基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作

耿哲

【摘要】文書檔案管理工作是基層檔案管理員的主要工作。基層文書檔案管理工作直接影響著公共事務處理效率。但是，現階段文書檔案管理工作中出現了文秘與檔案管理工作連接較差、各部門配合默契不足的問題，影響了檔案管理工作的效果。本文闡述了開展基層檔案管理工作的意義，指出了檔案管理工作的有關問題，并提出了強化基層文書檔案管理工作的有效辦法。

【關鍵詞】基層檔案管理;文書檔案管理;策略

文書檔案管理工作是指管理人員利用文字或者表格等形式將社會公共活動進行記錄，并且整理歸檔。文書檔案管理工作的良好進行，能夠真實地反映和記錄基層行政活動，實現黨務活動公開。文書檔案管理工作的優化，能夠促進基層公共事務的管理水平不斷提高。文書檔案管理工作的優化，對各類活動的開展提供了有效的參考。

一、開展基層文書檔案管理工作的實際意義

有序開展基層文書檔案管理工作，能夠為企業的發展提供真實的參考資料，是企業發展的有效保證。基層檔案管理員的主要工作就是進行文書歸檔和活動記錄，通過整理檔案，為相關工作人員提供完整憑證。企業在進行重大活動之前，需要調取借鑒以往活動檔案，需要檔案管理員進行配合，及時準確地找到相關檔案，為當前的活動提供有用的信息。企業在進行生產經營活動或者處理公共事物時，也要通過參考相應的文書檔案來做好工作計劃，保證經營活動合理有序進行。

二、基層文書檔案管理工作存在的問題

現階段，我國基層文書檔案管理工作還存在一定的問題，嚴重影響了基層文書檔案管理工作效率。

（一）文秘與檔案管理工作銜接較差。在文書檔案管理工作中，文書管理與檔案管理工作既互相聯系，也有不同的分工。兩項工作需要相互協調進行，互不影響。在文書檔案管理工作中，文書與檔案管理工作從配合到形成一體化管理，很大程度上提高了文書檔案管理工作的效率。這樣就將文秘和檔案管理員的工作建立了更加緊密的聯系。但是，由于文秘與檔案管理員對對方的工作了解都很少，導致雙方在工作過程中，經常會出現誤差和錯誤，文秘和檔案管理工作配合不夠默契。在實際的文書管理過程中，會出現文書紙張使用不合格、文書格式不正確、文書附件不完整等現象，這些文秘工作問題，最終會給檔案管理工作造成一定的麻煩。

（二）基層檔案管理工作不受重視。基層文書檔案管理工作，對于單位和企業的發展有很大的作用，能夠為單位的發展提供真實有效的數據資料。但是，部分單位認為基層檔案管理工作不是一項非常必要的工作，認為檔案管理部門工作過于清閑，對單位的發展作用不大。檔案管理工作一直不受單位領導重視，沒有投入精力和財力，使檔案管理工作模式落后，人才缺失，從而影響了檔案管理工作的效率。

（三）文書檔案管理員綜合素質偏低。基層檔案管理工作不是簡單的文書檔案歸類，要求檔案管理員具備相應的綜合素質，包括業務素質和心理素質。文書檔案管理工作，涉及檔案學、文書學、目錄學等多方面的檔案知識，要求檔案管理員有絕對專業的檔案管理知識。隨著科學管理模式的應用，要求檔案管理員要有一定的自動化管理知識，這是對管理員的業務素質要求。而面對單調枯燥的文書管理工作，檔案管理員更要具備良好的心理素質，保證工作的積極主動性。但是，就目前而言，由于工作不被重視，管理員的心理素質首先發生變化，對工作缺乏積極主動性，產生厭煩心理，進而影響了工作效率。另外，檔案管理員沒有重視自身的工作，沒有跟進學習先進的管理方法和知識，管理方式落后，也影響了文書檔案管理工作。

三、做好文書檔案管理工作的有效辦法

（一）做好文書管理工作，統一管理文件。文件集中統一管理，有利于提高文書文件保存的安全性以及完整性。對在單位的生產經營活動中產生的文書進行歸類時，一定要由專門的文書管理員負責，做好單位活動文書的收拆、等級劃分以及歸檔記錄工作。如果單位文書并不多，則可以每周進行一次文書登記管理，或者每月進行一次。在文件收錄和登記過程中，文書管理員要對登記的文書進行流水編號，一個流水編號可以記錄一年的文書登記。而在單位發文時，文書管理員要另外進行登記，等到單位文件正式發出后，再將文書歸檔。在文書管理過程中，不管是管理員收文還是單位發文，都要及時進行記錄登記。

（二）強化檔案管理團隊建設。檔案管理員是檔案工作團隊的主要力量，加強檔案工作團隊建設，就要提高檔案管理人員的綜合素質，要對檔案管理員進行培訓。首先，要對檔案管理人員的業務能力進行培訓，提高檔案人員文書檔案的管理水平。對檔案人員的標引、檢索、修裱等相關業務技術進行專業的培訓，提升管理員的基礎技能水平。還要對管理人員進行新技術的培訓。例如計算機技術，現在計算機技術在檔案管理中應用越來越多，單位要加強對管理員的計算機能力培訓，逐步實現文書檔案管理的自動化，提高工作效率。其次，要對文書管理員進行心理調節，文書檔案管理工作非常單調，枯燥，也得不到領導的重視，很多管理員心理上已經產生了厭煩的情緒。檔案管理者要積極調節管理員的情緒，通過一對一的心理輔導和談話，了解文書管理員的內心狀態，積極輔導，讓管理員保持良好的心態，能夠正確面對工作中的問題，并對工作充滿熱情。

（三）運用先進的手段加強文書檔案現代化管理。現在的社會是科技型社會，科學技術應用到我們工作和生活的各個領域。在文書檔案管理工作中，應用新型的技術軟件，可以有效地改善傳統手工管理模式的弊端，提高文書檔案管理的工作效率。OA自動化系統的應用將很大程度上提高文書檔案管理質量，幫助文書管理員減輕工作壓力，提升文書管理員的工作能力。首先，在實現文書檔案現代化管理過程中，要選擇適合文書檔案管理的OA系統，利用自動化技術完成文書檔案的整理、立卷、編號及檢索等工作。其次，利用OA文書系統，能夠使檔案管理工作變得更加全面、準確。將單位活動的文書及檔案利用信息技術輸送到數據庫中，并利用數字技術進行有效分類，在相關人員進行查閱時，可以很大程度上節省時間，提高工作效率。而利用計算機技術和OA系統也能夠讓檔案管理員的工作更輕松，更簡單。

（四）完善文書檔案管理制度體系。文書檔案管理制度的建立能夠確保管理員的工作良好進行，也能對文書檔案管理員的工作進行約束。首先，落實文書檔案管理制度，要完善文書檔案管理員的行為規范，通過制度的確立，提高管理員的責任意識，杜絕消極怠工的現象出現，讓文書檔案管理員工作更有積極性。其次，完善文書檔案管理制度，要利用好績效考核制度。對文書檔案管理員進行績效考核，管理員出勤情況、服務態度、工作狀態以及學習情況，都要納入績效考核范圍，通過績效考核來促進管理員進行業務學習和業務創新，有利于提升管理員的綜合素質，提高文書檔案管理效率。

四、結束語

文書檔案管理工作是單位發展過程中一項重要的工作，單位領導一定要重視相關工作，提升文書檔案管理員的綜合素質水平，提高文書檔案管理工作效率。

【參考文獻】

[1]張媛[1].淺析如何做好醫院文書檔案管理工作[J].經濟研究導刊，2012（19）：207-208.

[2]葛成霞.基層醫院文書檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2012（19）：66.

[3]李燕.芻議基層檔案管理員如何做好文書檔案管理工作[J]. 科技風，2017（5）.