事業(yè)單位檔案管理存在的問題與對策分析

趙愛華

【摘要】隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作越來越重要。做好這項工作不是一件簡單的事，不僅過程中不能粗心，而且還有專業(yè)技術(shù)的要求。事業(yè)單位在從事檔案管理工作過程中會遇到很多問題，本文分析了一些存在的問題，并提出有效的解決對策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;事業(yè)單位;問題;對策

事業(yè)單位的檔案所涵蓋的范圍廣，對于人才的考核選拔以及事業(yè)單位的其他工作幫助都很大，工作人員可以在檔案中獲取有用的信息，以此來應對所要做的工作。從我國改革開放起，事業(yè)單位的檔案管理工作取得了不小的進步，然而欠完善，仍然存在著一些問題。如果不對這些問題加以妥善解決，會對事業(yè)單位形成一些不利的影響，因此事業(yè)單位一定要加大對于這些問題的關(guān)注力度，滿足時代發(fā)展的要求，取得更好的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業(yè)知識。就目前來看，我國很多事業(yè)單位的管理人員不夠?qū)I(yè)，甚至有一些事業(yè)單位會將一些非專業(yè)的工作人員安排在這個崗位上工作，工作的過程顯然僅是流于形式，很難做出不錯的成績，而且會對事業(yè)單位的其他工作造成影響。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態(tài)度。事業(yè)單位的工作人員對于自身工作所持的態(tài)度對于事業(yè)單位的發(fā)展起到很關(guān)鍵的作用，其中也包括檔案管理工作。大多事業(yè)單位的檔案管理人員在工作時采取敷衍了事的態(tài)度，檔案無法第一時間更新，檔案室呈現(xiàn)臟亂差的狀態(tài)，工作人員沒有耐心去發(fā)現(xiàn)存在的問題，責任心方面也極為缺乏。很顯然，這種態(tài)度進行日常工作，對于事業(yè)單位的發(fā)展無疑是有害的。

（三）離崗檔案管理工作人員造成的檔案管理問題。當下社會，大多數(shù)人不會在一個工作崗位上一直干，即便存在一個崗位干到老的工作人員，終有一天是要退休的，另外還有可能會遇到例如出國、生病等意外情況。這些情況的存在都會對檔案管理工作形成一定的影響。大部分事業(yè)單位在換掉原有的檔案管理人員時，其中的交接工作沒有做到位，這就造成了很多檔案被遺忘或是廢棄。難免給事業(yè)單位造成一定的損失，而且這種損失很難用錢來彌補。1.事業(yè)單位不能合理有效地利用現(xiàn)有的檔案。有些事業(yè)單位存在著大量的檔案文件，然而利用率卻不高，很多檔案被放在角落沒有人去理會，因此這些檔案的作用就不可以得到發(fā)揮。另外，一些事業(yè)單位雖然利用了檔案，但只是僅限在很基礎(chǔ)的層面，沒能充分發(fā)揮出檔案的功能。這類要么不利用檔案，要么不好好利用檔案的問題是當下必須要進行合理解決的。2.事業(yè)單位沒有采用妥善的檔案保管措施。在一系列檔案管理工作中，保管好檔案是非常關(guān)鍵的一步，即使現(xiàn)在的檔案大多趨向于電子化，但是仍有一些事業(yè)單位還是采取傳統(tǒng)式的紙質(zhì)檔案。因此做好檔案文件的保管工作就變得非常重要，紙質(zhì)檔案容易被損壞，事業(yè)單位的檔案管理人員一定要采取妥善的防護工作加以對待。3.事業(yè)單位對檔案的管理不規(guī)則化。一個單位的檔案管理不是一項簡單的工作，但是目前大部分事業(yè)單位在檔案管理工作方面無章可循，工作人員自身想采取什么方式就采取什么方式進行，沒有規(guī)則加以約束。有些檔案的紙張無序雜亂，當一些工作要查閱檔案時，就得花去很多不必要的時間，大大降低了事業(yè)單位的工作效率。4.事業(yè)單位的檔案不能及時更新。很多事業(yè)單位的檔案更新工作都沒辦法做到位，更新的速度較為緩慢，但是現(xiàn)如今時代加速發(fā)展，社會上很多事情都在變化，這就需要檔案進行及時更新，緊跟時代的發(fā)展，不允許做毫無進步的應付工作。5.事業(yè)單位缺少利用高科技來保存并管理檔案的意識。隨著社會的不斷發(fā)展，曾經(jīng)傳統(tǒng)化的檔案管理方式和設(shè)備都難以適應當下時代的進步，然而有些事業(yè)單位并沒有留意到這個問題的重要程度。另外，損害的檔案需要科技產(chǎn)品才可以進行修復，但是很多事業(yè)單位沒有這些設(shè)備存在，很難做到在高科技的加持之下做好檔案管理工作。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的對策分析

（一）加強對事業(yè)單位檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位要對所屬的檔案管理人員進行培訓，提升他們的專業(yè)能力水平，并且樹立工作責任意識，深知這項工作的重要性。近些年我國的發(fā)展速度很快，這無疑會加大對于信息的需求量，因此檔案管理工作一定要適應時代的快速發(fā)展環(huán)境，有關(guān)單位必須禁止使用非專業(yè)人員從事該崗位的工作。

（二）對檔案管理人員的工作交接做好相應規(guī)定。在檔案管理人員的工作交接上，事業(yè)單位一定要做好明確的規(guī)定。遇到工作人員因某種情況離崗時，一定要按照相應的規(guī)定做好檔案的交接工作，并且給單位留下自己的聯(lián)系方式，事后遇到工作問題可以及時聯(lián)系，為解決問題提供幫助。

（三）做好檔案管理的保護工作。檔案的保管工作非常重要，事業(yè)單位一定要將這項工作落實到位，強化管理人員的責任意識，對檔案的情況定期進行查看，一旦發(fā)現(xiàn)有問題存在及時進行解決。檔案保管工作存在著一定的復雜性，相關(guān)人員一定要有足夠的耐性才可以落實好這項工作，不可以粗心大意。

（四）合理有效地利用檔案為自己服務。事業(yè)單位檔案利用率一定要提高，讓現(xiàn)有的檔案發(fā)揮出自身的作用。當下是一個信息化的時代，隨時隨地都有信息相伴，因此事業(yè)單位要加大對于現(xiàn)存檔案的關(guān)注力度，有需要及時查閱，只有這樣才可以利用好檔案，并且獲取到自身想要的信息，為工作的后期開展提供幫助。久而久之，事業(yè)單位將會取得不錯的發(fā)展。

（五）形成屬于自己的檔案管理規(guī)則。事業(yè)單位在做檔案管理工作前，要制定健全的檔案管理規(guī)則，避免檔案散亂的現(xiàn)象存在，一定要按照規(guī)則開展工作，合理規(guī)制管理。以此來減少人力以及財力成本的投入。在減少事業(yè)單位成本的同時，也能夠大大提升其工作效率。

（六）及時更新檔案。一個單位是一個動態(tài)的整體，每一天都會有信息變化存在，因此負責檔案管理的工作人員要將工作做到及時到位，在第一時間收集新的檔案填充單位的檔案庫，使其變得完善健全，這對于今后事業(yè)單位工作的開展將會提供極大的幫助。

（七）引進先進的設(shè)備管理檔案。目前多數(shù)事業(yè)單位檔案管理設(shè)備跟不上時代的發(fā)展，難免會對單位造成不好的影響，因此很有必要引入先進的現(xiàn)代化管理設(shè)備來輔助工作人員做好檔案管理工作。例如檔案電子化是當下檔案管理的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位都該朝此方向進步發(fā)展，以此來提高單位檔案的利用率，為單位工作的開展提供有效的幫助。

三、結(jié)語

雖然事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一定的復雜性，但是此項工作尤為重要。檔案管理的好壞會對事業(yè)單位的整體發(fā)展造成影響，對此有關(guān)單位一定要加大重視力度。在做檔案管理工作時，及時找出其中存在的問題并且加以妥善解決。另外還需要跟緊時代發(fā)展步伐，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠真正地體現(xiàn)出價值。

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