信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

紀翔

摘要：信息化的不斷發展在使我國各行業快速發展的同時，也增加了檔案管理部門的工作量。由于檔案管理部門需要記錄的檔案信息復雜多樣，相關工作的難度有所提高，對檔案管理規范和專業化的要求也逐漸增高。將信息化技術引入檔案管理工作當中，不但能夠減少檔案管理工作的人員投入、資金投入，還能提高工作效率。本文就信息化時代檔案管理工作中面臨的問題及對策進行了分析，希望可以有效提高檔案管理的效率。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題及對策

一、信息時代檔案管理面臨的問題

（一）信息化標準不健全

在信息時代開展檔案工作，需要體現信息化屬性以確保檔案能夠得到統一標準化管理。但實際上，許多單位的檔案部門信息化標準不健全，文件信息建設過程中沒有統一的標準。在文件管理系統軟件方面，所使用的軟件只能在短期內滿足檔案工作的需要，不同的文件管理系統軟件彼此兼容性差，不能共享文件資源。此外，由于缺少信息化標準，各單位的檔案部門錄入的檔案信息存在一定差異，這不僅給檔案管理工作的開展帶來困難，也使檔案數據的真實性受到了影響。目前，國內檔案管理工作缺乏較為完善的法規，導致檔案管理信息化缺乏準確的標準。文件作為一種資源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定標準規則時才能更好地傳輸和共享信息資源。目前文件管理部門還沒有合理地制定這一部分標準，這阻礙了文件管理的信息化。

（二）檔案信息安全問題

傳統的檔案管理工作能夠對信息安全進行保證，因為想要盜取以實物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時代的檔案則不同，由于其涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴重。

（三）檔案管理工作人員綜合素質有待提升

信息化時代下的檔案管理工作需要更規范化的檔案管理手段和具有更高綜合素質的檔案管理人員。在實際檔案管理工作中，一部分工作人員的綜合素質沒有跟上信息時代發展的步伐，沒有適應信息時代的檔案管理工作手段，對信息技術了解不夠，對信息技術在檔案管理工作中的應用不夠熟練，信息化意識薄弱。這些檔案管理人員不能滿足現代化檔案管理工作的需要，影響了檔案管理工作的效率和質量。

（四）檔案信息化管理體系不健全

當前電子化信息檔案管理技術以電子技術為依托，具有信息化的特性，但信息的利用程度成為檔案管理的影響因素。對此需要建立完善的信息化檔案管理體系，才能利用規范化的管理與標準化的程序，提升檔案信息化管理的有效性。但在實際情況中，信息化檔案管理在各單位內部有不同的政策制度規范，缺乏統一的規范管理，使得管理水平良莠不齊，限制了檔案信息管理的發展，對信息的共享與連接產生一定的限制。除此之外，不完善的檔案管理編制制度，使得信息輸入存在差異性，并且軟件應用缺乏兼容性，這都制約了檔案管理工作的現代化發展。

二、信息時代檔案管理工作有效對策

（一）統一標準文件信息管理標準

統一檔案信息管理標準，建立與檔案相關的管理標準和規定，具有重要意義。隨著科學技術的發展和進步，檔案管理工具的不斷更新和管理水平的提高，有必要建立和完善檔案管理相關的工作制度。統一編寫文件管理規則，并實施到位，從而提高系統軟件的可移植性，并實現文件信息管理的標準化。此外，有必要明確每項工作的職責，集中每個類別和載體的文件進行統一管理，以便同時評估和開展文件管理工作。

（二）加強檔案管理的安全保障

由于在現代社會，網絡的安全性不是很高，很多檔案信息容易被黑客、病毒等侵入，甚至對數據庫造成毀滅性的傷害。基于此點，檔案信息的管理的安全性建設一定要提上日程。促進檔案信息的安全系統的建設和健全，在一定程度上，可以保障檔案信息資源的不泄露，維護檔案信息數據庫的穩定性，從而促進經濟政治建設的穩步發展。關于這個安全系統，可以從兩個部分來理解。首先是儲存安全，防止數據庫信息入侵指數需要研發人員著重加強建設，確保儲存的檔案數據信息能夠安全存在，避免一些外來因素的侵犯。其次是使用過程中的安全保障。針對使用過程中的安全措施，可以利用指紋以及實名登記等辦法，并且要嚴格審查信息使用的相關人員的信息。這樣才能保證在一些人員使用該檔案信息時的安全可靠性。

（三）加強檔案管理人才的培養

想要對檔案管理工作實現信息化，有一定的難度，絕不能一蹴而就，尤其是對工作人員的培養上，必須要慎之又慎，不能操之過急。相關檔案管理部門在對人才進行培養時，首先要注意工作人員的心態，要讓他們從心理上接受信息化檔案管理。其次需要加強工作人員的職業素養與技能的培訓，同時鼓勵相關工作人員，讓他們積極對各種有關于網絡安全、信息技術的新知識進行學習。采取一些具體的措施，提高員工學習的積極性，從而促進檔案管理信息化的實現，為檔案管理工作水平的提升打下堅實的基礎。

（四）構建完善的信息資源體系

為了加快信息化檔案管理的建設與發展，需要充分與數字化技術相結合，實現對檔案信息化的管理，通過網絡實現對檔案信息與數據的采集、錄入、查閱、應用、管理等。利用電子化技術，實現對檔案管理的高效便捷運行，同時利用數字化技術增加數據傳輸的安全可靠性。此時，必須要注意網絡利用中存在的風險隱患。加強管理人員的管理工作能力，利用管理人員的優勢，提升信息處理技術的有效性，推動檔案管理的現代信息化發展。對此，還需要以完整全面的信息資源體系作為參考依據，在數據庫的影響下，提升檔案管理的科學性、高效性。充分結合紙質檔案管理的優勢，將其應用到信息化管理中，以紙質檔案管理的經驗為依據，供信息化檔案管理參考與借鑒。

三、結語

總之，信息時代檔案管理工作一定會遇到諸多問題。這些問題如果不能及時發現和解決，勢必會給信息時代檔案管理工作帶來許多阻礙。因此，企業要從根本上解決這一問題，在軟件的兼容性、安全性以及檔案管理體制、管理人員的綜合素質、專業度等方面予以高度重視。

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