優化人事檔案管理 推進特種設備檢驗事業高質發展

陳慰

【摘要】本文分析了江蘇省特種設備檢驗機構（含下屬的各個分院）人事檔案信息化管理現狀，提出在全省特種設備檢驗行業建立完善的人事檔案信息數據中心管理平臺的措施。

【關鍵詞】人事檔案;信息化管理;高質量發展

一、特種設備檢驗行業人事檔案信息化管理必要性

干部人事檔案管理信息化是組織系統信息化工作的重要組成部分。新形勢下，構建安全、便捷、共享、高效的干部人事數字化檔案網絡，有利于實現業務部門與檔案部門的“雙贏”。因此，要堅持從實際出發，以業務應用為導向，逐步建設適應發展的信息化系統，不斷提高干部人事檔案信息化工作水平。

江蘇省特種設備安全監督檢驗研究院承擔了全省特種設備的安全監督檢驗檢測職責，下設19個分院和1個直屬分院，所涉及檢驗范圍的特種設備量185萬臺，職工總人數達3100多人，其中在編人數超過1000人。目前省院只有一個法人，全院人員結構復雜（人員性質分事業在編、人事代理、勞務派遣、項目人員、退休返聘、退休等），目前均結合本單位實際情況，依據省院《人事管理手冊》分別對所屬職工進行人事檔案屬地管理，普遍存在業務水平不一、基礎設施不一、信息化水平不一的情況，大部分還未啟用信息化管理。省院主管部門江蘇省市場監督管理局（以下簡稱“省局”）要求全院每季度、每年定期和不定期上報人員情況統計匯總表，目前省院下屬的各個分院只能通過人工統計上報省院，再由省院匯總上報省局，結果是經常會出現統計數字前后不統一的現象，這樣的管理模式不僅效率低，還容易出現統計內容信息不準確等人為錯誤，對省院實時掌握全省人員人事信息（調任、任免、選拔干部等）工作帶來諸多困難。因此，在全省特種設備檢驗行業建立完善的人事檔案信息數據中心管理平臺迫在眉睫，必須建立一套利用各種信息技術的智能化的人事信息管理系統。

二、人事檔案信息化管理的思路和方法

（一）統一建設干部人事檔案管理信息管理系統。充分利用信息化工作優勢和手段，全省特種設備檢驗干部人事檔案管理系統主要實現以下幾大功能：案卷整理、卷內整編、數據修改、電子原文顯示、人事調動、人事統計、查詢管控、分析研判等。省院可以運用大數據、云計算等技術，按照集中統一、分級管理、資源共享、務求實效的原則，通過數據向上集中、服務向下延伸的思路，構建統一規范的人事檔案管理平臺。管理平臺可以基于Web化的B/S架構。UI操作界面將使系統簡單易用，對于各個分院來說，不需要安裝復雜的客戶端軟件，減少系統磨合及人為阻力，保障系統的成功實施;對于系統管理員來說，減少了大量用戶培訓工作及系統終端軟件的維護工作，同時應用服務器通過使用硬件防火墻建立DMZ區和端口映射來隔離應用服務器及內網，保證內部網絡系統的安全。

（二）開展現有人事檔案的紙質數字化工作。建立健全干部人事檔案信息化管理體系是一項系統性工程，準確的數據源是基礎。要精準采集，嚴格審核，把好“入口關”。基礎不牢，地動山搖。把好“入口關”需注意兩個方面：一方面，要嚴格采集程序，準確錄入人員基本信息、履歷、自傳、鑒定考核、職稱、工資、任免、獎懲等信息，將現有紙質檔案轉化為直觀的電子文檔，確保干部人事檔案的完整性，實現科學有效管理、便捷查詢、快速統計、科學分析;另一方面，進行嚴格的材料鑒定審核，對造假一律實行“零容忍”，去偽存真，查漏補缺，確保干部人事檔案的權威性。將紙質載體的干部人事檔案轉換為數字檔案信息，要做到原始記錄和數字化信息一一對應，通過建立全省網絡數據庫，完成對人事檔案信息的保存，依托干部人事檔案管理系統實現數字化存儲及標準化管理;在標準管理模型和業務指導書的基礎上，實現系統的固化設置，支撐在線參考相關材料模板，引入自動校核機制，支持關鍵元數據的自動校核;嵌入干部人事檔案的查借閱管理辦法，實現基于權限管理的數字資源共享;實現對人事檔案信息的自動收集、處理，形成干部人事檔案資料接收、轉出等關鍵信息的電子化記錄，保證數據信息傳輸的完整性和準確性，以供追溯備案;政策性調資和退休人員到點退休能提前預警，最終達到對信息資源進行共享和利用智能化的目的。

（三）做好人事檔案信息化管理系統的安全防御。為做好系統安全防御工作，應定期對網絡系統進行維護，防止病毒、黑客的侵入;對檔案數據信息進行備份，當發現網絡系統異常的時候，應該及時采取應急措施，對損失的數據進行還原，保證數據的正常傳輸與共享。設置系統訪問密碼和身份驗證，利用訪問控制軟件或者防火墻技術對網絡訪問進行控制，加強對系統運行安全性的檢測，任何人對人事檔案信息進行操作都要記錄在操作日志中，最大程度保證人事檔案信息的安全性。

為進一步確保人事檔案工作的安全性，在系統構架中還可以引進區塊鏈的管理方法。其原理是采用“去中心化”的網絡并存再互相監督機制，在省院和各個分院建設人事檔案區塊鏈節點，建設業務模塊實現數據上鏈，檔案數據全程留痕可追溯，權限加密，集體維護。區塊鏈基于其數學算法和數據結構，相比傳統網絡安全防護具有三大特點：一是共識機制代替中心認證機制;二是數據篡改“一發動全身”;三是抵抗分布式拒絕服務（DDoS）。任一節點發生災難級別的數據損失均不會影響鏈上數據，這一特性不僅節約了各個節點用于災備和冗余的技術投入，還縮減了信息化建設成本。

三、人事檔案信息化管理服務助推事業高質量發展

通過先進科學的人事檔案管理系統，全省特種設備檢驗系統人事檔案可以實現資源共享、檢索查詢功能;同時，大數據的統計和分析，為省院人員結構優化、人力資源合理配置、領導選拔干部、人事檔案信息化建設提供了有力支撐。

通過該系統，可以實現對干部人事檔案從地區、單位、職務等不同維度的檢索利用，在干部人事調任、任免時，確保干部人事檔案不受制于距離、時間等，即可快速地檢索需要查詢的人事檔案，同時打通省院和各分院的在線利用通道，固化各類標準規范，內置人事檔案操作規程和收集流程，實現跨單位利用、跨單位轉遞、工作評價等功能，真正把“檔案庫”晉升為“智囊團”，把“死檔案”變成“活信息”，提高全院干部人事檔案管理的工作效率，最大限度為特種設備檢驗事業實現高質量發展提供高效優質的保障。

在信息化支撐和數字化利用的基礎上，通過利用文字識別、人工智能、大數據分析等技術，在干部人事檔案關鍵數據審核、干部工作痕跡篩選等方面，代替人工進行智能化管理，對數字檔案數據進行在線和離線雙重保管，確保數字資源的安全備案。通過檔案信息與其他資源的整合，實現統計功能與干部數據庫實時聯動，為科學決策提供數據支撐，實現檔案信息在干部選拔任用過程中利用最大化的目的。

此外，根據特種設備檢驗行業工作特點，信息管理系統中相關人員基本信息（如職稱、取證資質等）還可以與檢驗業務系統的相關模塊對接，實現對每個分院檢驗人員檢驗資質和特種設備檢驗工作量實時人機匹配進行研判，對人員超負荷檢驗檢測時可以及時預警，可以使省院及時調配人員，規避檢驗風險，為領導決策層和人事管理部門及時儲備人才、合理安排人力資源提供精準依據。

統一實施全省特種設備檢驗行業人事檔案信息化管理，也就實現了人力資源的科學化管理，這將不斷為統一調配人事、培養選拔人才、考核評價干部等提供便利和有力依據，也將不斷提高人事部門辦事效率，拓展檔案服務渠道，強化檔案服務能力，從而大大提高檔案工作現代化管理水平，最終將全面助推全省種設備檢驗行業檔案事業的高質量發展。

四、人事檔案信息化管理的保障措施

（一）提高檔案管理人員綜合素質是做好人事檔案信息化管理工作的關鍵所在。建設干部人事檔案信息化系統是一場“持久戰”。選拔具備較高的政治素養、高度的責任意識和過硬的專業技能的檔案管理員。通過全程跟蹤，實現動態管理，種好“責任田”，及時錄入和更新干部職務變動、工作履歷、繼續教育、獎懲情況等動態信息，立體反映干部“德能勤績廉”情況。基于先進的干部人事檔案信息化管理模式，對檔案管理人員進行專業培訓，使其在學習過程中掌握更多的計算機技術，熟悉檔案管理信息化系統的操作流程，最大化地發揮網絡技術在檔案管理信息化建設中的作用。對檔案管理人員的業務能力進行定期考核，使檔案管理人員認識到自己的不足，通過學習不斷提高自己的綜合素質，做好人事檔案信息化建設。

（二）加大軟硬件設施建設是做好人事檔案信息化管理工作的基礎。在這方面，主要是領導充分重視，建立健全各項人事檔案管理規章制度，增加資金的預算投入，不斷更新完善現代化檔案管理軟硬件設施，建設一個集智能化、物聯化、網絡化等特點的智慧人事檔案管理模式。

（三）強化日常監督是做好人事檔案信息化管理工作的必要手段。嚴明紀律，加強監管，練好“嚴字訣”。那些已被查處的年齡造假、學歷造假、入黨材料造假、工作經歷造假、家庭情況造假的“五假干部”，暴露出一些干部紀律意識、責任意識淡漠。因此，從根本上鏟除干部人事檔案造假滋生的土壤應從以下幾個方面下功夫，一是要明確工作紀律。堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，全面規范檔案系統的管理和使用。二是嚴設查閱權限。通過專人負責，授權開放，在保證信息安全的同時，防止篡改與偽造。三是強化日常監督。構建全方位多維度立體化的監督體系，以科學、規范、嚴密的督查制度來保證系統的可靠運行。

通過全面優化人事檔案管理模式，不斷助推特種設備檢驗行業高質量發展，為特種設備檢驗事業蓬勃發展保駕護航。

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