淺談三標管理體系內部審核存在的問題及對策

王絨香 周猛｜文

隨著質量、職業健康安全和環境管理體系認證工作的普及和不斷完善，各認證企業自身的管理水平也得到了很大的提高。但從目前管理體系的發展來看，整合不到位、與業務融合不夠等現象在很多企業均有不同程度的存在。本文結合大型企業集團三標管理體系運行現狀，針對內部審核中存在的問題做進一步的分析，為企業的發展提供有力的保障。

質量、職業健康安全和環境管理體系（以下簡稱“三標管理體系”），是企業依據GB/T19001《質量管理體系 要求》、GB/T45001《職業健康安全管理體系 要求及使用指南》和GB/T24001《環境管理體系 要求及使用指南》標準，分別建立的質量、職業健康安全和環境管理體系，是采取“共性要素互相融合、個性要素互相補充”的方式，按PDCA管理模式將各標準進行整合，形成了一套“簡單、實用”的整合型管理體系。企業通過對管理體系的有效運行，逐步實現和推進管理系統化、規范化和標準化，進而實現精細化管理的目標。

內部審核中存在問題的分析

內部審核是管理層了解體系運行狀況的“眼睛”，認證企業每年都要定期開展內部審核工作，以驗證管理體系的符合性和有效性，確保三標管理體系的持續改進。雖然企業對內部審核工作十分重視，但每年的審核效果卻不夠理想，筆者所在的企業，幾年來內部審核工作千篇一律，通過內部審核在發現問題、尋找改進機會的監視和督促作用沒有得到充分的發揮。

1.領導重視程度不夠

公司每年都組織一次有幾十人參加的三標管理體系集中內部審核，但在審核中發現，各單位和管理部門的三標管理體系運行和實施幾乎是幾個人的事，大多數領導成了“局外人”，只是有空來參加首末次會議做做指示、講講話而已，對三標管理體系日常運行、監管缺乏系統的關注和了解，更不用說對體系的持續改進有所指導和建議了。管理體系大部分要素涉及“領導作用”，但在實際的運行過程中，領導的作用沒有充分彰顯，應付審核，敷衍審核成了一種不正常的常態，更不用說，領導親自參與審核，陪同審核了。這樣做的后果，使得參加內審的內審員產生了消極情緒，審核效果也就可想而知了。

2.審核思路和方法單一

企業認證，除了為獲得認證證書以外，還是希望通過管理體系有效運行，推動企業管理水平的提升，而內部審核是管理體系有效保持的一個重要環節和有效手段；然而以往的大多數審核，都是對照標準條款機械地去審核，不考慮各單位生產現場的實際情況，生搬硬套，以致對大家造成誤導，最后為了審核而審核，不但本末倒置，而且也是造成體系和實際兩層皮的因素之一。

3.內審員的能力不強

內部審核的成功，很大程度上取決于內審員是否能正確把握標準要求、法律法規要求和企業的各項規章制度要求，是否具有發現問題的能力，這些都來源于內審員豐富的工作經歷、專業知識和學習能力。筆者所在企業通過培訓取證的內審員有一百人之多，但真正能擔當審核重任的屈指可數。從內審員的審核記錄就可以看出，有些內審記錄就是簡單的對照和抄寫，不能對體系的運行進行一個系統的分析判斷，也不能有效反映出一個單位或部門三標管理體系實施的全貌。這主要是因為，一是內審員的培訓還不深入、不到位，對標準條款理解不透，審核深度不夠；二是企業對內審員隊伍建設不重視，內審員對待審核的積極性不高；三是審核策劃存在問題，審核時間安排有限，上百人的單位往往審核的時間只有一天或半天，這也造成了審核成了“走馬觀花”，達不到預期的效果。

針對內部審核中存在問題的對策

1.適當安排領導層參與內審工作

公司的內審員大多為管理人員或技術人員，而缺少懂體系的領導參與，因此，內審活動常常成了下屬對領導的審核，往往使審核員縮手縮腳，不能全身心地投入到審核工作中去，使審核結果大打折扣。領導作用發揮得好與不好，將決定三標管理體系實施的成敗，因此，在審核策劃中應適當安排一些領導層的內審員參與審核工作，積極調動單位領導對內審活動的支持和關注，從而“放大”領導在體系運行過程中的作用，畢竟領導才是管理體系的推動者。并且，要在管理者的推動下，制定專項考核辦法，對每次審核發現的問題和整改不徹底且重復發生的問題加大考核的力度，只有這樣，才能真正體現內部審核的權威和作用。

2.不斷提高內審員自身的能力

內審員是管理體系運行的“醫生”，因此，內審員不僅僅是通過培訓取得證書就行了，還要懂得“藥理藥方”，這些“藥理藥方”就是準確把握標準條款的含義、熟悉與企業相關的法律法規、熟悉業務流程、產品要求和產品標準、掌握國內外先進實用的管理方法，具有較強的溝通協調能力、語言和文字表達能力、系統分析和邏輯判斷等綜合能力，否則，自身“醫術不精”，也很難給被審核單位“治病開藥方”。但是，要提高審核人員的能力，光靠審核員自己是遠遠不夠的，還需要管理層給予這方面的支持和投入，首先應組建一支有技術、懂管理、熟標準的內審員隊伍，通過培訓、交流等方式提升內審員的專業知識和審核能力；其次暢通內審員職業發展需求，將個人能力與職位、職稱掛鉤，對在審核中發現重大質量、職業健康安全及環境管理方面的嚴重不符合項，有可能給企業管理體系運行帶來重大風險的，視情節應給予特別獎勵，激勵內審員為推動三標管理體系建設發揮積極的作用。

3.注重現場審核

產品生產現場是三標管理體系實施的主體，但內審員有一種通病，在審核過程中資料審核浪費大量的時間，審核快結束時匆匆到現場轉一圈，這樣往往忽視了對現場管理體系運行情況的了解，審核結論難免出現偏差。因此，對生產現場實地審核查看是驗證體系是否有效的關鍵環節，比如，生產控制是否符合工藝條件的要求、操作人員是否經過培訓、特殊過程的控制情況、危險源和環境因素的控制情況、應急準備和響應的情況等等。另外，內審員也要關注以往審核問題的整改情況，對上次內部或外部審核提出的問題在審核時應進行必要的跟蹤，并驗證糾正措施的有效執行和實現的增值效果。

4.有效的溝通至關重要

在審核過程中，往往會遇到各種各樣的問題，大家理解的角度不一樣，對同一問題的看法不一致，就會導致意見分歧。對于被審核單位而言，大家都處于被動接受的狀態，在審核中和審核結束的溝通會上，與被審核單位開展有效的溝通，會使審核工作順暢得多。因此，對于內審而言，審核的同時加以有效引導，比如，對審核出來的問題和不符合項，審核組長應起到引導作用，從標準的角度給大家充分解釋和指導，審核組長也可以對不符合項的整改從標準的角度提出個人的觀點和想法，這種方式既尊重了受審核單位，又使審核員的看法得以表達，能夠保證問題處理最大限度地合理化，使被審核單位能在接受審核的同時，按照條款要求再把工作中的不足進一步完善，對今后的工作有了更清晰的思路，這就達到了增值審核的目的。