信息化背景下如何做好檔案管理工作

張鳳麗

【摘要】隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式已經(jīng)從實體管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，電子信息檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，但如何更好地做好電子信息檔案管理工作，變得更加重要，這需要我們對檔案信息化管理有深刻的理解和認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;優(yōu)勢;缺點;信息化

一、檔案信息化管理的特征分析

（一）信息傳遞方便高效。很長一段時間內(nèi)，檔案管理工作會接觸大量實物檔案，因此難以保證在相同的時空和位置開展集中審視，檔案使用效率不高，不過伴隨高新技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，通過數(shù)據(jù)庫等管理檔案資料的方式受到了更多人的青睞，能夠借助移動互聯(lián)網(wǎng)等工具實現(xiàn)檔案資料共享，同時也不用因為時空等外部條件限制影響使用效率，能夠在同一時間內(nèi)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全方位和遠(yuǎn)距離傳輸搜索，極大提升了檔案的利用率和綜合效益。

（二）投入的費用較少。之前在管理檔案時往往會消耗大量的實物資本，同時在采集整合和使用檔案時也需要投入一定的勞動力成本，因此完整的檔案管理工作結(jié)束后往往會付出較多的費用。電子檔案的出現(xiàn)極大解決了因為費用過高增加組織經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)的問題，這一類型的檔案在工作各個流程中只會涉及具體數(shù)據(jù)，并要求在聯(lián)網(wǎng)的條件下開展相關(guān)工作，極大壓縮了在實物和勞動力等各方面的成本費用，同時又能借助新興技術(shù)實現(xiàn)對檔案的高效化管理。在實際使用方面，比之前的檔案處理環(huán)境更加嚴(yán)格，避免紙質(zhì)檔案的腐爛、磨損等，但是電子檔案則完全不用考慮上述問題，不過也需要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，避免黑客入侵等造成檔案資料外泄。

（三）電子檔案對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性的要求更高。盡管電子檔案有紙質(zhì)檔案無法比擬的諸多優(yōu)點，不過因為互聯(lián)網(wǎng)本身的共享和公共屬性，檔案資料在聯(lián)網(wǎng)的條件下也很容易傳輸和搜索，一旦遭遇黑客襲擊，那么檔案文件處于極其危險的境地，病毒等迅速擴(kuò)散和破壞電子檔案運輸?shù)娜^程，嚴(yán)重的甚至?xí)C(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，部分電子數(shù)據(jù)因為受到不合理使用成為部分人牟取暴利的工具，進(jìn)而不利于整個檔案管理工作的有序進(jìn)行。

（四）檔案數(shù)據(jù)化對軟硬件設(shè)施的配置要求更高。實現(xiàn)檔案的信息化管理前提是配備安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、專業(yè)管理工具和裝置等，因此也需要投入一定的費用。因為電子檔案的儲存時間較長，稍有不慎就可能使得檔案陷入不安全狀態(tài)，影響檔案的保存。舉個例子，當(dāng)存儲檔案的電腦使用年限到期、裝置受損等，這些都會危及到電子檔案的安全，所以相關(guān)員工應(yīng)該有較強(qiáng)的風(fēng)險防控意識，按期檢查和護(hù)理組織中的硬件設(shè)施，確保電子檔案的長期保存。之前通過實物等方式儲存檔案的方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于時代發(fā)展形勢，因此也將逐步被淘汰。

二、提升檔案數(shù)據(jù)管理效率的具體措施

（一）調(diào)整滯后的管理模式，與時代管理思想同步。這些年，信息時代的到來使各行各業(yè)都加速了轉(zhuǎn)型步伐，檔案管理工作同樣遭遇前所未有的變革危機(jī)，但也預(yù)示著存在新的發(fā)展契機(jī)。之前很長一段時間里，檔案管理工作效率一直無法得到實質(zhì)性提升，也很難與當(dāng)前的檔案管理任務(wù)有效對接，所以相關(guān)工作人員應(yīng)該及時摒棄滯后的檔案管理方式及思想，自覺學(xué)習(xí)利于提升工作效益的相關(guān)軟件工具，借助前沿的電子裝置和高新科技實現(xiàn)檔案信息資料的有機(jī)管理，創(chuàng)造新型的檔案資料數(shù)據(jù)庫，持續(xù)優(yōu)化對不同檔案文件的高效管理，增強(qiáng)檔案管理的時效性、科學(xué)性和精準(zhǔn)度，確保在整合檔案素材到使用的全過程精確無誤，持續(xù)增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和核心競爭能力，不斷適應(yīng)信息時代大背景下檔案管理的發(fā)展新需求，以推動國家檔案管理工作朝著更加光明和可持續(xù)的方向前進(jìn)。

（二）關(guān)注檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)，避免信息化檔案管理出現(xiàn)漏洞。要牢牢把握時代發(fā)展方向，對檔案管理進(jìn)行技術(shù)處理的前提是相關(guān)裝置應(yīng)該提前配備齊全。所以，這要求相關(guān)機(jī)構(gòu)的高管應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理任務(wù)的重要性，創(chuàng)建獨立的檔案管理任務(wù)管理團(tuán)隊，將檔案管理提上日程，不能有絲毫懈怠，同時強(qiáng)化檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，發(fā)展和創(chuàng)建更加高效、便利和安全的信息化檔案數(shù)據(jù)庫，相關(guān)的軟件和硬件設(shè)施都要進(jìn)行定期檢查、維護(hù)和更新，保證檔案管理工作效率，同時只要發(fā)現(xiàn)任何現(xiàn)實或潛在的安全隱患，都應(yīng)該立即將具體情況上報至有關(guān)責(zé)任部門，避免檔案信息化資料的泄露及其他重大事故，以免組織遭受不必要的經(jīng)濟(jì)和財產(chǎn)損失。

（三）創(chuàng)建一致的、科學(xué)的檔案信息化管理條例。檔案的信息化管理工作離不開專門的管理條例與規(guī)范，這是確保后續(xù)工作順利進(jìn)行的制度前提。檔案管理部門應(yīng)該積極把握檔案管理的新形勢，聯(lián)系日常的工作需要，創(chuàng)造性地完善并創(chuàng)建涉及檔案采集、整合到使用等在內(nèi)的全過程信息化管理機(jī)制和完整高效的任務(wù)鏈，不管是體制機(jī)制還是具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，均應(yīng)保證所有的檔案管理工作者，在整個流程和實際執(zhí)行任務(wù)期間，根據(jù)一致的管理要求開展相關(guān)活動。另外，準(zhǔn)備高效的檔案信息化管理備用方案同樣很有必要，它可以保證電子檔案管理數(shù)據(jù)庫遭遇外部黑客等不良分子侵襲時，很快通過采用備選方案處理問題，防止了組織陷入快速癱瘓的境地，也能夠很好地保護(hù)檔案文件，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。

（四）提升檔案數(shù)據(jù)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和核心競爭力。如今，怎樣做到檔案管理既能高效處理又能精準(zhǔn)無誤是廣大檔案管理工作者應(yīng)該努力思考的問題。首先需要從意識觀念入手，使廣大檔案管理工作者樹立正確的價值觀和工作理念，自覺承擔(dān)相應(yīng)的工作任務(wù)，牢牢樹立為人民服務(wù)的全局思想，明確自身工作的重要性和現(xiàn)實價值，鼓勵工作人員不怕苦、不怕累，能在平凡的工作崗位中干出不平凡的業(yè)績，創(chuàng)造性工作和學(xué)習(xí)。其次，廣大檔案管理工作者需要不斷提升專業(yè)素養(yǎng)。檔案的信息化處理本就是一項對專業(yè)綜合素養(yǎng)較高的工作，這項工作需要員工對多個領(lǐng)域有所了解，管理工作者應(yīng)該利用業(yè)余時間強(qiáng)化學(xué)習(xí)，借助最適合自己的學(xué)習(xí)方式完善和改進(jìn)自身的檔案學(xué)理論架構(gòu)，對檔案管理發(fā)展動向要有高度的敏感性，把握前沿的檔案信息化管理任務(wù)有關(guān)的原理和實踐經(jīng)驗，進(jìn)而實現(xiàn)業(yè)務(wù)能力與時代發(fā)展同步。再次，與檔案信息化管理相關(guān)的法規(guī)條例也應(yīng)該引起廣大檔案管理工作者的重視，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理工作的合理性和合法性，避免給組織帶來不必要的經(jīng)濟(jì)和財產(chǎn)損失，持續(xù)增強(qiáng)自身的服務(wù)水平。最后，需要定期組織有關(guān)檔案信息管理科技的集中訓(xùn)練。檔案信息管理科學(xué)技術(shù)的掌握已經(jīng)日益發(fā)展成現(xiàn)今檔案管理工作者必須掌握的工作技能，因此組織高管應(yīng)該高度重視相關(guān)練習(xí)。應(yīng)該按時組織針對檔案管理工作可能出現(xiàn)的各種問題推出的相關(guān)解決方案培訓(xùn)，重點向員工傳遞檔案管理系統(tǒng)的日常使用、護(hù)理、資料備案和防病毒入侵等基本常識，增強(qiáng)管理者的信息化管理綜合實力。

（五）創(chuàng)建一支實力過硬、視野開闊的檔案信息化專業(yè)管理團(tuán)隊。伴隨檔案信息化管理任務(wù)難度的持續(xù)加大，檔案管理組織也更加強(qiáng)調(diào)對專業(yè)信息化人才的需要。雖然部分檔案管理工作者不同程度接受過類似的專業(yè)練習(xí)，不過訓(xùn)練不夠連續(xù)化和系統(tǒng)化，使得廣大檔案管理工作者難以進(jìn)行完整而深度的學(xué)習(xí)，也無法全面掌握檔案信息化管理的全部任務(wù)，處理的問題比較基本。不少組織在實施對檔案的信息化管理任務(wù)時，一般會聘請外部專門人員或團(tuán)隊，很多任務(wù)的工作進(jìn)度受限，當(dāng)發(fā)現(xiàn)技術(shù)漏洞時才發(fā)現(xiàn)組織內(nèi)竟無人能夠處理，所以制約了檔案管理的快速發(fā)展。組織領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該盡早將檔案數(shù)據(jù)化專業(yè)人才建設(shè)放到組織重要日程上，人事部門需要積極招募和吸收相關(guān)的人才，進(jìn)而保證后續(xù)電子檔案的快速普及與發(fā)展。

（六）實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)資源的普及推廣。檔案的信息化管理是高新技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，持續(xù)優(yōu)化信息化服務(wù)能力和受眾領(lǐng)域，有序推進(jìn)檔案數(shù)字化任務(wù)，借助在線資源共享等形式，創(chuàng)建集更大受眾、更快檢索、更快傳輸和更多資源的數(shù)字檔案館，爭取盡早達(dá)成跨地區(qū)數(shù)字檔案館的相互連接，持續(xù)拓展檔案的受眾領(lǐng)域。

三、結(jié)語

綜上，檔案信息化管理任務(wù)應(yīng)該做到與時代同步，持續(xù)優(yōu)化和完善對檔案管理的數(shù)字化工作，爭取盡快達(dá)成跨地區(qū)數(shù)字檔案館的有效對接，為實現(xiàn)國家富強(qiáng)、民族振興和人民幸福作出更大的貢獻(xiàn)！

【參考文獻(xiàn)】

[1]李宏江.淺談檔案信息化管理[J].神州（中旬刊），2013（08）.

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