信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探討

韓婧

【摘 ?要】處在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，事業(yè)單位在管理工作的實(shí)施過程中，要注重融入創(chuàng)新的技術(shù)，將信息化技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合起來，能創(chuàng)新檔案管理的方式，為事業(yè)單位的良好發(fā)展起到促進(jìn)作用。本文主要就信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的問題以及應(yīng)用的措施詳細(xì)探究，希望能為實(shí)現(xiàn)高效化的檔案管理的目標(biāo)起到積極作用。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理，信息技術(shù)

現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于管理人員沒有及時(shí)創(chuàng)新管理理念，使得檔案管理的整體效率比較低下，影響了檔案管理工作的高效化開展。信息化發(fā)展時(shí)代，如果檔案管理人員沒有注重將信息技術(shù)和檔案管理工作緊密結(jié)合起來，這就必然會(huì)影響檔案管理工作的順利開展。

1.信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的問題

事業(yè)單位日常經(jīng)營發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，為能有效提升檔案管理工作的質(zhì)量，這就需要在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù)。現(xiàn)階段檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用存在著一些問題，如：

1.1沒有加強(qiáng)電子檔案安全管理

信息技術(shù)的應(yīng)用下對檔案管理工作開展產(chǎn)生的影響比較大，為能有效提升檔案管理工作的良好開展，這就需要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，為檔案管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[1]。但信息技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作的落實(shí)當(dāng)中，在對電子檔案的安全保障方面如果沒有做好基礎(chǔ)性工作，這就必然會(huì)對檔案信息的安全帶來威脅，不利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。

1.2信息化檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理工作的實(shí)施過程中，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量水平，這就需要在信息化技術(shù)的科學(xué)化應(yīng)用方面加強(qiáng)重視，為檔案管理工作的有效推進(jìn)起到促進(jìn)作用。信息化檔案管理是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，只有在這一基礎(chǔ)管理工作方面得到了強(qiáng)化和完善，才能真正為實(shí)際工作的有效推進(jìn)起到促進(jìn)作用[]。但從具體的信息化檔案管理的現(xiàn)狀能發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理人員沒有強(qiáng)化信息化管理的意識(shí)，對信息化技術(shù)的應(yīng)用積極性不高，信息技術(shù)操作不靈活，這些都會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.3沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理目標(biāo)

檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下，能有效提升管理的質(zhì)量，但在技術(shù)應(yīng)用中對檔案管理沒有形成系統(tǒng)化目標(biāo)，這就必然會(huì)影響檔案管理工作的開展質(zhì)量，信息技術(shù)應(yīng)用的簡單化，對檔案管理系統(tǒng)的作用功能沒有充分發(fā)揮出來，最終會(huì)影響管理的效益。

2.信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的措施

為保障事業(yè)單位在檔案管理工作方面能進(jìn)一步提升，這就需要在信息技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用方面加強(qiáng)重視，從以下措施的實(shí)施方面可供參考：

2.1保障電子檔案的安全

信息技術(shù)應(yīng)用下做好檔案管理的工作，需要管理人員能在實(shí)踐管理的時(shí)候有側(cè)重點(diǎn)的實(shí)施管理舉措。如在對電子檔案的管理時(shí)候，這就需要從安全的角度出發(fā)進(jìn)行考量，檔案管理工作人員要能著眼當(dāng)前管理的現(xiàn)狀，結(jié)合信息技術(shù)特征做好研究工作，將信息技術(shù)和檔案管理的要求相契合，提高信息技術(shù)應(yīng)用的作用價(jià)值。為能保障電子檔案的管理安全，管理人員就要對電子檔案管理要求有充分的了解認(rèn)識(shí)，明確現(xiàn)代信息技術(shù)使用策略以及使用方案，通過身份認(rèn)證以及口令密碼等方式的設(shè)置，保障各信息的安全[3]。電子檔案管理的安全保障，是需要長期性的過程，所以管理人員要樹立安全意識(shí)，強(qiáng)化電子檔案管理，以及有效提高監(jiān)管力度，能從整體上保障檔案的安全管理。

2.2強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)

檔案管理工作的開展未來都會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)，所以在具體的管理工作開展當(dāng)中，這就需要從不同角度進(jìn)行考量，轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念是比較重要的，相關(guān)管理人員以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要充分注重在檔案管理工作方面創(chuàng)新管理的舉措，能夠?qū)n案信息化的管理有全面的認(rèn)識(shí)[4]。檔案管理人員自身要嚴(yán)格依照國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，能夠?qū)n案信息資源的開發(fā)以及利用的工作得以完善，從基礎(chǔ)性的工作上不斷完善，按照不同檔案的類型進(jìn)行收集，整理，分類等，保障檔案管理的嚴(yán)格以及有效，提高檔案管理的規(guī)范化程度。檔案管理人員在信息技術(shù)的應(yīng)用下進(jìn)行管理，也要注重有相應(yīng)管理的制度作為支撐，保障新時(shí)期的檔案管理工作能夠有制度作為保障，提高檔案管理的規(guī)范化程度，這對實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)能發(fā)揮積極促進(jìn)作用，為實(shí)現(xiàn)既定的檔案管理目標(biāo)能打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.3實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理的目標(biāo)

事業(yè)單位在檔案管理工作的實(shí)施過程中，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的管理目標(biāo)是比較重要的，這是提高檔案管理效益的重要保障。系統(tǒng)化以及規(guī)范化的檔案管理是未來發(fā)展趨勢，檔案管理人員要注重融入創(chuàng)新的思維，積極構(gòu)建完善電子檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)化的管理發(fā)揮檔案資源的價(jià)值優(yōu)勢。

3.結(jié)語

綜上而言，事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，面臨的發(fā)展挑戰(zhàn)是比較大的，為能有效提升檔案管理的質(zhì)量水平，這就需要在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)。信息技術(shù)是提高檔案管理工作質(zhì)量的重要支撐技術(shù)，檔案管理人員在管理中通過強(qiáng)化信息化管理的意識(shí)，以及做好系統(tǒng)化檔案管理的準(zhǔn)備工作，這對實(shí)際檔案管理工作的有效推進(jìn)有著積極作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳元霞.事業(yè)單位檔案管理的難點(diǎn)及對策[J].城建檔案，2021（02）：68-69.

[2]龔水英.探究信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].西部皮革，2021，43（02）：73-74.

（作者單位：唐山市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校）