Excel電子表格在招生錄取數(shù)據(jù)處理方面的應用

摘要：通過利用Excel電子表格中函數(shù)、多條件統(tǒng)計函數(shù)及數(shù)據(jù)透視表的功能，將其應用到實際招生錄取數(shù)據(jù)中，能夠更直觀、快捷的對錄取數(shù)據(jù)進行分析處理，從而減少了招生老師的工作量，提高了工作效率，降低了工作誤差。

關鍵詞：數(shù)據(jù)處理;Excel函數(shù);數(shù)據(jù)透視表

中圖分類號：TP391.13 文獻標識碼：A ? ? 文章編號：1007-9416（2020）06-0000-00

0引言

每年錄取過后，大量的考生數(shù)據(jù)需要分析和處理，很多招辦老師也都是用基礎函數(shù)來一項一項的完成，工作量非常大，對確保數(shù)據(jù)統(tǒng)計的正確性也有一定的挑戰(zhàn)性，下面我就憑借這些年對高考錄取數(shù)據(jù)的統(tǒng)計經驗向招生的同行們分別從函數(shù)和數(shù)據(jù)透視表兩個方面介紹Excel電子表格在進行錄取數(shù)據(jù)分析和處理時的一些應用，希望能給各位同行一些參考，減少工作量，提高工作效率，降低工作誤差。

1函數(shù)在數(shù)據(jù)處理時的應用

Excel電子表格中的函數(shù)功能非常強大，正確靈活使用會使我們的工作事半功倍，下面我就把在招生錄取工作中常用的函數(shù)及其功能為大家做個介紹。

1.1 基礎函數(shù)的應用

無論是看整體錄取成績，還是分省分專業(yè)統(tǒng)計成績的時候，“總分”、“平均分”、“最高分”和“最低分”，是我們經常做的基礎統(tǒng)計工作，對于簡單的表格處理通過Excel基礎函數(shù)來求這些分數(shù)值也是非常簡單而有效的。在這里給大家簡單介紹基礎函數(shù)的應用，我們可以在編輯欄直接敲入相應公式（在這里我就不詳細介紹了），也可以選擇[開始菜單]——[編輯]——[自動求和]選項。

1.2文本字符串的提取

在錄取結束后整理數(shù)據(jù)時，經常會涉及到考生信息中部分字段提取的情況，拿出生日期為例，從系統(tǒng)中導出來的都是考生的身份證號，對于不能夠從系統(tǒng)中直接導出的數(shù)據(jù)，我一般用Excel電子表格中的函數(shù)來解決。

首先，選擇公式菜單中的——[插入函數(shù)]選項卡，在彈出的對話框中選擇mid（）函數(shù)，其含義為：從文本字符串中指定的起始位置起返回指定長度的字符，這個函數(shù)的語法結構是mid（text，start_num，num_chars），參數(shù)說明：text代表一個文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示要截取的數(shù)目。

然后，選擇你所要設置的單元格進行字符串提取，例如一個學生的身份證號信息在B4單元格，號碼為21010120020908xxxx，我們在提取其出生日期時可以設置函數(shù)為=mid（C2，7，8）。如果字段需要的是“2002年09月08日”這種日期形式，我們就可以采用“&”字符串連接符來解決，設置如下：

1.3分省分專業(yè)多條件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計

條件統(tǒng)計函數(shù)在我們做分省分專業(yè)多條件數(shù)據(jù)統(tǒng)計時比較常用，舉個例子，我們經常會統(tǒng)計分省分專業(yè)的錄取數(shù)、男女生人數(shù)或者求分省分專業(yè)的平均分等等，據(jù)我了解很多招辦老師都是用比較原始的方法，針對一個條件根據(jù)基礎函數(shù)做表，甚至需要在原始表格中做單條件統(tǒng)計然后再逐條填入設置好的大表里，工作量非常大，這就需要我們多個條件函數(shù)來統(tǒng)計，下面以我院26個專業(yè)在13個省份招生錄取大數(shù)據(jù)為例為大家介紹下多條件函數(shù)countifs（）函數(shù)、averageifs（）函數(shù)和公式檢驗函數(shù)iferror（）函數(shù)相嵌套的用法來解決復雜的招生數(shù)據(jù)的問題。

首先給大家介紹下這兩個函數(shù)的語法格式及意義：

countifs（average_range，criteria_range1，criteria1，[criteria_range2，criteria2]……）：將條件應用于跨多個區(qū)域的單元格，并計算符合所有條件的次數(shù)。

參數(shù)average_range表示：求平均值的區(qū)域——參與計算平均值的單元格。

參數(shù)criteria_range1表示：在其中計算關聯(lián)條件的第一個區(qū)域。

參數(shù)criteria1表示：用來定義將對哪些單元格進行計數(shù)。

參數(shù)[criteria_range2，criteria2]……）表示：附加的區(qū)域及其關聯(lián)條件。

iferror（value，value_if_error）：如果公式的計算結果為錯誤，則返回您指定的值;否則將返回公式的結果。我們用iferror函數(shù)來捕獲和處理公式中的錯誤信息。

在編輯欄中輸入如下公式：=IFERROR（AVERAGEIFS（t_tddxx！$R：$R，t_tddxx！$S：$S，平均分！$A3，t_tddxx！$A：$A，平均分！B$2），0）。

注釋：（1）原始數(shù)據(jù)工作表名為：t_tddxx。結合下圖1我們能看出，首先鎖定了原始工作表中的參與計算平均值的單元格R列，然后需要篩選出第一個條件：不同省份;再篩選第二個條件：錄取專業(yè);設置同時滿足這兩個條件后，返回平均分，這樣所有分省份專業(yè)的平均分就完成了，我們通過鼠標拖動就會求出表格中所有分省分專業(yè)的平均分。但因為會涉及到不同省份專業(yè)計劃設置不同，這樣表中就會出現(xiàn)很多錯誤信息提示。（2）為了規(guī)避錯誤信息，我又用到了iferror函數(shù)，把沒有專業(yè)計劃的單元格，也就是返回為錯誤值得單元格，負值為0。這樣，一個大表業(yè)一目了然的出現(xiàn)在我們眼前。（3）表中的0值顯得有點多而亂，為了看起來更清晰明了，想把0值顯示為空，我們可以通過點擊[文件]--[選項]--[高級]中找到“在具有零值的單元格顯示零”選項，將前面的勾選取消。這樣在大表中就只會看到有顯示的平均分啦。

同樣的方法，我們也可以對分省分專業(yè)進行錄取數(shù)等有關需求的設置，不僅大大減少了數(shù)據(jù)統(tǒng)計的工作量，也能夠提升我們的工作效率和正確率。

2數(shù)據(jù)透視表

剛剛在函數(shù)應用中給大家介紹了用多條件函數(shù)的方法來統(tǒng)計錄取數(shù)據(jù)。但如果想在一張表中做分省分專業(yè)的錄取數(shù)據(jù)分析，比如我們需要快速的查詢某個省或者是對比所有生源省份的理工類、男女生、民族、政治面貌等等人數(shù)的統(tǒng)計，使用Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能就能夠很好的完成這項比較復雜的工作任務。

數(shù)據(jù)透視表是一個多條件的數(shù)據(jù)匯總報表，它可以讓眾多數(shù)據(jù)活絡起來，下面我還是以我院十三個省份招生不同專業(yè)的數(shù)據(jù)樣本給大家介紹一下數(shù)據(jù)透視表在處理錄取數(shù)據(jù)時的應用。

首先，選取要選擇分析的數(shù)據(jù)樣本，然后選擇[插入]—[數(shù)據(jù)透視表]，之后會在工作表左側單獨創(chuàng)建工作表來放置數(shù)據(jù)透視表。

然后，在右邊的“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，根據(jù)我們的需求在下面的行標簽列標簽中添加需要的字段內容。（例：“行標簽”為“錄取專業(yè)”;“列標簽”為“省份”）這樣我們的大表結構就出來了。

接下來，我想分別統(tǒng)計科類、民族和性別字段的個數(shù)，按照需求把子段表中的“科類”、“民族”、“性別”三個字段拖動到“報表篩選”區(qū)域，因為我是想要查看著三個字段的個數(shù)，再在右下角數(shù)值項中選擇了“計數(shù)”的計算類型。

最后，可以按照我們的數(shù)據(jù)分析需求可以通過點擊下拉按鈕，動態(tài)的查看文理生、男女生及民族等人數(shù)的分布，使我們要分析的數(shù)據(jù)一目了然的呈現(xiàn)在我們面前。

收稿日期：2020-04-23

作者簡介：王菊（1981—），女，回族，山東平泉人，本科，講師，研究方向：計算機科學與技術。