信息時代企業(yè)檔案管理面臨的機遇、挑戰(zhàn)及措施

張靜

【摘要】伴隨著科學技術的日益更新，網(wǎng)絡信息技術空前大發(fā)展。如今我們已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，各行各業(yè)都在積極使用網(wǎng)絡技術，這對傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了強烈的沖擊和挑戰(zhàn)，如何利用網(wǎng)絡技術提高工作效率，成了檔案管理單位的研究方向。本文針對互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)以及解決對策進行論述，以供參考。

【關鍵詞】信息;檔案管理;機遇;挑戰(zhàn)

互聯(lián)網(wǎng)改變了人們的生活，現(xiàn)在社會上越來越多的行業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)，一個又一個智能平臺被開發(fā)利用，大大提高了辦公效率。與此同時，檔案管理工作面臨著許多機遇和挑戰(zhàn)，但是就目前來看，在企業(yè)檔案管理中的應用未能完全釋放，從而影響著辦公效率和質量，如何在信息時代做好檔案管理工作，體現(xiàn)檔案管理的重要作用，是目前檔案管理工作面臨的重要課題。因此，要正確分析檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)，才能解決這些當前遇到的難題。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的機遇

在企業(yè)中，檔案管理工作必不可少，其不僅能夠為管理人員提供有效的依據(jù)，還可以為企業(yè)決策提供支持。應用傳統(tǒng)的方法開展檔案管理工作對于檔案管理人員來說效率非常低下，并且隨著企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，企業(yè)員工越來越多，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務逐漸增多，相應地需要管理的檔案隨之增多，這對檔案管理人員來說任務非常繁重。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，為檔案管理工作帶來了良好的機遇，具體體現(xiàn)在以下三個方面：

（一）技術手段更豐富。借助互聯(lián)網(wǎng)技術，可以有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的輸入、存儲與檢索，對于檔案管理人員來說，能夠有效降低工作強度。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術不僅可以存儲數(shù)據(jù)信息，還可以存儲視頻、音頻，存儲形式更加多樣化。實現(xiàn)檔案管理由紙質、文字向音頻、影像轉變，便于管理和攜帶。

（二）服務空間更寬廣。時代的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務逐漸多元化，大大增加了檔案管理的信息量，傳統(tǒng)檔案管理方法一方面會增強管理成本，另一方面還會占用較大的存儲空間，將檔案信息存儲到計算機中，不僅節(jié)約了成本，節(jié)約了空間，還能進一步實現(xiàn)檔案管理的遠程服務，方便對檔案進行備案。

（三）時效管理更突出。應用互聯(lián)網(wǎng)技術進行檔案管理可以明顯提高檔案的時效性，社會在不斷進步，企業(yè)的發(fā)展在不斷變革，很多檔案內容隨著時間的推移發(fā)生了相應變化，應用互聯(lián)網(wǎng)技術可以快速對檔案進行更新，相比紙質檔案來說，更新速度更快，準確性更高，并且隨著科學技術的不斷進步，未來檔案管理的時效性將更加明顯。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理存在的挑戰(zhàn)

（一）管理理念轉變仍有很大阻力。雖然在互聯(lián)網(wǎng)技術的影響下，我國很多企業(yè)應用了智能辦公系統(tǒng)，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，在進行檔案管理時，仍然沿用陳舊的管理理念，傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”的觀念和現(xiàn)象，在信息時代與企業(yè)的實際發(fā)展不相匹配。這種思想不利于檔案管理工作效率的提升。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理者要迅速轉變觀念，積極主動、盡最大努力開發(fā)信息資源，把“死檔案”變成“活信息”。

（二）檔案數(shù)據(jù)的標準化體系有待建立。要想做好檔案管理工作，需要建立統(tǒng)一的標準化體系。但是就目前來看，我國還沒有完善的檔案數(shù)據(jù)管理標準化體系，導致在實際工作中，檔案管理工作沒有科學的依據(jù)做指導，檔案資源不能得到合理配置。因此要想使檔案管理數(shù)字化，就必須建立健全檔案管理標準化體系，完善穩(wěn)定的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

（三）檔案管理工作人員素質有待提高。在實際工作中，人事管理是檔案管理工作開展的必要條件。當前我們已經(jīng)進入了信息時代，檔案管理人員綜合素質的高低，直接決定了檔案管理水平。針對于此，企業(yè)應當加強對工作人員的培養(yǎng)，定期派專業(yè)人士對員工進行培訓，使其掌握先進的管理理念與方法，能夠動態(tài)了解社會的發(fā)展趨勢，提高其對信息技術的應用能力。另外，企業(yè)還應當加強對檔案管理人員安全意識的培訓，提高其安全防范能力，從而提高檔案管理工作水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（四）傳統(tǒng)檔案管理方式和手段已適應不了現(xiàn)代的要求。傳統(tǒng)檔案管理主要是采用紙質形式來保存，隨著時間的推移，絕大多數(shù)紙質檔案材料發(fā)生了紙質變脆、顏色變黃等問題，檔案人員在查閱過程中非常容易造成檔案缺頁或是損壞、丟失的情況。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案管理人員可以在做好檔案材料的歸檔后，對檔案信息進行計算機處理，采用電子編碼技術對這些檔案進行編輯整理，使檔案的利用更加便捷，并有效規(guī)避檔案的遺失或是損壞，切實有效地保管好檔案，使檔案信息的利用最大化。另外，隨著時代的發(fā)展，檔案文件舊的查詢方式已經(jīng)無法滿足時代的需求了。

三、信息時代提高檔案管理水平的有效策略

（一）轉變檔案管理理念。當前相當一部分企業(yè)，在檔案管理中，還沒有從思想意識上認識到檔案管理工作的重要性，一定程度上阻礙了檔案信息的規(guī)范化和信息化的發(fā)展，信息時代，我們要想全面提高檔案管理思想認識，做好檔案工作就必須要從思想意識上認識到檔案管理的重要性，加大檔案管理力度。實現(xiàn)電子信息化管理，可以有效節(jié)省大量的保存庫房，從整體上提高檔案管理效率，最大限度地確保檔案資料信息的安全。新時期要求檔案管理人員要堅持與時俱進，不斷轉變觀念，不斷提高自己的服務意識，使用各種先進的檔案管理技術和檔案管理手段，切實做好自身的本職工作，更好地為企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展提供各項服務。

（二）構建與發(fā)展相適應的檔案數(shù)據(jù)庫。當前絕大多數(shù)檔案信息是以數(shù)字形式出現(xiàn)的，數(shù)字化的檔案信息必須要依靠計算機和網(wǎng)絡來傳輸，檔案信息傳輸速度有所提升。眾所周知，企業(yè)要立足于實際，構建高效運行的數(shù)據(jù)庫，最大限度提升檔案信息的傳輸速度。一方面要與網(wǎng)絡的傳輸速度相適應，另一方面還要保證社會大眾讀取要求，使檔案利用者可以隨時通過計算機來閱讀檔案信息。在社會不斷發(fā)展的同時，現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化水平不斷提高，檔案管理人員要認識到檔案信息的重要性，保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)健安全運行。

（三）完善各項檔案管理制度。為最大化地確保檔案信息的安全，企業(yè)要立足于實際，建立健全檔案管理制度，進一步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。構建完善且全面的檔案管理制度，是不斷提高檔案管理水平的基礎和條件，所以，這就要求企業(yè)上下各級一起來承擔檔案管理責任，獻言獻策。當前很大一部分企業(yè)檔案管理保密工作處在初始階段，對現(xiàn)代信息技術的使用還未普及。在檔案管理工作中，檔案信息資料保密工作是至關重要的。我們只有最大化地確保檔案信息的安全，才能有效保障企業(yè)的利益。企業(yè)要引入網(wǎng)絡設備，運用高科技管理手段，使用安全殺毒軟件以及定期檢測檔案系統(tǒng)等，提高檔案管理水平，保障檔案信息的安全。

四、結語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案管理者要堅持與時俱進，不斷加強學習，不斷轉變管理理念，積極引入先進互聯(lián)網(wǎng)技術，切實做好檔案管理工作，從整體上提高檔案管理水平，更好地滿足企業(yè)穩(wěn)健長遠發(fā)展的需求。

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