淺析人事檔案管理發展趨勢

王春元

【摘要】人事檔案作為關鍵文檔信息，是考察個人工作能力的重要參考資料。新時期，市場經濟快速發展，人事檔案工作的管理和服務方式逐漸發生了改變，必須加強新型管理體系的優化，發揮資源優勢，以期適應人力資源管理的需求。本文針對人事檔案管理現存問題、發展趨勢等進行了詳細分析，旨在為實踐操作提供一定借鑒價值。

【關鍵詞】人事檔案;管理;發展趨勢

社會主義市場經濟的發展環節中，必須充分激發員工的積極性，提高工作效率，這是當下各大企業必須重視的環節，其中人事檔案管理屬于較為特殊的工作。人事檔案管理存在問題較多，限制了該工作的進一步發展。部分單位對人事檔案管理的重視度低、觀念淡薄，檔案管理工作存在混亂、利用效率低的問題，限制了員工工作的積極性。部分狀況還會導致人事檔案信息失真、公信力差等。

一、人事檔案管理現存問題

（一）工作效率低。人事檔案管理中，雖然建立了一套完整的管理制度，但是檔案收集歸檔周期長，無法合理應用新型技術手段，跟不上當代人力資源管理的要求。管理人員在進行資料匯編時，外部信息資源渠道有限，同時編輯人員并未考慮主動服務、超前服務等要求，一般需要資料時才進行信息處理。最終結果是人事檔案材料的收集整理存在較為嚴重的滯后性，一方面成果利用率低，另一方面無法充分反映人員信息。此外，部分人事機構檢索工具缺失、落后，無法進行快速查找，人事檔案管理的唯一用途表現在資源獲取、資料查閱方面，且多為手動查詢，耗時、費力、準確率低。

（二）規范性差。首先，檔案資料歸檔不及時。搜集資料中，受管理人員工作意識影響，存在資料臨時存放的情況，導致信息不全、資料混亂，歸檔資料存在間斷性的特點。其次，人才競爭激烈，部分單位在人才招聘中經由人力資源開發中心人事代理機構進行檔案資料的處理。發生調入、調出情況時，檔案交接極易出現紕漏。第三方審查不及時便會導致檔案丟失、破損。

（三）信息化程度差。人事檔案的信息化管理中，計算機將會發揮主要功能，包括收集、傳遞、開發等。當下部分單位已經著手進行電子檔案的應用，但是軟件設計、軟件開發環節中，人員參與有限，無法保證檔案管理滿足預期要求，相關工作不能展現高效性、便捷性等要求。信息歸類不嚴謹、搜索錯誤等也會導致電子信息無法利用。不健全的信息管理系統使相應技術功能無法全面展現，導致計算機在人事檔案管理應用效果大打折扣。

二、人事檔案管理在當代人力資源管理的發展趨勢

（一）管理機構、管理對象和服務對象趨向于社會性。市場經濟體系下，國內經濟組織形式發生了較大變化，新變化更有利于人才的招聘、吸收，但是這一狀況與傳統人事管理體系存在一定矛盾。因此，現代人力資源管理逐漸出現，如人事代理制。在人力管理方面，相關工作逐漸演變成一項社會性行為。因作為當代人力資源管理的關鍵工作，人事檔案管理也隨之發生變化，更具社會性。結合管理機構進行分析，在計劃經濟時代，各企業的人事檔案管理僅針對本單位人員信息進行管理。市場經濟情況下，各地區建立了相應的檔案管理機構，如省人才市場，該機構的服務對象并非針對某一具體企業，而是面向社會，包括所有流動人員的人事檔案，可為社會人士進行檔案信息方面的服務和管理。

（二）保證人事檔案材料收集、鑒別、查閱的規范性。為了保證人事檔案的科學化管理，必須及時進行相關信息的收集、補錄。其中收集、鑒定工作的規范化會對材料質量產生直接影響，如手續完整性、表達精確性等。相關管理人員要針對不符合要求的內容采取退回、限期整改等措施，最終進行歸檔處理。此外，工作人員要及時進行檔案管理系統的查詢，保證查閱精度、查閱效率，還要保證信息的安全性不受負面影響。

（三）加強干部人事檔案的管理。人事檔案是個人組織工作、人事工作狀況的重要參考依據，對人員分配、資源利用、結構調配工作等起到較大影響。檔案管理效果對人力資源管理會產生較大影響，已經成為人力資源管理的重要支柱。部分機構負責人可結合人員學歷、個人素養、發展狀況等進行培訓，從而提高人員綜合能力。保證人事相宜，完成組織規劃目標。

（四）管理體系、服務方法的開放性轉變。市場經濟體制下，人事檔案管理不像傳統管理的政治化處理，隨著信息技術、互聯網體系的發展，人事檔案管理工作、服務模式逐漸發生了改變。借助現代化管理手段，可將非隱私內容公布于網絡，借助網絡化管理，實現檔案管理機構和外界人才信息的交流。即單一化管理途徑逐漸朝著多元化、開放化的模式發展。知識經濟時代，人才資源的優勢將會更加突出，人才質量、人才數量對流動效果等均會產生影響。此外，政治體制的完善，人才將會成為無政府角色的資源，新時期，人事檔案的社會化、開放化管理將逐漸發展成為通用型管理模式。

（五）提高人事檔案的管理效果、編研水平。人事檔案的管理受內容繁雜、專業要求高、檔案保密性強等影響，必須及時建立符合實際發展狀況的檔案管理體系進行有效控制。尤其是檔案資料的傳遞、登記、考核環節中，一旦發現資料丟失，必須及時進行材料查找、補救處理，保證檔案信息的完整性。必要時要結合人力資源管理要求建立分期實施的規劃，維持人力資源管理專題匯編數據的有效性、完整性，并及時利用相關資料信息。

（六）提高人事檔案管理人員的專業素養。新時期，人事檔案管理人員必須滿足“創造性、復合型、協作性”的要求。一是檔案管理人員要及時進行新知識體系的學習，了解現代化人事檔案管理的要求。二是必須加強以人為本模式的開發，借助科學的管理手段進行處理，充分激發并提升員工工作積極性、創造性，保證所有工作人員能保持在高效、穩定的工作狀態下為企業發展作出貢獻。三是建立人才競爭機制，采用擇優錄用的模式，招聘符合檔案管理的專業人員，并及時進行人才培養和管理。關心人才在業績、職稱晉升等方面的實際狀況，保證其工作獲得相應回報。

（七）提高現代化管理手段在人事檔案管理中的應用。人事檔案管理中，必須加強現代化技術手段的合理應用，有效發揮人力資源管理的價值。如增加資金投入、引入現代化技術等。保證檔案管理工作硬件設備設施齊全，并及時進行庫房管理，配置相應數量的計算機、除濕機等，建立防火防盜監控系統。借助計算機軟件進行人事檔案信息的存儲、檢索和控制，實現人事檔案資源的合理應用，保證人才培養、干部聘用等環節切實落實公開、公正的要求。保證人盡其才，為市場經濟的全面發展打好基礎。

（八）優化檢索工具，構建檔案目錄中心。人事檔案檢索工具存在一定缺陷，包括形式單一、功能不全、檢索滯后、效率低下等狀況，換言之，傳統檔案管理工作已經無法滿足新時期檔案用戶對信息的要求。為了保證檔案數量、檔案利用等適應新時期要求，必須及時進行檔案利用方法的優化，提高檢索系統的自動化，對檢索工具進行優化，建立檔案目錄中心已經成為新時期發展趨勢。檢索工具在編制中必須考慮規范性、查找便利性、指導性等要求。及時進行館藏檔案的收藏和處理。

三、結語

經濟全球化時代，人才在企業發展中發揮著重要的作用。必須建立全面有效的人力資源管理體系。人事檔案管理、人力資源管理是不可分割的兩大部分，要保證上述有機整體的全面發展和同步優化。合理進行人事檔案方面的妥善管理，做到知人善任，提高人力資源管理的有效性、完整性、合理性，力求大幅提高企業的核心競爭力。

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