醫院人事檔案信息化管理及其創新研究

徐麗

【摘要】目前醫院的人事檔案管理系統具有一定的缺陷，通過一系列的整改措施能進一步提升醫院的人事檔案管理水平。本文對目前醫院的人事檔案管理現狀進行了系統性的分析，針對目前人事檔案管理的缺陷提出了改進措施。

【關鍵詞】醫院;人事檔案;信息化管理;創新

隨著國內信息化技術的興起，很多組織內的干部檔案管理開始從傳統的紙質版向著電子信息模式轉變，同時信息化的使用降低了人工的管理成本，避免了管理僵化問題，也進一步地提升了人事檔案管理的效率，提高了醫院中人事檔案管理的水平。面對現代社會環境的不斷改變，干部人事檔案管理也需要與時俱進，建設信息化和數字化的人事檔案管理系統成為醫院檔案管理新的發展方向，這對人事檔案管理的安全性、準確性、高效性都具有良好的促進效果。

一、醫院檔案實施信息化建設的意義

在以往的醫院人事檔案管理中，如果需要查閱某一個人的檔案需要檔案管理人員尋找其中的一整卷內容提供查閱者查看，雖然查閱者需要的僅僅是某一個人的人事檔案資料，但是在查閱一整卷資料的過程中難免會看到其他不相關內容，這對人事檔案的安全性具有不利的影響。以往醫院的人事檔案管理需要人工進行整理，在人員主觀因素的影響下，管理人員對檔案信息的判別標準就會存在一定的誤差，而且在每天進行同樣繁重的檔案工作的過程中，管理人員的管理水平會產生一定的波動，這些因素都會影響人事檔案管理的最終效果，很多文件在不經意間流失或者是放錯位置。同時以人工方式管理醫院的人事檔案也不符合保密性原則，容易造成信息的泄露。但是使用信息化管理方式之后就能夠有效地避免這些問題。信息化系統使用遠程操作技術，通過審批之后的權限才能夠查閱相關的檔案信息，這就防止出現檔案信息泄露的可能，同時利用信息化管理系統能夠完成智能化的管理，降低了人員管理成本，同時可以避免因為人員主觀因素造成的信息管理缺失問題。

二、醫院人事檔案信息化管理存在的問題

（一）規劃不足。雖然很多醫院對人事檔案的管理已經建立了信息化的系統，但是缺乏統一的標準，在設計系統的過程中一味按照設計者的思路設計，并沒有深入到醫院的檔案管理實際中，造成很多系統在使用的過程中脫離了實際，醫院的人事檔案管理系統也變得毫無價值。因為規劃不足引起了醫院的干部人事檔案管理沒有合理的結構框架，目前建設的信息化管理系統不能真實有效地反映出醫院人事檔案的情況，還有就是目前的相關研究不多，缺乏有效的理論支持。醫院的干部人事檔案信息管理系統是一項綜合性較強的工作，同時也是一項龐大的信息化工程項目，該項目的建設應當分成不同的階段實施。尤其應當注意的就是該系統的管理應當符合實際，能夠反映出醫院干部的真實信息。如果信息化建設的過程中偏離了規劃目標太遠就會造成系統的設計隨意性過高，最終結果就是管理工作流于形式。

（二）硬件技術落后。以目前的醫院檔案管理信息化建設程度來看，目前的信息化建設并沒有明確的建設目標，同時信息化建設的硬件設施達不到設計的要求，缺乏規范性。隨著信息化技術的出現，社會中其他行業在建設信息化系統的過程中，首先需要具有明確的人員目標，其次將總的信息化建設目標分成不同的階段進行，逐步建設完善的醫院人事檔案管理系統。因為信息化建設的目標模糊，領導缺乏規劃意識，管理人員工作積極性不高等因素造成了目前的信息化建設越發偏離了最初的目的，失去了應有的效果。目前醫院的信息化建設在硬件上缺乏規劃，很多管理部門只通過一兩臺計算機就想構建完善的智能化信息管理系統，這顯然是困難的，缺乏必要的硬件設施會造成檔案數據錄入的過程中效率低下，提升信息化管理的成本。

（三）信息化建設成果推廣不足。因為傳統管理思想的慣性影響，目前醫院的人事檔案管理還具有封閉式管理的意識，這也是為了保證檔案信息的安全，防止出現信息外泄的情況發生。這種封閉式的管理方式雖然提升了信息的安全性，將信息控制在了一定的范圍內，但是也正是因為封閉式的管理方式造成了目前醫院干部的人事管理信息化覆蓋面小，信息化建設的作用在實際的運用中不能發揮出來，對醫院干部的人事檔案信息不能全面反映出來。

三、優化醫院干部人事檔案信息化建設的對策

（一）優化信息建設系統。要想提升醫院的人事檔案管理的信息化水平，應做到如下兩點：首先，應當從醫院的領導層開始重視醫院的信息化建設。因為信息化建設工程屬于系統性較強的工程項目，因此醫院的領導層應當著重建設本醫院的信息化水平，努力提升醫院的信息化建設速度，從上到下重視信息化的作用。同時醫院還應當增加對信息化建設的投資力度，通過領導的重視和領導作用統一醫院的信息化建設標準，這對醫院的整體規劃具有重要的意義。其次，醫院的信息化建設應當遵循科學統一的原則，從長遠的角度出發，注重信息化建設的整體性和可持續性，確保醫院的信息化建設落實到位。

（二）加強檔案材料數字化。檔案材料只有形成數字化才能夠方便信息系統的使用和管理，實現材料的數字化可以從以下兩方面入手：其一是注重檔案信息的完整性和統一性。將醫院的所有人事檔案通過信息云數據庫的方式實現數字化表達模式，利用網絡連接實現高效率的檔案管理。如果不能完善醫院干部人事檔案的信息向著數字化轉變，那么人事管理的信息化系統也就失去了應有的作用。其二，實現數字化信息建設是目前技術發展的必然趨勢。隨著信息化技術的不斷發展，以信息化手段提高工作效率、提升信息管理的安全性成為現代時代發展的大潮流，通過計算機技術的應用能夠大量地降低紙張的使用數量，同時還能夠降低人工管理成本。

（三）實現管理方式自動化。想提高醫院干部人事檔案管理的自動化水平，應當完成檔案信息的采集、整理、應用等過程，同時對干部人員的任命、晉級、退休等管理操作應當制定統一的管理標準。在進行信息化管理系統設計的過程中，應當注重符合醫院人事管理的實際情況，提高系統的可使用性。醫院應當組織內部人員根據系統設計的相關要求進行信息整理，同時根據信息的采集和整理完成系統的更新。軟件設計中應當能夠根據特定時間完成信息的自動更新，根據人工制作的信息表格完成信息錄入，進入系統的信息沒有獲得權限的時候不得隨意改動。其次，根據醫院干部的人事關系網和層級關系設置不同的秘鑰，不同層級的人員直接通過自己的權限查閱特定區域內的信息，人員不得私自查看其他不相關人員的信息。這就能夠保證醫院人事檔案管理的信息安全性，提高了醫院人事檔案管理的信息化管理水平。

四、結論

隨著信息化技術的出現，醫院的人事檔案管理需要跟上時代的腳步，完善檔案的整理，實現信息共享。通過建設信息化的醫院人事檔案系統，能夠提高醫院檔案管理的效率、提高其安全性和資金使用率。

【參考文獻】

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