高職院校辦公室短板與對策研究

衛長林

【摘要】高職院校辦公室在促進學校發展中承擔著協調溝通、服務保障等職責。把全體管理服務部門和教學單位聯動起來服務學校發展，辦公室發揮著重要作用，地位尤為重要。文章分析了目前高職院校辦公室工作的短板現狀，并提出了解決問題的對策。

【關鍵詞】高職院校;辦公室;短板;對策

在高職院校的內設機構中，不能把辦公室的地位和作用與其他管理服務部門、教學單位同等而論。在所有的內設機構中，辦公室處于樞紐位置，其工作性質是綜合性的，服務是全面性的。辦公室的運轉對學校的正常運行和治理都有著非常重要的作用。對高職院校辦公室存在的短板進行分析，探討克服短板的策略，提高辦公室工作水平，對增強高職院校的治理能力，提升治理水平，服務學校發展改革都具有非常重要的作用。

一、目前高職院校辦公室存在的短板分析

（一）人手不足。大多數高職院校是近年來中職、中專升格組建的。加之近些年各級政府都非常重視高等職業教育，在硬件上給予了大量投入，高職院校教學設施、實訓條件、校園環境等有了很大改善，招生規模不斷加大，但教職工隊伍的增加沒有跟上學生增加的比例，導致教職工總體不足。學校以教學為中心，在招考教職工時首先考慮到教學一線需要，一般很難直接招錄人員到辦公室工作。辦公室在缺人時，學校一般采取專業教師兼職的辦法處理，但實際上，這部分教師的精力主要還是在教學上，辦公室人手不足的問題沒有從根本上解決。

（二）業務能力不強。辦公室辦文、辦會、辦事本身要求很高，由于人手不足，很多工作都是應付式、交差式完成，工作質量上不去，根本談不上發揮參謀助手的作用。很多教師在兼職辦公室工作時，又把辦公室工作當成“副業”，沒有認真學習鉆研辦公室應知應會知識，長期下來，工作能力自然提升不起來。比如，很多辦公室人員對公文的文種、公文的流程處理都不清楚，經常出現請示報告一起用或混用的情況;又如，在撰寫公文時，用學術語體來表達，完全不符合公文要求。辦公室崗位要求的能力達不到，工作開展起來非常吃力，導致很多專業教師不愿到辦公室工作，更加重了辦公室人手不足的惡性循環。

（三）服務水平跟不上。近年來，中央對高校黨的建設非常重視，同時對高校的意識形態工作、國家安全人民防線等工作提出了很多而且很高的要求。這些工作，要求學校黨委都要承擔起主體責任。作為參謀職能的辦公室，必須協助提出工作方案和貫徹落實的建議，學校黨委決定后還要牽頭做好這方面的工作。從這些年的工作看，高職院校的黨建工作工作是有缺失的，工作基礎差，懂黨建工作的干部很少，跟不上全面加強從嚴治黨的需要;對高校意識形態安全面臨的沖擊認識不足，處置能力跟不上，等等。還有辦公室人員在工作中缺乏預見性，沒有根據學校工作規律做好服務，工作中“見子打子”的多，超前思考的少;就問題而解決問題的多，從制度上解決問題的少。比如，校長辦公會上，經常出現議題議而不決的情況，問題根源在于會前醞釀、征求意見不充分。辦公室在這種情況下，要有觀堂下之陰而知日月之行的敏銳性，舉一反三，找出根源，從源頭上解決會前充分醞釀的問題，不成熟的議題一定不能上會，不能把決策會開成討論會。

（四）協調溝通不到位。一方面，是辦公室內部的溝通問題。高職院校辦公室內部一般都設置了文秘、行政、檔案管理等科室，有的還掛靠著發展中心、采購辦等。從運行看，內部科室之間溝通不到位，都只管自己的“一畝三分地”，協作配合不很好，工作合力沒有形成。某個工作崗位的人員離開后，工作就難以運轉了。辦公室內部輪崗不夠，工作人員掌握的本領單一，這也是不能協作補位的一個重要原因。另一方面，是辦公室與平級管理服務部門、教學單位之間的溝通問題。學校有一個特殊現象，就是部門與部門、部門與教學單位之間認為都是平等的，在工作中不愿主動找對方協商溝通，一遇到問題就向分管領導匯報，這種思維和工作方式很不利于工作推進。辦公室在這種情況下要主動出面，成為部門之間、教學單位之間的橋梁，把與事項有關的部門組織起來共同探討問題，確實需要學校層面作決策的，經協商一致后提出方案再報請學校研究。所以，辦公室要發揮樞紐作用，不能僅僅滿足于當“復印機”“傳聲筒”。

二、解決高職院校辦公室短板的對策探討

（一）要重視辦公室工作。辦公室在學校的管理服務部門、教學單位中作用是非常大的，不能等同于其他部門和教學單位。如果辦公室運轉不好，整個學校運轉正常是不太可能的。學校黨委、行政要認清辦公室的地位和作用，重視辦公室建設。

（二）要加強隊伍建設。第一是要選好辦公室主任。辦公室的特殊地位和作用，決定了擔辦公室主任的人選很關鍵。總體要求是，辦公室主任要有大局全局觀念，具備較強的管理能力，善于表達和擅長溝通協調，還要有較強的文字功底等。第二是選好干部職工。一方面，在公開招錄時，有針對性的招錄行政管理、語言文字、文學類等專業的畢業生進入辦公室，給辦公室增加專業化、年輕化人才，為辦公室注入新力量，增添新活力;另一方面，可以報政府人事部門批準后，在一定范圍公開遴選，選取曾經有辦公室工作經歷的人員，確保招來的人員是熟手，到了就可以用。部分高職院校近年來采取了這種方式，一些在黨和政府機關工作過的人員進入了高職院校辦公室工作，效果很明顯。這部分人員的溝通協調能力、工作視野、文稿寫作的優勢得到了充分展現，教職工也是認可的。第三是加強辦公室人員培訓。辦公室要服務學校全面工作，除了培訓辦公室必備的業務知識和技能外，還要安排辦公室人員參加教學、思政、黨務、職業教育發展政策等方面的培訓，讓辦公室人員熟悉了解學校全面工作，才能跟得上服務步伐。第四是抓好校內辦公室系統人員的建設。高職院校辦學規模擴大后，有的服務部門和教學單位教職工人數增加，有的教學單位學生人數達三四千人，教職工達四五十人。這種情況下，就要有辦公室的角色發揮作用。學校辦公室要主動作為，牽頭抓好管理服務部門、教學單位的辦公室隊伍建設，可以通過上掛跟訓、專題辦班培訓、下基層現場指導等方式進行培訓，把整個學校辦公室系統人員的水平提升起來。

（三）辦公室自身要加強建設。如果前面兩個方面的問題解決了，那接下來就是辦公室身自需要解決的問題。辦公室自身建設，第一是把職責搞清楚，知道辦公室應該做什么，這是開展好工作的前提，不能出現工作缺位。第二是要明白標準是什么，工作要達到什么水平才符合要求。比如辦理文件，必須執行公文的相關規定，不能憑想當然、自作主張。第三是要履行好職責和達到標準的辦法是什么，這就是要加強學習，悟透工作要求，提高工作本領和業務能力。第四是建立工作制度，比如在文件管理、公務接待、車輛管理等方面都要用制度來規范，通過制度管理提高辦公室工作效能。如果解決了有人、有能力、有制度的問題，那辦公室的運轉就基本正常了。第五是要善于協調溝通。通過定期工作例會、個人報告工作、工作輪崗等方式加強內部溝通，既增進工作交流了解全面工作，又能相互學習提高，變“單打獨斗”為“協同作戰”。還要加大與其他部門、教學單位之間的溝通，爭取工作支持。要帶動部門與部門、部門與教學單位之間的主動溝通，形成共識，共同推進工作。

三、結語

在推進職業教育改革發展的關鍵時期，各高職院校特別是主要領導要重新審視辦公室工作，重視辦公室建設，從隊伍建設入手，強化培訓教育，為辦公室發展營造良好的外部環境。高職院校辦公室特別是辦公室主任要進入角色，站好位置，發揮帶頭人作用，在學校提供優良的外部發展環境下，要借機加強內部建設，樹好形象，錘煉過硬隊伍，提升自身發展水平，在學校管理部門、教學單位中走前列、作表率。通過內外努力，解決工作短板，提高辦公室工作整體水平，助力學校發展。

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