基于會計檔案電子化研究

王艷秋

摘要：隨著信息技術的快速發展，當前在網絡環境背景下，信息系統也開始朝著智能化的方向進一步發展，然而，要達到全面會計信息化目標，必須要從會計管理的每個環節人手。為了進一步貫徹落實黨和國家在會計信息化建設方面的各項要求，為了更高效、便捷地服務社會各領域，服務自身經濟業務，基于機關事業單位會計信息化管理理念的不斷提升，開展原始憑證圖像化及電子化存儲和傳輸，是會計信息化及會計檔案電子化的快速發展，本文主要立足于會計信息化、原始憑證電子化和圖像化的操作實施，從而探討原始憑證電子化和圖像化對會計信息化及會計檔案電子化的重要作用。

關鍵詞：機關事業單位;原始憑證;電子化;圖像化;會計檔案電子化

隨著機關事業單位會計信息化管理理念提升和服務意識的強化，及自身經濟業務發展的需要，特別是近年來紀檢、審計等部門對各單位財務監管力度的不斷加強，會計檔案電子化建設迫在眉睫，實現原始憑證的圖像化、電子化儲存和傳輸，是會計檔案電子化建設的基石。市場監管系統從現有賬務軟件出發，根據工作實際，以實現財務管理工作的集約化、信息化、可視化為目標，經過與財務軟件開發公司不斷研究，率先開展此項工作且實施效果良好，不僅從源頭加強了各單位原始憑證的規范化管理，提升會計基礎工作的同時向會計檔案電子化邁進關鍵一步，更為財務監督檢查工作提供了便利，為各級各類單位推行原始憑證電子化、圖像化，提供了有意義的探索和有價值的經驗。

一、原始憑證電子化與圖像化的發展進程

根據相關調查研究發現，早在1981年我國財政部門就提出了會計電算化的概念，從那時算起，我國會計信息化發展已有四十年的歷史。在2000年左右，計算機技術快速發展，越來越多的企事業單位開始通過計算機技術開展會計信息化建設。到了今天，隨著國家不斷頒布新的會計政策，逐步拓展會計信息化領域，會計檔案電子化已經包括其中，電子化的迅猛發展，為會計信息化和會計檔案電子化開拓了很大的發展空間。會計電算化的應用提高了會計數據處理的時效性、準確性、會計核算質量，減輕會計人員的勞動強度。而會計檔案電子化的應用在會計憑證審核、憑證查閱、審計監督等方面大開便捷之門。雖然會計信息化已經非常普遍，但是大多數企事業單位都僅僅局限于會計核算的范圍，多數企事業單位還沒有會計檔案電子化的涉及。會計檔案主要涉及的是會計憑證、會計賬簿、各類會計報表。在電子科技、網絡科技落后的年代，原始憑證電子化與圖像化發展受到了一定的阻礙，現在有了會計電算化、報銷平臺、高拍儀、掃描儀、傳輸系統等高科技的技術支持，原始憑證電子化與圖像化得以實現，通過對原始憑證的電子化收集和歸納，使得原始憑證越來越趨向于規范化、可視化，從而達到經濟業務的可視化。另一方面也達到了對原始憑證監督管理的目的，這對于會計檔案管理來講至關重要。

二、原始憑證電子化與圖像化

所謂原始憑證主要是指在經濟發展的過程中，通過記錄經濟業務發生或完成的狀況而保留下來的文字憑據，由于來源存在不同之處，主要劃分為兩大類：一是外來原始憑證，這主要是指單位內部發生經濟往來事項時，必須要從外單位來獲取相關的憑證，保證其真實性，二是自制原始憑證，是指在經濟業務事項完成的過程中，必須經過自己單位內部人員進行填制的相關憑證。主要包括：購物發票、銀行單據、合同文本、庫存物品出入庫及領用單據等。我們要用影像高拍技術，對原始憑證進行高拍處理。首先要有報銷平臺，之后報銷平臺與會計核算軟件進行科學合理的技術銜接，選擇高拍方式對紙質的原始憑證審核之后進行高拍，之后形成的電子文件存人報銷平臺中，并上傳至財務核算信息系統。

原始憑證電子文件形成的過程中，高拍人員要考慮保證下一步會計制單、審核、記賬等各項任務能夠順利完成，不能張冠李戴造成混亂，核對準確無誤后將紙質原始憑證進行粘貼。會計人員制單時記賬憑證要與所附的原始憑證互相對應后，統一打印和裝訂，進行存檔保管。查閱會計檔案可通過查閱電子檔案來進行，紙質原始憑證不能夠隨便外借，如遇到相關特殊狀況也要有負責人批準之后才可以提供相關的復印件，并實行登記管理。

這項工作要安排相關的專職工作人員完成，專人負責原始單據電子化的工作，便于責任到人。在高拍原始憑證的過程中務必要保持原始憑證紙面清潔，較為平整，保證字跡清晰，拍照過程中也要避免出現重疊的狀況。原始憑證電子化的操作人員也要積極地參與培訓，提高其專業素養，保證他們對原始憑證電子化業務的熟練程度，適應會計信息化、檔案電子化的管理需要。

我們要注重加強財務、業務一體化，在網絡發展的大背景下，機關事業單位要將業務和財務管理等進行緊密結合，實現財務信息處理的優化，保證業務、財務數據緊密融合在一起，提高工作效率，實現數據共享的目標，并對經濟業務進一步監管。這是當前會計領域信息化的關鍵所在。

三、實施流程

（一）各單位、各部門在報銷各項費用時，由報賬員通過登錄遠程報銷平臺，填寫遠程報賬單，遠程報賬模式分為兩種，普通報賬和集付報賬。正常報銷適用普通報賬模式;一筆業務涉及多名收款人的，適用集付報賬。

報賬員在此環節無需錄入會計科目，只需簡要錄入摘要，金額，銀行付款賬戶、付款方式即可。收款人信息可以選擇錄入，也可以不錄入而由最后出納環節錄入。報賬員需上傳圖像化的原始憑證，該賬務處理系統支持高拍儀拍照，也支持直接上傳已有的圖片（JPG格式、PNG格式均可）和PDF文件，兩者區別在于上傳的圖片可以直接預覽打印，上傳的PDF文件需通過本地下載。

各報銷單位報賬員在填寫完整遠程報銷單并上傳圖像化的原始憑證后，直接送審，該業務流程流轉到會計節點。

（二）會計選中報賬員送審來的遠程報賬單，在此基礎上完善會計科目等信息，生成付款通知單。同時，會計可以查看圖像化的原始憑證，對于有疑點的、需補充的、需更正的原始憑證，會計可以選擇退回上一流程;對于報賬員填列的信息，會計可進行修改。對于確認無誤的信息生成付款通知單后，會計點擊提交，該業務流程流轉至審核節點。

（三）審核人員核對原始憑證和會計生成的付款通知單上所列的會計科目等信息，無誤后選擇提交，該業務流程流轉到批準節點;有誤的選擇退回，退回到上一環節。

（四）批準人一般為財務負責人，是報銷流程的最后一道環節。批準人確認無誤，選擇批準通過，該筆業務流轉到出納環節;批準人不予批準，可選擇退回上一環節。

（五）出納付款確認時，選擇該筆付款通知單導人，該筆業務所附帶的由報賬員錄入的收款人、付款方式等信息同時自動導人，若報賬員未錄入收款人信息，此時出納可以錄入;若報賬員錄入信息有誤，此時出納可以修改。對于集付報賬，出納人員可以根據每筆金額對應錄入相應的收款人信息。

錄入完成后，出納根據相應的付款方式，選擇打印現金支票、轉賬支票、銀行進賬單、電匯單等票據。同時，將支票根、電匯單和進賬單的記賬聯進行拍照，該筆業務完成，原始憑證全部保存完整。此時，出納對該筆業務選擇允許記賬，會計人員方可對該筆業務進行生成記賬憑證等后續處理。

（六）會計記賬時，報銷平臺生成的付款通知單信息可以直接關聯到財務軟件，自動根據付款通知單信息生成記賬憑證，也可以進行修改。生成記賬憑證后，財務軟件與報銷平臺均可查詢該憑證，但圖像化的原始憑證只能在該報銷平臺查看、打印等。

四、現實意義

（一）充分利用信息傳輸，提高財務效率

通過將原始憑證圖像化上傳，電子化流轉，充分發揮了信息時代“讓信息多跑路，讓人員少跑腿”的優勢，通過電子審批流程，發現問題可以及時退回報銷人補正完善，極大提高了財務工作效率。對于機關財務辦公地和業務單位辦公地不在一起的單位，尤為便利。

（二）充分利用電子儲存，減少復印頻率

原始憑證圖像化上傳后，在服務器中長久保存，隨時需要，隨時查閱。尤其是需要大批量復印原始憑證時，該舉措的優勢更加顯現。通過憑證號查看原始憑證，同時直接打印原始憑證，減少大批量查找、復印等繁瑣的工作，節省了時間成本及人力物力。

（三）充分利用二次審核，夯實會計基礎工作

報賬員需要遠程上傳電子原始憑證并報送紙質原始憑證，會計人員要經過兩次審核，這樣對原始憑證的合法性、真實性、完整性做了進一步確認，把好原始憑證審核關，夯實會計基礎工作。

（四）充分利用科技手段，便于審計監察

科技網絡信息化迅速發展的時代，各行各業的工作都要求高質量、高速度、高績效。當下的紀檢、監察、審計等部門工作的方式方法都已告別了過去簡單、緩慢、繁瑣。都進入了高效、快捷、準確的“高速路上”，會計檔案電子化起到進一步的助推作用。上級有關部門在例行審計、檢查時，針對重點、疑點的業務，可以在報銷平臺中直接查看原始憑證，讀取需要的信息，實現審計工作的信息化。

（五）充分利用現有資源，實現無縫銜接

隨著國家電子發票制度的改革，目前電子發票已成為各類企事業單位開具發票的主流。然而，電子發票是打印以后報銷，存在重復報銷的問題，對這一問題財務部門也難以做到有效控制。目前，我們正在研究利用該報銷平臺，解決這個難題。增加電子發票識別功能，未來可以根據發票號，識別出該發票是否是重復報銷。原始憑證報銷平臺不僅便捷高效，還杜絕了利用電子發票違紀的問題。

（六）充分利用圖像化，促進會計信息公開化

會計信息公開化是反腐倡廉的一項重要舉措，多年來，會計信息公開化是通過各種會計報表及各級審計監督予以實現，如今，有了原始憑證圖像化、可視化，就方便了查看，不存在丟失和損壞，這就可以將電子原始憑證公開化，公眾可以清晰看到各項經濟業務的來龍去脈，促使把權利放到制度的籠子里。

五、結語

綜上所述，會計信息量不斷發展的大背景下，會計信息質量直接影響到經濟的發展，因此我們必須要注重科學技術的有效運用，加強會計信息化電子化與圖像化的規范，雖然在目前情況下，電子化的原始憑證依然無法完全取代紙質版的原始憑證，但是不可否認的是，將原始憑證圖像化和電子化后，對提高財務工作效率，促進會計檔案電子化進程、減少后續查找、復印的繁瑣，為審計和檢查提供有力支撐方面發揮了不可替代的作用，在倒逼各業務單位加強原始憑證基礎管理，夯實會計基礎工作方面也卓有成效。