企業(yè)檔案信息化建設的路徑分析

袁金會

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展歷史的真實記錄，以檔案為依據(jù)，不僅可以知曉企業(yè)的過去，同時也有利于企業(yè)制定科學的發(fā)展戰(zhàn)略，推動企業(yè)的更好發(fā)展，因此，做好企業(yè)檔案管理十分重要。檔案信息化建設使企業(yè)提高檔案管理水平的重要手段，實現(xiàn)檔案信息化，可以提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進檔案信息的高效利用，更好地服務企業(yè)發(fā)展。本文就企業(yè)檔案信息化建設的路徑作了相關(guān)分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;信息化建設

引言

隨著企業(yè)改革的深入，對企業(yè)檔案工作也提出了更高要求。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實記錄，做好企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)參與市場競爭，提高經(jīng)營管理水平具有重大現(xiàn)實意義。基于企業(yè)發(fā)展需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適用，不利于企業(yè)檔案價值的高效發(fā)揮，對此，必須加以改進和創(chuàng)新。信息化建設是企業(yè)檔案工作改革的重要目標，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案工作方式，可以提高檔案工作效率，保證檔案工作質(zhì)量，進而更好地發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的作用。

1 企業(yè)檔案信息化建設重要性分析

企業(yè)檔案信息化建設就是利用信息技術(shù)來推進檔案工作的有序開展的過程。對于企業(yè)而言，企業(yè)經(jīng)營過程中會產(chǎn)生許多信息，而這些信息是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的真實記錄，將這些信息歸成檔案，可以更好服務企業(yè)，進而有利于企業(yè)的更好發(fā)展。然而長期以來，企業(yè)檔案工作停留在傳統(tǒng)模式下，檔案信息靠人工采集，檔案以紙質(zhì)為主，人工方式不僅效率低下，而且容易造成檔案信息的失真，而紙質(zhì)類的檔案利用率不高，且在多次利用過程中會出現(xiàn)丟失、破損的情況，進而影響到檔案信息的真實性、完整性。推進檔案信息化建設則可以有效避免上述問題。推進檔案信息化建設，企業(yè)可以將紙質(zhì)文件、聲像文件等檔案信息歸入到信息化系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案的信息化操作，提高檔案管理水平，更好地服務企業(yè)發(fā)展[1]。

2 企業(yè)檔案信息化建設路徑

2.1提供檔案信息化的認識

檔案信息化建設使企業(yè)快速發(fā)展的內(nèi)在要求，是提高檔案工作實效的重要手段，更是企業(yè)提高經(jīng)營管理水平的重要手段。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的作用越來越大，而要想發(fā)揮檔案的作用，企業(yè)必須認識到檔案信息化建設的重要性。一方面，要加大信息化投入，完善檔案信息化建設基礎設施，引進先進的設備，;另一方面，明確檔案信息化建設目標，將檔案信息化建設上升到戰(zhàn)略高度，做好檔案信息化建設規(guī)劃，從而更好地推進檔案信息化建設進程。

2.2構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)檔案涉及到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的各個層面，與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。為了確保個檔案的有效利用，建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)尤為重要。首先，結(jié)合企業(yè)實際，建立統(tǒng)一的檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案專項無紙化，實現(xiàn)檔案工作的全程信息化操作;其次，根據(jù)檔案的類別，在檔案信息管理系統(tǒng)中建立相應的子系統(tǒng)，并設定好相應的類目和指令，以便使用者可以快速找到相應的檔案信息;再者，要明確檔案信息化建設標準，嚴格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作，從而提高檔案信息化水平。

2.3完善企業(yè)檔案信息化建設規(guī)章制度

企業(yè)檔案信息化建設是一項系統(tǒng)的工程，要想推進檔案信息化發(fā)展，企業(yè)有必要建立與之相匹配的規(guī)章制度，從制度層面對相關(guān)內(nèi)容作出規(guī)定。首先，企業(yè)要按照國家有關(guān)檔案信息化建設標準和規(guī)范，完善電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度;其次，結(jié)合檔案開發(fā)利用的需要，完善檔案收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度，從制度層面對檔案工作作出全面規(guī)定和約束，從而推進檔案信息化更上一層樓;再者;完善責任制度，將檔案工作責任全面落實下去，嚴格執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標準，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，確保檔案工作有序、高高效開展[2]。

2.4強化檔案工作人員的培訓

企業(yè)檔案信息化建設水平很大程度上取決于檔案工作人員的能力，如果檔案工作人員不具備信息化操作能力，勢必會阻礙檔案信息化發(fā)展。因此，強化檔案工作人員的培訓尤為重要[3]。首先，加強檔案工作人員業(yè)務能力的培訓，包括專業(yè)知識、檔案管理、信息化應用能力，全面提升檔案工作人員的業(yè)務水平，使其滿足檔案信息化建設的需要;其次，強化檔案工作人員職業(yè)素質(zhì)教育，明確檔案工作人員的職責，促使他們主動投入到工作崗位中去。作為檔案工作人員，更要主動去學習新知識、新方法，不斷提高自身水平，使自己能夠勝任檔案工作。

2.5加強檔案信息安全管理

在推進企業(yè)檔案信息化建設過程中，檔案信息安全是一個必須深思的問題，如果企業(yè)檔案信息安全得不到保障，就會影響到檔案價值，進而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)檔案信息化建設過程中，企業(yè)必須重視起檔案信息安全管理。首先，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時，要從軟硬件入手，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性;其次，加大信息安全技術(shù)的應用，以先進的技術(shù)為檔案信息系統(tǒng)提供基礎支撐，從而避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊，保障檔案信息的完整[4]。另外，企業(yè)要注重檔案信息系統(tǒng)運行環(huán)境的管理，定期排查檔案信息系統(tǒng)的安全隱患，從而確保檔案信息系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

3 結(jié)語

綜上，企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)檔案改革的重要目標，實現(xiàn)檔案信息化建設，可以提高檔案工作效率，促進檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中作用的高效發(fā)揮。基于檔案的重要性，企業(yè)要加快檔案信息化建設，不僅要完善檔案信息化管理系統(tǒng)，更要完善檔案信息化建設相關(guān)制度，加大工作人員業(yè)務能力的培訓，從而為檔案信息化建設創(chuàng)造有利條件，推動檔案信息化更上一層樓，進而更好地服務企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]顧運.企業(yè)檔案管理信息化建設問題分析及創(chuàng)新思路[J].商訊，2020（08）：100+102.

[2]周艷，張堅.大數(shù)據(jù)時代工程企業(yè)檔案信息化建設探析[J].浙江檔案，2020（02）：60-61.

[3]韓瑋.企業(yè)檔案管理信息化建設的途徑探析[J].智庫時代，2020（06）：45-46.

[4]李萌，王淑英，江翠麗.新時代企業(yè)檔案信息化建設問題與對策探究[J].機電兵船檔案，2020（01）：76-78.