醫院人事檔案管理新模式分析

宋謀濤

【摘要】本文以醫院人事檔案管理新模式為主題展開論述，重點針對醫院人事檔案管理新模式建立的相關策略進行分析探討。

【關鍵詞】醫院人事檔案;管理新模式;發展

人事檔案是醫院人事信息記錄的重要載體，對于醫院的管理有著重要的意義，隨著現代化管理技術及管理方法的普遍應用，醫院人事檔案管理模式也發生了相應的變化，因此，醫院人事檔案管理新模式的建立顯得十分必要，基于此，本文針對醫院人事檔案管理新模式的建立展開討論。

一、醫院人事檔案管理存在的不足

對于醫院而言，了解其人事檔案管理工作存在的不足，是不斷完善人事檔案管理工作并充分發揮人事檔案管理作用的重要基礎，具體而言，醫院人事檔案管理存在的不足主要體現在以下幾個方面：

（一）人事檔案管理制度不完善。從當前的情況來看，醫院人事檔案管理工作存在的不足首先表現為管理制度的缺失。針對醫院人事檔案管理工作的開展，管理制度建設的主要目的在于指導檔案管理工作的規范化進行。但是醫院檔案管理部門并沒有認識到管理制度的重要性，雖然在部門中設立了相應的管理制度，但是制度內容形同虛設，與醫院人事檔案管理工作實際嚴重不符，由于缺乏制度要求，致使檔案工作者的工作存在明顯的隨意性。受此影響，檔案工作者的整體工作效率不高，無法滿足醫院人事檔案管理工作的實際要求。而且，由于監督及責任制度，導致整個人事檔案管理工作缺乏必要的約束，各個環節的檔案工作中即使存在問題也無法被及時發現，而且，由于工作缺乏規范性，導致醫院人事檔案工作出錯的幾率不斷升高。在這一狀態下，當工作出現重大紕漏后，沒有人承擔責任，工作人員之間更多地表現為互相推諉，長此以往，必然會導致醫院人事檔案管理工作陷入混亂，人事檔案管理工作的實際作用無法發揮。

（二）人事檔案管理信息化程度較低。信息技術在推動我國社會發展中發揮了巨大的作用，而且其在多個行業中的應用程度在不斷深入，但是從當前的情況來看，信息技術在我國很多醫院的人事檔案管理中的應用程度不夠深入，導致醫院人事檔案管理效率相對較低，無法適應時代的發展變化。而且，在人治模式下，醫院人事檔案管理工作的出錯率相對較高，隨著時間的延長，部分人事檔案還會丟失，進而給醫院人事檔案管理工作的開展造成了巨大的困擾。

（三）人事檔案管理機制有待完善。醫院人事檔案管理中，管理機制問題主要體現為人事檔案管理工作的參與部門相對不足，往往以檔案管理部門獨自運作為常態，但是，人事檔案必然會涉及醫院多個部門的人事信息，如果只有檔案管理部門獨自參與，那么無法及時了解其他部門的人事變動情況，因此無法對相應的檔案信息進行及時變動，檔案管理工作因此呈現出一定的滯后性。由于其他相關部門的參與程度低，導致檔案管理部門承受著巨大的工作壓力，工作效率無法提升，人事檔案管理工作實際作用無法突顯。

（四）人事檔案管理隊伍建設有待完善。從當前的情況看，部分醫院針對人事檔案管理隊伍的建設表現出明顯的缺失。首先，內部人事檔案工作者培訓工作的缺失。針對人事檔案管理工作的開展，醫院忽略了對檔案管理部門人員的系統培訓以及繼續教育，導致其業務水平始終停留在一個層面或技能無法滿足工作要求，進而直接影響到工作質量。其次，忽略了專業化人事檔案管理人才的引進，醫院人事檔案管理工作缺乏必要的人才支撐。

二、醫院人事檔案管理新模式建設策略分析

（一）加強人事檔案管理制度的建設。為了不斷完善人事檔案的管理工作，醫院必須建立起現代化的管理制度，通過制度的形式，對檔案管理工作進行約束，促使每一項工作都能夠高效開展。為此，針對人事檔案管理工作的開展，醫院應該根據自身實際情況制定專門的人事檔案管理制度，在制度中針對人事檔案管理工作的流程以及各個環節的工作進行明確，從人事檔案信息的建立到檔案的保存，再到檔案的使用，都應該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保人事檔案管理工作的規范化。在所建立的人事檔案管理制度中，應該融入監督制度以及懲處制度，通過科學的監督，確保每一環節的工作都能夠按照規定有序開展，尤其針對重要檔案信息的使用，必須進行嚴密的監督，而針對在人事檔案管理中出現失誤的人員，則要進行必要的責任追究，通過這種方式，對相關人員的行為進行有效約束，進而有效推動人事檔案管理工作的開展。另外，為了更好地適應外部環境的變化，還應該進一步完善人事檔案的編修制度，對現有的人事檔案有計劃地進行編修，以確保人事檔案信息的完善，通過這種方式，使得人事檔案管理工作能夠緊跟時代的發展步伐，更好地適應現代社會環境。

（二）加強人事檔案管理的信息化建設。信息化管理技術在現代社會中的應用范圍及深度不斷增加，為了更好地適應現代社會的變化，有必要加強醫院人事檔案管理的信息化建設，通過這種方式，對傳統的人事檔案管理模式進行適當的改進，以提升人事檔案管理工作效果。為此，針對人事檔案管理工作的開展，醫院必須建立相應的信息化管理系統，針對傳統人事檔案紙質化資料，以數據信息的形式進行保存。當然，在保存過程中，需要管理人員和技術人員做好相應的信息分類，然后再存入數據庫。所建立的信息化管理系統，必須嚴格進行權限設置，因為并不是所有人員都能夠隨便訪問人事檔案信息系統，根據醫院實際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時，需要特定的賬號和密碼，而且系統針對任何人的任何一次訪問都應該全面記錄，在未經允許的情況下，不得使用私人硬盤對人事檔案信息進行拷貝。另外要安排技術人員對人事檔案信息化管理系統進行定期檢查維護，確保系統的正常運行，對系統要定期進行必要的升級，為人事檔案管理工作的開展提供強有力的支持。

（三）對人事檔案管理機制進行適當的創新。對于醫院而言，人事檔案往往會對醫院各個部門人事信息進行記載，如人事調動情況、特殊技術人才信息等，其中部分信息對機構工作的開展具有重要的參考作用。在傳統的管理工作中，檔案管理部門表現出明顯的獨立性，醫院其他部門很少參與到人事檔案信息的管理工作中。在很多部門看來，人事檔案管理部門僅僅是醫院的文件保存部門。而在現代化管理模式下，有必要對這一狀態進行必要的調整，加大人事檔案管理部門與其它部門的聯系程度，只有這樣，才能夠促進人事檔案管理工作主動參與到醫院的建設發展活動中去，為各個部門工作的開展提供必要的指導，緩解部門之間的割裂狀態，充分發揮人事檔案管理工作的服務與指導作用。

（四）加強現代化人事檔案管理隊伍建設。首先，醫院要加強人員培訓，整個培訓工作可以分三個階段進行：第一階段，主要引導新員工對醫院人事檔案管理環境及本部門工作模式進行熟悉。第二階段，針對本部門工作的開展，重點進行人事檔案管理業務技能傳授，這是整個培訓工作的重點，例如培訓工作人員如何利用信息化管理系統進行信息整理和存儲。第三階段，重點進行查漏補缺，通過對實際工作的模擬，找出員工在人事檔案工作中仍然存在的不足之處，然后進行再次培訓，以此來不斷完善其工作技能，使其在正式進入工作崗位后更好地投入到工作實踐中。其次，進行必要的技能考核。通過必要的考核，能夠對員工的培訓工作進行檢驗，進而提升員工培訓的針對性，保障培訓效果。在階段性的培訓工作結束之后，醫院應該組織嚴格的考核工作，在考核過程中，要進行理論知識測試，通過這種方式，可以進一步考察員工的專業所學是否扎實。要進行實踐能力檢驗，通過設立模擬情境，檢驗員工是否熟練掌握人事檔案工作技能，是否能夠有效應對工作中的各種情況。在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓，確保參與培訓的員工能夠真正發揮自身在人事檔案管理工作中的作用。

三、結語

綜上所述，醫院人事檔案管理新模式的建立，是促進醫院人事檔案管理工作完善的重要途徑，為此，醫院要樹立現代化的人事檔案管理理念，從多個層面入手對傳統不合理的人事檔案管理工作予以完善，促使人事檔案管理工作能夠適應現代化的社會環境，并充分發揮人事檔案管理在推動醫院發展中的作用。

【參考文獻】

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