現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設

李玉芳

【摘要】醫院檔案管理工作是醫院內工作的重要組成部分，只有實現信息化才能夠提升醫院檔案的管理工作。本文主要分析醫院檔案的特點，探究了信息化建設對于醫院檔案管理的重要意義以及醫院檔案信息化建設的實施方法，為醫院現代化管理提出有效的建議。

【關鍵詞】信息化;醫院檔案;管理;必要性

醫院檔案管理是醫院基礎工作的重要組成部分，檔案是醫院活動的原始記錄，是決策的基礎。伴隨著信息時代的到來，醫院檔案管理工作也應當實現信息化。傳統的醫院檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費人工，而且極易出錯。雖然醫院檔案管理信息化建設會給醫院帶來巨大的挑戰，不僅要更改工作模式，引進先進計算機處理技術，培養專業型技術人員，還要保證整個系統的維護，勢必會帶來巨大的成本。但是，信息化建設也會為醫院檔案管理帶來新的發展趨勢和發展機遇，其長遠意義遠大于初期建設成本。

一、醫院檔案特點

（一）決策依據和發展參考。第一，醫院檔案為醫院的發展提供了依據。醫院檔案全面、準確地反映了醫院的發展現狀以及日常活動。醫院管理人員可以依據這些資料進行決策，制定符合醫院本身特點的制度以及未來發展規劃。第二，醫院人力資源豐富，人事檔案信息巨大，醫院管理人員可依據檔案信息進行人才培養、人員培訓和篩選。第三，醫院的業務檔案包含了醫院業務活動的翔實記錄，是總結工作、發現工作中不足的重要參考。第四，醫院內的檔案具有很高的保密性，例如病例檔案、人事檔案、財務檔案等，設備檔案、都是醫院的核心所在。

（二）科學管理的集中體現。醫院的管理水平集中表現在檔案建設中。檔案建設的完備與否，直接反應工作成果和經驗教訓。醫院管理者可以通過檔案，了解醫院的活動和日常經營工作，從中發現指導持續改進問題。

二、醫院傳統檔案管理存在的弊端

（一）醫院對檔案管理工作不夠重視。醫院檔案管理屬于醫院的“幕后”工作，相對于財務、人事、臨床、門診等其他部門，其工作未受到足夠重視。有很多的醫院建立了醫護站，通過互聯網的HIS系統對醫院的各個部門進行信息化管理，使醫護人員和患者均可以共享醫療資源。但是大部分醫院的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統的紙質資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降;此外，檔案管理工作看似簡單，所以有些從業人員在工作中經常會消極怠工;另外，有些醫院會雇傭兼職或非專業人士，這些人員的相關專業知識較為欠缺，不能有效挖掘檔案中潛在的價值。這種情況的產生，是由于落后的管理理念與先進的科學技術發生沖突，從而產生了影響醫院發展的重大矛盾。

（二）醫院檔案的價值無法體現。現如今醫院的檔案數量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中可用的、有價值的資料也呈現遞增趨勢，醫院檔案的服務范圍逐漸擴大。傳統的醫院檔案管理雖然能夠節省一定的空間，較為方便保存與查閱，但是并不能與信息技術媲美。在信息化時代的當下，如何將檔案中的信息進行創新與挖掘、如何利用檔案更好地進行管理與服務是各大醫院應當思考的問題。

三、信息化建設對醫院檔案管理的必要性

隨著醫院的發展，醫院檔案管理應當秉承服務于醫院管理和持續發展的理念，其全面、準確地反映了醫院發展現狀與日常活動，醫院領導可根據這些資料進行決策，制定符合醫院定位的制度以及發展規劃，同時，根據人事檔案，可進行人才培養、選拔與刪減。此外，醫院業務檔案中包含了業務活動的翔實記錄，是總結工作的重要參考。為了進一步發揮檔案的作用，檔案管理工作應當打開新局面。

（一）檔案存儲便捷。在傳統的醫院管理中，其檔案資料以紙質資料為主。第一，紙質資料無法隨意流通于各個部門，不方便上級下達命令，下級反饋工作。第二，紙質資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會造成信息記錄不及時，影響工作效率。第三，紙質資料在查詢時多有不便，其參考性和實用性大大降低。第四，紙質資料容易丟失，造成嚴重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質檔案所遇到的問題。利用計算機技術記錄圖書館各項信息，并且利用網絡技術對信息進行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時性、靈活性、準確性、完整性等特點。醫院管理者可直接利用檔案管理系統查找所需信息，同時通過計算機進行工作安排和工作結果驗收。

（二）節省檔案存儲空間。傳統的醫院檔案管理中，需要很大的空間存儲重要的檔案資料，在借閱和參考時，相關人員要登記信息。此外，對于龐大的醫院檔案信息，需要專業的醫院管理人員對檔案進行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護。這種檔案管理模式需要較多的財力、物力和人力。醫院檔案管理信息化建設，只需要計算機設備和存儲設備，便可對數量巨大的醫院檔案進行有序管理，大大節省醫院的運營成本。

（三）拓寬服務范圍。信息化社會中，人們對于各類信息的需求日益迫切，醫院檔案管理工作既要面對政府管理部門、社會各方利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為病患者提供醫療服務。隨著科學技術的發展，醫學的研究、醫院經營以及醫院管理活動變得越來越復雜，也越來越離不開信息，對檔案中文字信息的需求也轉變為對檔案中文件、圖書、聲像、檢索資料等的綜合需求。醫院檔案管理工作應當利用現代信息化技術加強橫向聯合，實現資源共享，對檔案實行統一化管理，合理開發檔案信息，并且注重反饋，通過對反饋信息的分析和研究，提高檔案資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

四、醫院檔案管理信息化建設的辦法

（一）樹立信息化管理理念。醫院檔案管理信息化的基礎是轉變傳統的管理理念。在互聯網與信息技術飛速發展的背景下，醫院檔案管理需突出資源與大數據的優勢，在堅持以服務群眾為根本目標的前提下，兼顧統籌規劃、資源共享，確保對外檔案公開透明，檔案記錄實時準確，實現現代化信息技術與檔案管理的交互融合。

（二）完善信息化檔案管理系統。目前計算機已經廣泛地應用于檔案工作之中，為檔案工作注入新的活力。利用網絡進行檔案工作，應做好如下幾點：第一，要建立檔案網站，開展網上利用服務，建立檔案館內部局域網，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。第二，實現電子文件的自動上傳。與傳統的紙質檔案收集有很大的差異，電子文件通過下載和上傳就可以完成檔案收集工作，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作容器，第一時間收集資料，并在檔案館的服務器上歸檔。第三，開展在線服務。開展原生電子文件在線歸檔，通過加強檔案的前端控制和全程管理，使檔案工作提前介入文件形成之初，確保檔案收集齊全完整、檔案管理安全規范、檔案利用高效有序，積極探索建立“一站式”檔案信息資源服務平臺，構建“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的服務模式。現代化信息技術能否在醫院檔案管理中發揮最大價值，主要取決于信息化檔案管理系統的設計是否完善。例如在最基本的醫院檔案管理網頁的設計上，應該全面考慮網站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。檔案管理網頁中要突出醫院特色，檔案分類合理，內容齊全。此外，可以增加郵箱鏈接，主要用于患者與醫院的交流。同時，可以增加投訴信箱，從患者反饋中挖掘提高醫院管理的有效信息。

（三）引進先進設備。信息化建設首先要求醫院具有信息化的網絡和設施。從硬件來說，硬件是信息化建設的必要條件，醫院信息化建設需要有專門的電腦、服務器、打印設備、掃描設備;軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來說，需要有適合自身的辦公系統和辦公平臺，制定符合工作目標的工作流程，并且建設相關的工作部門，注意部門與部門之間的銜接。

（四）完善管理制度。在有了基礎的硬件與軟件支撐的條件下，醫院要改變傳統的檔案管理模式，針對信息化的管理系統制定管理制度和工作標準。首先，在檔案收集機制中，醫院要建立一個標準的檔案信息庫，將檔案以數字化形式進行存儲。同時，醫院應當規范檔案格式，例如標明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便進行檢索，并鼓勵醫護人員及其他工作人員按照規范的格式上傳檔案。其次，在醫院檔案信息化服務機制中，醫院要明確規定信息化檔案管理標準，建設檔案管理和查詢網站，分別對應醫護人員和患者。檔案管理網站要求工作人員主動上傳數字化檔案。檔案查詢網站需提供在線查詢功能，允許用戶在網站上進行下載、復印、查詢和借閱。

（五）精益化管理。精益化管理的本質是對戰略和目標分解細化和落實的過程。第一，要將檔案服務做好、做精，同時要準確信息和決策、準確數據和計算、準確時間銜接和正確的工作方法，此外，要注意操作細化、管理和服務細化，特別是執行細化，將執行的工作細化到每一個人、每一件事，最后就是嚴格執行和追責。醫院檔案精益化管理首先需要建立健全的管理標準和制度，以此作為體系的支撐。第二，要通過標準化管理實現標準化工作。第三，要實現目視化管理，使各種管理情況一目了然，提高管理效率。

五、結語

醫院檔案的作用是真實地記載醫院的發展軌跡，記錄醫院的日?；顒雍椭卮蟾母?。醫院檔案的作用，在于為醫院管理者提供決策參考和發展依據。在新科技大力應用的時代背景下，醫院應當將信息化建設作為檔案管理工作的重心，以信息化技術為動力，積極進行管理模式改革、工作方式創新、工作技術提升和人員培訓升級，提升醫院檔案管理能力，推進醫院檔案管理工作新進程，提升各項工作決策，更好地服務用戶，提升醫院綜合競爭力。

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