檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及有效應用

高 麗 牟冠林

（淄博市中心醫院，山東 淄博 255000）

引言

醫院檔案種類較多，既有患者的診療檔案、行政管理的文書檔案，也有干部人事檔案、財務檔案、基建檔案等，工作內容復雜，任務繁重。隨著經濟社會和科技的發展，部分醫院檔案規范化管理面臨一些新的挑戰，需要采取有效對策，及時加以解決。因此，我們有必要對醫院檔案規范化管理面臨的挑戰進行分析，在此基礎上提出具體可行的醫院檔案規范化管理的辦法和相應的保障措施。

一、醫院檔案管理信息化建設的相關概述

1．醫院檔案管理信息化建設的作用

所謂醫院檔案管理信息化，主要是指通過現代信息技術和大數據技術的應用，提高檔案利用效率，加強醫院各個科室的有效溝通，同時對醫院檔案信息傳輸方式加以創新轉變，從而把醫院人事、科研、病案資料數據化與信息化，有效避免了傳統檔案管理模式中的存儲方式單一、占用空間較大、檔案資料利用率低等問題，也有效解決了檔案數據保管問題。具體而言，醫院檔案信息化建設具有以下幾個方面的作用[1]。

1.1 有助于完善醫院檔案管理方式

推進醫院檔案信息化管理，不僅可以不斷完善醫院檔案管理方式，有效彌補傳統檔案管理中存在的問題，還可以通過電子化的檔案管理方式，對醫院各類檔案進行數據化和電子化存儲，從而有效節約了醫院檔案的存儲空間，降低醫院檔案管理成本，也通過多元化的檔案存儲方式，為醫院各個科室醫生診斷治療提供可靠的信息支持。在推進醫院檔案信息化建設的過程中，醫院通過減少檔案流通環節，為用戶提供便捷的檔案查詢檢索服務，為檔案利用者提供了高效便捷的服務[2]。

1.2 有助于個性化醫療檔案的實現

病患者個人期望構建個人健康檔案管理體系，多渠道動態收集個人信息并對其進行科學管理，從而更好地滿足個人健康管理要求，降低個人健康管理成本。通過醫院檔案管理信息化建設，能順利實現個性化醫療檔案建設，改變傳統醫療檔案管理中存在的不足，準確反映患者就診情況，全方位了解病患者身體狀況。總之，在醫院檔案信息化管理模式中，通過對云計算技術、大數據技術的充分利用，全面規劃病患者身體健康，建立個性化醫療檔案信息庫，為患者提供個性化、針對性的治療方案，不僅滿足了其個性化醫療需求，也因為降低了健康管理成而容易得到病患者的認可與支持。

2．醫院檔案管理的價值

醫院檔案管理存在的目的之一是為保障檔案的價值性。檔案存在的價值根據價值實現時間區分為長遠價值和現實價值。從效果和實現領域可以分為信息價值和憑證價值，信息價值是基于醫院檔案真實性、準確性的基礎上，發揮檔案的可參考價值，從而將原始檔案作為一種情報資源信息的價值存在；憑證價值是檔案存在的基本作用，檔案存在的原始性和真實性使檔案保留著真實的歷史標記，從而具有憑證價值。從醫院檔案主體區分為第一價值和第二價值，第一價值是檔案信息對醫院的價值，第二價值是檔案信息對醫院之的其他組織、個體的影響與使用價值[3]。

3．醫院檔案管理的原則

3.1 醫院檔案管理規范化原則

醫院檔案管理流程集合了對檔案資料的記錄、收集、保管、開發利用等，整個管理流程具有規范化的特點，管理流程的建立包括：首先，對醫院檔案資料進行統一規范的立卷歸檔，在管理過程中要保障檔案資料的時效性與完整性，對繁雜的立卷工作要進行合理分工，對檔案資料進行科學劃分，以實際作用為依據設定檔案資料的保管期限；其次，要依照相關標準，對檔案管理工作流程進行統一規范，對管理中的不同環節進行檢查，從而保障檔案的系統化；最后，操作技術要規范，包括對電子檔案與紙質檔案的管理，要具備一定的工作技巧，懂得一定的工作方法。

3.2 醫院檔案管理保密性原則

在現階段醫院檔案管理中，醫院檔案管理分為兩種不同的管理形式，即電子檔案管理以及紙質檔案管理，在管理過程中，首要做好對醫院檔案資料的保密工作，堅持保密原則為第一原則，同時也要保持原始檔案的完整性，即紙質檔案的原始性。對電子檔案原始性的管理是如今管理工作中面臨的難點，應提高電子檔案的加密工作，從而保障電子檔案的原始性和安全性[4]。

二、醫院檔案信息化建設現狀

1．檔案信息化管理發展緩慢

隨著網絡信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理也產生了深刻的影響，檔案管理信息化已經成為醫院檔案管理的發展趨勢。但從當前醫院檔案管理規范化的角度看，很多醫院并沒有看到網絡信息技術對醫院檔案規范化管理的重要性，沒有給予醫院檔案管理信息化足夠的政策支持和軟硬件設備支持，很多檔案管理系統設備已經老化，難以提升檔案信息資源的處理速度，一旦出現問題很多設備極難維護，容易造成檔案信息資源的丟失，無法為醫院各項工作開展提供有效的檔案數據支撐。

2．管理體系陳舊，管理人員素質不高

現在時代下，過去的管理體系已經非常的陳舊，醫院不僅應當引進信息化技術，還應當對管理體系加以改革，如今檔案管理信息量與日俱增，工作量也很高，僅僅依靠人力已經是不能完成管理的任務，所以傳統管理模式并不能適應現代社會發展進程。除此之外，由于醫院的不重視，管理人員普遍存在著素質不高的情況，這些管理人員大多沒有進行系統的教學，缺乏必要的專業知識和職業素養，實際的管理工作也因為這些情況的存在，而受到了影響。這也是我們當前迫切需要對檔案管理這一部分進行相關的改革，實現現代化的原因[5]。

三、檔案信息化建設在醫院檔案管理中的應用策略

1．加強紙質檔案資料的規范化管理

當前醫院各個科室仍然會生成大量的紙質檔案，特別是在對患者診斷過程中會形成大量的紙質病歷。這些檔案資源具有非常強的治療和科研參考價值。作為第一手的原始資料，其唯一性和不可取代性是其他電子材料所無法替代的。從這一角度看，醫院在推進檔案信息化建設過程中，還應將加強紙質檔案的規范化管理作為常規工作加以落實和鞏固。一方面，應明確紙質檔案資料規范化管理是醫院檔案管理的重要工作，不能因為推進檔案信息化而忽略了紙質檔案的規范化管理；另一方面，應做好紙質檔案資料的安全防護。很多紙質檔案資料在保存過程中容易受到外部環境的影響，潮濕環境或存在火災風險對于這些紙質檔案都是致命的，因此，必須安排專人完善相應的物理環境，確保紙質檔案安全，確保紙質檔案資料規范化管理[6]。

2．建立現代化檔案管理人才的培養制度

注重引進和培養一批專業化程度高、學科化強的檔案管理人才隊伍，強化檔案管理人員的信息化水平，歸納、總結和探索檔案管理的現代化方法，培養集檔案管理基本知識和數字化技術為一體的高層次人才，從而全面提高檔案管理人員的素質，為推動醫院檔案的信息化發展提供人才，進而推動醫院檔案管理信息化水平的提高。

3．注重檔案信息的安全

建立信息安全保障體系，規定檔案信息系統開放范圍，制定電子信息檔案保密制度，保障信息安全。在檔案管理信息化的過程中，要及時對管理系統進行維護和更新，彌補各類系統漏洞。檔案信息要及時備份，做好保管工作。

4．更新現代化檔案管理的軟硬件設施

所謂工欲善其事，必先利其器，光有現代化的觀念與管理能力，卻沒有相關的設施作為幫助，也是巧婦難為無米之炊，現代化檔案管理的工作也就難以進行，所以在傳遞現代化檔案管理理念的同時，醫院也需要采用現代化的軟硬件基礎設施，這也是現代化檔案管理實現的基礎條件之一。現在我們的時代可謂是發生了日新月異的變化，和傳統模式相比，現在的科學技術已經是非常發達的，傳統的器械已經和現代化的器械有著很大的差距，而隨著電子化、信息化的高速發展，目前現代化檔案管理已經有著更多的技術和工具可以為其提供幫助，這些是現代化檔案管理實現的必要條件。如何運用先進的科學技術，使得這些科學技術加以推廣，都需要有著相關的軟硬件設施加以幫助才能夠實現，雖然現在醫院的檔案管理部門已經在這方面有所投入，但是力度還不夠，大部分的管理工作依然只是針對檔案的管理及維護的，仍然還有許多工作沒有完成，信息化的檔案管理手段并沒有得到完全的實施[7]。

5．提高對信息化建設的意識

在進行醫院信息化建設工作前，要讓相關人員明確檔案信息化與醫院信息一體化融合工作的重要性，讓工作人員意識到其重要性。在醫院加強對相關工作的宣傳，促進院內人員達成共識，有利于工作的開展。可以利用集會等形式對全院做好思想工作，讓全院上下明確信息化建設的目的[8]。

結語

綜上所述，檔案信息化與醫院信息進行融合是當下必然的趨勢，因此，如何開展工作和明確現狀是非常重要的。只有做到各信息的整合和院內人員的合作才能夠促進信息融合的發展，同時加強人才的培養和數字化建設的進度，讓信息化建設不斷進行優化和完善，進而達到檔案信息化與醫院信息化的最終目標。