓計算機從紙質原始憑證中自動準確地提取出有效關鍵信息、將非結構化數據轉化為后續財務核算需要的結構化數據，是智能財務報銷有效使用的前提。在滿足這一要求的前提下，讓計算機具備財會專業知識也是實現會計核算自動化的關鍵。這些專業知識不僅包含會計準則、會計規章制度以及政策法規等顯性知識，還包括工作經驗、應用技巧以及對法律法規的理解和對非常規業務事項的會計處理方法等隱性知識，而這些財會專業知識通常難以簡單地規則化。但是隨著人工智能的不斷發展，這些關鍵技術在未來必將得到解決。

2.會計檔案的歸檔問題

智能財務報銷完成后形成的電子化會計檔案，如果僅以電子形式保存，會節省時間和減少資源消耗，但根據2015年12月最新的《會計檔案管理辦法》，從外部取得的非電子形式的會計資料（如增值稅專用發票等紙質發票），應按照發票來源最初形式存檔，即使掃描成電子版進行智能報銷，仍然要將紙質原始會計資料歸集存檔，并要滿足日后各類人員查找翻看的需求。這樣不僅不能給報銷人員帶來便利，反而使報銷流程更加繁瑣，增加了工作量。

但是電子發票在未來的廣泛使用必將解決這個問題，同時，智能財務報銷也能發揮電子發票等電子原始憑證的優勢，將其真正納入會計循環中。智能財務報銷模式形成的電子會計檔案可直接無紙化歸檔保存，方便歸檔后的調閱、審計等工作，也為后續監管、決策快速便捷地提供財務依據。而無論是從環境保護還是從提高會計信息化水平來看，會計檔案無紙化一定是必然趨勢，電子發票的推廣應用也在一定程度上推動了會計檔案無紙化的進程。

四、結語

任何新事物的產生都是為了更好地服務社會，人工智能的發展必將推動未來財務報銷模式的改革。智能財務報銷模式不僅能節省工作時間、提升工作效率，還能促使財務人員轉型、提高財務管理水平。因此，智能財務報銷必將是迎合未來發展的財務報銷新模式。

參考文獻：

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[2]于倩.淺析財務云背景下財務管理模式的轉型[J].中國集體經濟，2019，8（3）：146-147.