新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考

季婉楠

【摘要】企業文書檔案管理，就是對企業原始檔案進行全面管理，包括收集、整理、保存等環節。其作為企業原始材料，是企業發展的根本，是非常重要的機密文件。本文以新形勢下企業文書檔案保密管理工作為研究對象，針對當前工作中存在問題，提出幾點建議，希望給企業長遠發展提供幫助。

【關鍵詞】新形勢;企業;文書檔案;保密管理

《中華人民共和國檔案法》出臺后，企業意識到文書檔案管理工作的重要性。由于企業運行項目較多，各個部門都有很多檔案資料，無形中增加了檔案管理難度。雖然企業比較重視檔案管理，但是工作中仍存在一些問題，導致保密工作不到位。本文就此進行分析。

一、當前企業文化檔案保密管理工作存在的問題

（一）管理觀念單一。社會在發展進步中，企業運行方式也逐漸發生變化。在科學技術背景下，現代信息技術逐漸被應用在企業運行中，提高企業經營生產效率。在企業發展背景下，文書檔案保密管理工作，也應跟隨時代發展腳步，應用現代信息技術進行管理工作。由于企業管理人員觀念守舊，忽略信息技術在該方面的應用，導致檔案管理工作仍采用落后紙質管理方式，進行管理保存。這種保存方式，已經不適應現代社會發展，同時保存文件，會因為外界因素，出現丟失、破損的情況。

（二）管理制度有待提高。為了保護企業檔案信息安全，我國出臺相關的法律法規，作為企業檔案保密工作開展的依據。但企業在發展，時代在進步，檔案管理數量不斷增加，傳統管理制度需要根據企業發展變化而完善。很多企業檔案制度的完善，過于強調保密工作，無法保證工作效果。

（三）信息技術開發力度不夠。21世紀是信息時代，無論在企業發展中，還是其他領域，信息技術開發與應用已經成為非常重要的工作內容。在文書檔案保密管理中，若是應用信息技術，可以減輕工作人員工作壓力，同時能夠提高工作效果。但是企業發展過程中，往往利用信息技術開展其他工作，忽略檔案保密管理工作。

（四）工作人員素質有待提升。文書檔案保密管理工作的主體是企業員工，員工的素質會影響檔案管理質量。在企業檔案信息管理中，會讓其他職位人員以兼職的方式管理檔案信息，或者聘請非專業人員參與管理。由于檔案管理人員素質參差不齊，影響檔案保密管理工作的開展。

二、企業文書檔案保密管理工作的價值

（一）企業發展資源。影響企業發展的因素有很多種，其中企業文書檔案占據著較大部分。企業文書檔案包含企業非常多的信息，無論是人力資源方面，還是財務方面的內容。其是企業發展過程中，積累下的經驗與寶藏，也是為企業發展提供動力的重要因素。企業項目運行中，所有的數據、信息，都需要將原始數據作為基礎，進行有序的溝通互動，進而完成項目內容。

（二）實現商業管理途徑。企業文書檔案的內容雖然以科學技術為主，但是企業經營、其他機密都在其中。這些資料在企業發展中占據十分重要的地位，是促進企業轉型發展的重要數據。若是管理不當，導致管理檔案信息泄露，將會對企業產生無法挽回的損失。在企業發展運行中，應重視文書檔案保密管理工作，解決實際問題，以此保證信息的安全性，為企業穩定發展提供保證。

（三）體現企業信用的主要依據。對于企業發展來講，誠信非常重要，其可以提升企業競爭力，也會對企業發展產生負面影響。隨著社會的發展，對文書檔案信用度的要求也隨之提升。信用度彰顯企業經營情況，同時能夠反映出經營者的經濟情況與誠信情況，是企業最大的財富。文書檔案，則是記錄企業自成立以來，所有發生的事情，其可以展示出企業信用度，是促進企業經濟效益提升的重要因素。

三、做好企業文書檔案保密管理工作的策略

在市場發展的新形勢下，企業應重視文書檔案保密工作，結合實際工作中存在的問題，制定針對性管理策略，避免信息泄露或者丟失的情況出現。文書檔案管理工作，作為企業重要組成部分，其可以展示企業發展足跡，同時也能夠體現企業經營狀況。因此，應加強對這方面的管理，為企業發展提供理論依據。

（一）培養文書檔案管理人員素質。文書檔案管理人員，作為檔案保密管理的重要環節，其專業素質與綜合能力對該工作能否順利開展會產生重要影響。企業管理人員轉變工作理念，加強對文書檔案管理的重視，組織相關的培訓活動，引導檔案管理人員學習專業知識，豐富自身知識結構，以便在工作中靈活應用。此外，由于企業部分管理人員并不是專業人士，企業可以招聘一批專業的文書檔案管理人員，豐富管理隊伍，提高企業文書檔案員工整體素質。在培訓工作中，將文書檔案管理的重要性、管理方法教給管理人員，使其根據相關的要求進行專業管理。針對計算機應用能力差的人員，可以進行單獨培訓，引導其學習新技術，更新管理理念，以此提升管理效率。為文書檔案保密管理工作開展提供人才保障。此外，應發揮管理人員的作用，引導其對不同類型的檔案進行分類，將檔案存放、借還信息明確記錄下來，以便保證檔案的安全性。日常工作中，管理人員應定期清掃，保證檔案室的干凈整潔，避免外界環境對檔案信息產生影響。文書檔案管理人員，應具備責任心與保密意識。由于文書檔案信息具有較強的機密性，若是工作態度不理想，則很有可能將檔案信息內容泄露出去。因此，應選擇專業能力強，擁有敬業精神的人員，以保護信息不被泄露。

（二）加強硬、軟件設施投入。企業管理人員應意識到文書檔案管理工作，會根據企業的發展而發生變化，其存在形式可以根據時代的變化進行調整。在日常工作中，應對企業文書檔案發展進行合理規劃，確定實施方案，建立相關規章制度，為工作開展提供便利。可以將檔案室、工作室、借閱室分開，避免不法分子趁機獲取信息。檔案管理工作中，應具備設備掃描儀、打印機、復印機，以此保證工作人員順利工作，避免因設備不足出現的工作問題。文書檔案一般會放在企業的庫房，或者閑置的房間。由于文書檔案管理內容具有機密性的特點，因此應選擇適合的庫房。一般企業會將文書檔案放在辦公樓的地下室，這種方法并不可取。地下室環境潮濕，沒有光照與通風，會導致檔案卷宗腐爛。因此，可以將文書檔案放在通風好、光線足、人流量少的地方，以此保證檔案信息的安全性。庫房防盜工作應做好，安裝監控設備，設計遠紅外防盜系統，不為不法分子留機會。此外，庫房應培訓消防設備，且工作人員必須具備消防設備使用能力，借此保證信息安全不受外界因素影響。

（三）完善管理制度。管理制度，是文書檔案保密工作開展的前提，也是重要環節。無論是借閱，還是存放都應遵循相關的流程。工作人員借閱時，需要經過上級領導的許可，并說明借閱的原因，方可閱讀相關材料。存放文書檔案時，也應有明確的記錄，以此保證信息的完善性。對于出入檔案室的人員，進行登記，未經許可，則不可以入內。文書檔案管理工作對企業發展有非常重要的作用，建立有效管理制度，解決傳統工作中的不足。通過有效的規章制度，可以保證文書檔案保密工作效果，能夠有效提高工作質量。

（四）建立信息化檔案管理。在文書檔案管理中，應用現代信息技術，可以提高工作效率，能夠提高信息保密性。信息化檔案的建立，可以實現信息資源共享，對于機密性的信息，只有獲得許可后，才能夠登錄獲取。信息化檔案管理建設，能夠減少工作人員的工作量，同時可以避免傳統管理帶來的信息丟失問題出現。企業若是應用信息化管理方式，則需要建立防火墻等殺毒軟件，避免出現黑客竊取數據的問題出現。信息化文書檔案管理的應用，符合新形勢發展特點，能夠有效提高企業經濟文化水平，可以促進企業更好發展。目前，這一技術在我國多個企業被應用，已經取得非常好的成績。

四、結束語

總而言之，企業發展中，應重視檔案保密管理工作。立足文書檔案保密管理工作中存在的問題，制定針對性解決策略，以此提高檔案管理工作的保密性。在實際工作中，引進現代信息技術，培養管理人員的專業素質，實現信息化管理，為企業持續發展奠定基礎。

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