淺談檔案的規(guī)范化管理

摘 要：檔案最開始出現(xiàn)的價值主要是銘記歷史、見證發(fā)展，為后人與事物的發(fā)展留下參考憑證。伴隨著社會發(fā)展與時代進步，現(xiàn)代檔案的內(nèi)涵越來越豐富，檔案的價值越來越凸顯。科學、規(guī)范地管理好檔案，確保檔案的價值不受損失，是目前我國檔案管理工作中的焦點任務之一。文章就檔案的規(guī)范化管理進行深入分析和探究。

關鍵詞：檔案管理;規(guī)范性;管理方式

檔案管理的規(guī)范化是其工作發(fā)展中的一個重要趨勢，不僅是對檔案自身內(nèi)容和形式的規(guī)范，更是在無形中規(guī)范現(xiàn)代人的思想和意識，逐步引導大眾尊重和重視檔案。筆者結合自身多年相關工作經(jīng)驗，就此議題提出幾點看法和建議。

1 ? ?檔案規(guī)范化管理的價值和意義分析

中華民族五千年的發(fā)展歷程創(chuàng)造了豐富的文明財富，從最開始的實物證明，到后來的書寫記錄，都可以納入檔案的演變中來。隨著檔案工作的發(fā)展，詳實、完整的檔案早已成為我國記錄文明發(fā)展最權威、最重要的載體。

“歷史是最好的老師”。無論是對國家、民族、社會，還是團體、個人，檔案的存在都是其成長與發(fā)展的最好證明，而檔案發(fā)展的規(guī)范化則給個人成長和發(fā)展提供更全方位的保障。

2 ? ?企業(yè)管理工作中檔案的規(guī)范化管理需求分析

在企業(yè)管理工作中，檔案管理屬于比較基礎的管理內(nèi)容。企業(yè)檔案記錄的是在生產(chǎn)、技術、研發(fā)及運營等多個環(huán)節(jié)中所發(fā)生的真實事件，所包含和承載的內(nèi)容是企業(yè)非常寶貴的隱形財富，作為無形資產(chǎn)，在企業(yè)各項管理工作中有著重要價值和作用。

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和變化非常迅速，在競爭激烈的市場大環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展之路瞬息萬變。在實際運營過程中，企業(yè)可能隨時面臨機構調(diào)整、重組改革、管理人員變更、原始資料更新以及公章注銷等事件，都涉及檔案管理工作。如果檔案管理工作出現(xiàn)失誤，導致檔案信息資料更新不及時、檔案丟失等，將給企業(yè)的發(fā)展帶來難以估量的負面影響，甚至可能會動搖企業(yè)發(fā)展的根基與命脈。因此，加強檔案的規(guī)范化管理、建立檔案管理的規(guī)范秩序?qū)ζ髽I(yè)管理工作而言是非常有必要的，穩(wěn)定、有秩序的檔案管理工作是保證企業(yè)高質(zhì)量管理工作的重要前提。

3 ? ?強化檔案規(guī)范化管理效果的措施

3.1 ?建立規(guī)范化的檔案管理制度

要想保證檔案管理工作的規(guī)范化，最重要的是建立起健全、完善的檔案管理制度，確保所有的檔案管理工作都有據(jù)可依、有章可循。現(xiàn)階段，我國正在實施的相關檔案管理政策和制度落實效果比較理想，但是，檔案管理制度和政策更多的是從宏觀層面做出統(tǒng)一調(diào)控和部署，并不一定符合檔案管理的特殊需求。因此，各個企業(yè)或各類單位應該結合自身的實際情況，秉承國家檔案管理的理念，堅守正確的管理方向，進一步建立起具有自身特色的規(guī)范化檔案管理制度，將檔案的規(guī)范化管理政策落到實處。

3.2 ?加大對檔案規(guī)范化管理的監(jiān)督力度

（1）加強領導和統(tǒng)籌規(guī)劃。在檔案管理工作中，為了確保檔案管理的規(guī)范化，必須要從領導層面提高對檔案管理的重視程度，加強領導和統(tǒng)籌規(guī)劃，在企業(yè)內(nèi)部形成由上到下的統(tǒng)籌規(guī)劃落實方案，將企業(yè)所開展的各項業(yè)務制度和檔案制度緊密聯(lián)系在一起，實現(xiàn)同步檢查。

（2）明確責任制度。檔案的規(guī)范化管理需要明確的責任制度作為支撐，要確保每一項檔案管理工作都能夠落實到具體的崗位和人員身上，進而增強檔案管理人員的責任意識。

（3）從具體業(yè)務建設著手來提升檔案管理的規(guī)范化。檔案的規(guī)范化管理需要落實到檔案管理工作中，因此，需要將關注點集中到具體的業(yè)務建設工作上，從具體業(yè)務著手來提升檔案管理的規(guī)范化。對此，筆者提出以下幾點建議：

①要對檔案管理人員進行嚴格選拔與考核。檔案管理人員是檔案管理工作的核心人物，其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)直接決定檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量。因此，企業(yè)或者單位一定要嚴格把好檔案管理人員招聘和選拔關卡，謹慎選派檔案管理工作人員，并且在實際工作中定期組織對檔案管理人員的考核，讓其時刻保持足夠的警惕意識和危機意識，感受到上級對檔案管理工作的重視，同時，增強其責任意識，使其認真、踏實地做好檔案管理工作。

②創(chuàng)設學習與交流的平臺。檔案的規(guī)范化管理，不僅需要檔案管理部門的努力和付出，還需要企業(yè)其他部門的共同配合與協(xié)作，同時，也需要引入更多先進的理念和方式。因此，企業(yè)或單位應創(chuàng)設學習與交流平臺，加強檔案管理部門與企業(yè)其他部門之間的聯(lián)系，要求全體員工為檔案的規(guī)范化管理出謀劃策。除此之外，企業(yè)還應多爭取與外界交流的機會，確保企業(yè)檔案管理人員能夠時刻保持思想理念上的先進性，與新時代、新思想、新技術接軌，將先進的檔案管理方式和理念應用到實際檔案管理工作中來。

4 ? ?結語

要想實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的理想效果，就必須不斷加強和改進檔案管理具體工作。企業(yè)需要秉承實事求是的理念，結合自身的實際情況適當調(diào)整和完善檔案管理的各項標準和措施，確保檔案工作的實效性。

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作者簡介：李向敏（1982— ），女，河北泊頭人，助理館員，學士。