區縣級綜合性博物館藏品綜合管理系統應用困境和對策

陳麗娜

摘 要：隨著信息技術的發展，博物館藏品庫房管理越來越多地使用信息化技術優化管理模式，提高管理效率，使庫房的藏品管理變得更加規范化、科學化。區縣級綜合性博物館的藏品庫房有著規模雖小但藏品種類復雜多樣等特點。傳統的藏品管理方法因效率低下、程序煩瑣等缺點給庫房的日常工作造成諸多不便，根據自身庫房的特性建立藏品綜合管理系統是區縣級博物館現代化發展、信息化革命的重點方向。文章選取區縣級綜合性博物館為背景，簡要介紹了上海市青浦區博物館庫房現使用的藏品綜合管理系統的組成，并對系統建立完成投入使用后的實際情況進行了分析、探討。

關鍵詞：博物館;藏品庫房;管理系統

區縣級博物館承擔全區（縣）文物古跡的收集、保存、修護、研究、展覽、教育、娛樂等職能，作為展示地方歷史和文化的窗口單位，在地區的文化事業建設中有著極為重要的地位。博物館藏品庫房管理是一項看似簡單實則復雜、煩瑣的工作，從事藏品保管工作要經常、及時地進行藏品的登記、分類、編目、保養和修復等一系列工作，還需要把有關藏品的信息快速且準確地提供給利用者。傳統的紙質賬本使用起來顯然十分不便。要提高藏品保管工作的效率，達到現代化的科學管理，使用計算機軟件系統進行管理是必然的發展趨勢。我國博物館在信息化建設方面起步較晚，但普及率較高，各地區縣級綜合性博物館都根據自身場館的經濟及人才條件，逐步使用計算機軟件系統管理藏品庫房。

1 藏品綜合管理系統簡介

以上海市青浦區博物館為例，藏品綜合管理系統的模塊包括：征集接收、藏品管理、庫房管理、出入庫管理、綜合管理、綜合查詢、統計報表等。

征集接收模塊提供了對征集藏品信息的錄入、查詢等功能。它包括藏品征集、藏品接收兩部分，可以對未征集、有征集意向、已征集等信息進行登記與保存，經過專家鑒定、領導審核后，相關業務部門可以進行數據資源共享，確保征集流程的可靠性和穩定性。

藏品管理模塊由藏品信息、藏品卡、藏品大事記和藏品資源庫這4部分構成。藏品信息的功能主要是對藏品的各項信息進行錄入，包括登記號、分類號、名稱、年代、質地、尺寸、級別、數量、入藏日期、保存狀態等，同時支持詳細的條目式錄入和列表式批量導入功能。藏品卡功能是將紙質藏品卡片進行數字化的轉換。藏品大事記是將發生在文物上的事情進行簡潔明了的概括、總結。藏品資源庫是對藏品的信息進行更加多元化的登記和保存，支持文本、圖像、音頻、視頻各類各式多媒體資料的保存，并且不限制存儲數量，可實時查看各種歷史圖片、經歷錄影等資料。

庫房管理和出入庫管理模塊主要是將藏品庫房的日常業務工作進行數字化管理，實時反饋庫房人員情況以及對藏品情況進行管理和統計。庫房管理主要是對出入庫房的人員進行登記和查詢，包括出入登記、庫房設置、庫房日志、庫房安防檢查等功能。其中庫房設置可以完全模擬實際庫房的方式管理藏品柜以及其所屬的各層藏品格。

出入庫管理主要是管理藏品的出入庫情況，分為藏品移動、藏品提借、藏品出庫、藏品歸還等子模塊，利用藏品移動的功能可以改變藏品在庫房中的位置并將此過程記錄下來，藏品提借、藏品出庫、藏品歸還三個步驟將藏品出庫以及入庫的情況統一管理。

綜合管理模塊由藏品展覽、藏品鑒定、藏品修復、藏品損壞、藏品注銷、專家管理、著述信息構成，將藏品信息更加詳細地記錄下來。

綜合查詢模塊，該功能主要滿足業務人員研究和利用藏品信息的需要。該模塊包括全部藏品查詢和藏品級別查詢。支持模糊查詢和同義詞查詢等新的技術，支持查詢保存和打印功能，檢索的結果不僅是標本清單，還可以顯示檢索出來的信息的統計結果。

統計報表模塊提供對各種藏品信息的統計功能，使用者以最簡單、直接的方式了解藏品情況，包含藏品數據動態統計、藏品數據年度統計，統計結果均可通過輸出、打印、郵件等方式導出。

2 藏品綜合管理系統的應用

區縣級博物館建立博物館藏品的管理系統后，借管理系統充分地利用計算機處理信息的優勢性，以網絡化信息資源的共享和信息的實時處理優勢，規范了庫房的管理，簡化了辦公流程，加強了館內、館外的交流合作，使博物館藏品部門的管理變得更加高效、可靠。雖然應用藏品綜合管理系統給博物館帶來了許多好處，但在實際運用藏品綜合管理系統的過程中會碰到不同的問題，如何在使用軟件的過程中不斷優化軟件的使用便捷性，需要博物館工作人員在系統的實際應用中發現問題、提出問題，軟件公司根據實際情況進行修改和調整。

2.1 存在問題

理論和實際總是存在一定偏差，藏品綜合管理系統也存在相關問題。同樣以上海市青浦區博物館的藏品綜合管理系統為例，在信息化系統投入實際使用后，大部分功能模塊都能發揮正常作用，如征集接收、藏品管理、綜合查詢、統計報表等，均有效地提高博物館運營的水平和效率，但存在一些問題。

一是庫房管理的功能使用方面存在問題，系統的設計與庫房管理的日常工作并不完全相符。統一設計的系統模塊為通用模塊，沒有根據各個區進行屬地化、個性化優化，較為死板，不夠靈活。尤其是其中的出入庫登記模塊，在藏品綜合管理系統中進行出入庫登記統一為藏品提借申請、藏品出庫、藏品歸還入庫三個步驟。但館藏品在日常出入庫使用時情況比較多變，有臨展調用、宣教活動借用、業務研究時臨時查看、館外借調等。如其中比較復雜的館外借調，不僅需要提出申請，還需要雙方擬定合同，藏品出庫和歸還時還要進行點交工作。不同藏品歸還時間的不同導致入庫登記的時間也不盡相同，不能籠統地用這三個步驟來對藏品進行出入庫登記。再如涉及學術研究時想要臨時把某一件藏品拿出庫房進行查看、拍照后歸還。查看、拍照都是在藏品部門工作人員的監督下進行，用完后也會及時歸還。這種情況一般可簡化藏品提借申請，出入庫登記也相對便捷。同時，提借申請需要以表格的形式打印出來，經過手寫簽名歸入檔案，出入庫登記模塊使用起來并不方便。軟件系統投入使用后利用率不高，需要根據實際情況對此模塊進行升級和改造。

二是系統軟硬件相關方面存在滯后。此信息化系統為2010年左右建設，按照信息化軟件開發周期，其已經到了亟須更新換代的時間，然而由于各種原因，未進行更新換代。一方面不符合安全管理要求，安全補丁沒有維護，因此信息安全漏洞等情況雖未發現，但是是客觀存在的。操作平臺搭載較老舊，操作終端甚至使用Windows XP操作系統，Windows XP系統早已無安全更新功能，有被WannaCry等勒索病毒及其變種病毒攻擊的風險。另一方面，按照相關文件要求，公共信息化系統必須要進行GCH替代，并在2022年底前完成，服務器、終端、交換機、防火墻、操作系統、架構平臺、管理軟件應用等本身也應全體更換為GCH設備，一直沿用舊系統不符合文件規定。此外，軟件應用本身平臺、架構也無法跟上潮流。觸摸屏軟件操作以圖像模塊化為主，用鍵鼠進行操作，密碼也以數字商用密碼為主，不但加密性不夠，更是較為滯后，完全與現在觸摸·聲控模式脫節，未加入指紋、瞳孔等符合目前趨勢的先進認證技術，文物數據也僅在自身服務器上存儲，形成了“信息孤島”，未接入全市大數據信息庫、數據云端，與信息化項目建設理念相悖離。

2.2 升級與改造方向

正如上文所述，為了使系統的功能更加貼合庫房管理的日常工作流程，需要對藏品綜合管理系統進行一些升級和改造。

2.2.1 業務功能模塊拓展

比如在網上填寫提借申請后可以生成表格形式打印、增加點交單的功能、入庫登記時可以根據藏品而不是申請單等。

2.2.2 安全軟硬件更新

包括操作系統升級、防火墻策略升級、殺毒軟件升級、補丁升級與更新、全套軟硬件GCH替代、遠程策略升級、密碼生物特征化等。

2.2.3 操作功能模塊升級

包括指紋識別系統、觸摸屏操控、模塊化界面、可視代碼框架后臺、可變（自定義）模塊、流程自編程序、云計算云存儲云數據、移動應用式遠程管理（含實施調取監控攝像頭圖像）等。

3 總結與展望

藏品綜合管理系統的宗旨是在藏品管理信息化的基礎上，實現藏品管理業務流程的自動化和規范化，對藏品管理、藏品數據實現館內共享和使用，但歸根結底是要把藏品綜合管理系統應用到日常庫房管理的工作中去，在日常應用中不斷發現問題，解決問題，完善系統，為觀眾提供更好的服務，實現博物館的綜合性發展。