探討醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

陳育涵

[摘要] 醫(yī)院是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系中的重要組成部分，其職能部門構(gòu)成復(fù)雜，這些不同的職能部門維持了醫(yī)院良好的秩序。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院的關(guān)鍵部門，其在醫(yī)院運行中起著溝通與協(xié)調(diào)的作用，對于醫(yī)患關(guān)系的維護(hù)、部門工作的配合等發(fā)揮著重要的作用，因此，其具有明顯的綜合性。為提升醫(yī)院的管理水平，各個醫(yī)院要著力提升醫(yī)院辦公室工作的效率和質(zhì)量。基于此，該文分析了醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的重要作用，對于促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展等具有一定的指導(dǎo)價值。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;辦公室工作;醫(yī)院管理;作用

[Abstract] Hospitals are an important part of the medical and health service system， and their functional departments are complex. These different functional departments maintain good hospital order. The hospital office is the key department of the hospital. It plays a role of communication and coordination in the operation of the hospital. It plays an important role in maintaining the doctor-patient relationship and coordinating the work of the department. Therefore， it has obvious comprehensiveness. In order to improve the management level of hospitals， each hospital should focus on improving the efficiency and quality of hospital office work. Based on this， the text analyzes the important role of hospital office work in hospital management， and has certain guiding value for promoting the long-term development of the hospital.

[Key words] Hospital; Office wrok; Hospital management; Role

近年來，為改善人們生活質(zhì)量，解決人們看病難的問題，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系逐步完善。醫(yī)院作為重要的公共服務(wù)體系，其在運行中包含的管理活動等較多，只有發(fā)揮其良好的管理職能，醫(yī)院才能高效運轉(zhuǎn)。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院重要的職能部門，其本身具有明顯的服務(wù)性、綜合性等特征，在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要的樞紐作用、協(xié)調(diào)作用等，因此，醫(yī)院辦公室工作的開展維持了醫(yī)院正常的管理活動，為醫(yī)院其他部門、患者等提供了更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有效推動了現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展。

1? 醫(yī)院辦公室工作的職責(zé)

醫(yī)院辦公室在醫(yī)院管理、規(guī)范運行等方面起著重要的作用。從崗位職責(zé)的性質(zhì)來看，醫(yī)院辦公室工作職責(zé)與常規(guī)機構(gòu)文秘工作具有一致性，主要負(fù)責(zé)的是執(zhí)行有關(guān)的決策、協(xié)助醫(yī)院其他部門進(jìn)行醫(yī)院日常事務(wù)的管理，具體負(fù)責(zé)上級主管部門發(fā)文、審核等工作;負(fù)責(zé)醫(yī)院工作計劃、工作總結(jié)的起草;醫(yī)院重要會議的組織與安排、公關(guān)接待、人員來訪接待;醫(yī)院年度工作的監(jiān)督與執(zhí)行、行政值班工作的協(xié)調(diào);檔案管理、文件管理等。總之，醫(yī)院辦公室工作的綜合性較強，其工作內(nèi)容較多，在醫(yī)院的運行中具有優(yōu)化醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)、加強科室協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌醫(yī)院總體發(fā)展等作用，承擔(dān)著督辦、公關(guān)、服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)、綜合等職能工作，維持了醫(yī)院正常的運行狀態(tài)。

2? 醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

2.1? 橋梁作用

醫(yī)院辦公室工作最為直接的職責(zé)就是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的落實與執(zhí)行，因此在醫(yī)院辦公室工作的開展中，有關(guān)的人員要嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)的指示。比如，醫(yī)院院長承接自上級領(lǐng)導(dǎo)部門的有關(guān)任務(wù)，該任務(wù)需要醫(yī)院來完成，院長在此任務(wù)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對有關(guān)任務(wù)的執(zhí)行與落實等加以詳細(xì)的規(guī)劃與設(shè)計，將最終的實施主體變?yōu)獒t(yī)院辦公室。醫(yī)院辦公室在獲得領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)分配要求以后，要對此任務(wù)進(jìn)行人力資源等的合理配置，使得醫(yī)院辦公室人員負(fù)責(zé)完成相應(yīng)的任務(wù)，科學(xué)完成領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，實現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)。因此，醫(yī)院辦公室在醫(yī)院各項任務(wù)的執(zhí)行中起著重要的橋梁作用。另外，醫(yī)院辦公室的橋梁作用還表現(xiàn)在其可以及時收集其他科室與部門意見的任務(wù)，這些部門對醫(yī)院某項任務(wù)的意見與看法，可以為有關(guān)任務(wù)的執(zhí)行等提供重要的參考與借鑒，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的改進(jìn)，提升醫(yī)院的管理水平。

2.2? 協(xié)調(diào)作用

醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院的運行中還發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用，其協(xié)調(diào)關(guān)系不僅表現(xiàn)在醫(yī)院各個科室之間的協(xié)調(diào)上，還表現(xiàn)在醫(yī)患關(guān)系、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門與基層人員之間的協(xié)調(diào)上。醫(yī)院辦公室工作的協(xié)調(diào)作用大大提升了醫(yī)院運行與管理的效率，使得有關(guān)決策與任務(wù)的執(zhí)行更為科學(xué)，有關(guān)流程的執(zhí)行更為高效。在日常的工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)將有關(guān)的任務(wù)下達(dá)至醫(yī)院辦公室，隨后，醫(yī)院辦公室需要在此任務(wù)基礎(chǔ)之上進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，將有關(guān)的任務(wù)執(zhí)行與各個科室、部門做好對接，由于醫(yī)院各個部門之間存在著職責(zé)權(quán)限等的不同，在任務(wù)的具體執(zhí)行中極易出現(xiàn)各種矛盾等，一旦出現(xiàn)矛盾，不僅不利于任務(wù)的執(zhí)行，還會引發(fā)各種運行與管理問題，而醫(yī)院辦公室在矛盾的解決中發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用，實現(xiàn)了各個部門良好的配合與溝通。另外，醫(yī)院在運行過程中時常出現(xiàn)各種醫(yī)患矛盾與糾紛，而醫(yī)院辦公室在運行過程中可以對醫(yī)患關(guān)系起到重要的協(xié)調(diào)作用。在醫(yī)院往往設(shè)置了多處意見箱，如果患者對于醫(yī)院的服務(wù)不滿意，可以通過意見箱反映問題，而醫(yī)院辦公室定期對意見加以整理與匯總，有利于提升醫(yī)院的整體服務(wù)水平，協(xié)助處理醫(yī)患糾紛。

2.3? 參謀作用

上級領(lǐng)導(dǎo)部門是醫(yī)院辦公室的直接領(lǐng)導(dǎo)，其在工作中主要是進(jìn)行有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)的執(zhí)行，對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還起到了重要的參謀作用。在醫(yī)院某項任務(wù)的執(zhí)行中，醫(yī)院辦公室工作主要負(fù)責(zé)的是任務(wù)執(zhí)行過程中有關(guān)資料的收集與整理，辦公室要對收集的資料加以整理，并依據(jù)任務(wù)要求，出具相對完善的幾個實施方案，隨后將這些實施方案交由上級領(lǐng)導(dǎo)部門審核，領(lǐng)導(dǎo)人員對這些方案加以科學(xué)分析與綜合，確定最終的任務(wù)執(zhí)行路線。從任務(wù)實施流程來看，辦公室工作在其中起到了重要的參謀作用，使得醫(yī)院某項任務(wù)的執(zhí)行更為科學(xué)。醫(yī)院辦公室的參謀作用還反映在其可以及時收集基層醫(yī)護(hù)工作人員的意見，醫(yī)院辦公室還可以定期組織基層人員與上級領(lǐng)導(dǎo)之間的討論交流會，加強醫(yī)院上下的交流與合作，建立和諧的內(nèi)部關(guān)系，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的穩(wěn)定與團(tuán)結(jié)，為醫(yī)院的發(fā)展獻(xiàn)言獻(xiàn)策。

2.4? 信息提供作用

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系逐步完善，醫(yī)療水平逐步提高，為患者提供了更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著醫(yī)院服務(wù)功能日益完善，人們對于醫(yī)院辦公室工作的質(zhì)量等提出了更高的要求。醫(yī)院辦公室在日常的工作中為提升其服務(wù)水平，要及時掌握與了解醫(yī)院運行中的各種信息，及時反饋與處理相關(guān)的信息，提升醫(yī)院辦公室工作的總體效率。否則，一旦信息處理不及時，就會引發(fā)各類管理問題。醫(yī)院辦公室在醫(yī)院運行中起著重要的信息傳遞作用，辦公室工作人員要在日常的工作中明確自身的崗位職責(zé)作用，發(fā)揮工作的積極性與主動性，保證醫(yī)院信息資源的有效利用，發(fā)揮信息資源的最大價值。

3? 醫(yī)院辦公室工作價值發(fā)揮的影響因素

綜合來看，影響醫(yī)院辦公室工作價值發(fā)揮的因素主要表現(xiàn)在以下方面：①機構(gòu)設(shè)置不規(guī)范。各個醫(yī)院在機構(gòu)設(shè)置等方面存在著較大的差異，尤其是在醫(yī)院辦公室機構(gòu)的設(shè)置上，職能劃分混亂等，出現(xiàn)部分醫(yī)院辦公室存在冗余人員，有些辦公室人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象。②內(nèi)部管理制度不健全。為推進(jìn)醫(yī)院的管理改革，各個醫(yī)院逐步實施了科學(xué)管理，但是有些醫(yī)院內(nèi)部管理制度的不健全嚴(yán)重制約了科學(xué)管理的推行，使得醫(yī)院辦公室工作的開展存在各種問題，比如醫(yī)院辦公室的公文樣式不規(guī)范、制度老舊、與其他部門的溝通與協(xié)調(diào)存在問題等。③激勵機制不完善。醫(yī)院激勵機制的不完善使得在醫(yī)院的運營中無法充分調(diào)動各科室、職能部門等人員的工作積極性，辦公室人員的工作創(chuàng)新性不足。④缺乏完善培訓(xùn)制度的支持。醫(yī)院的培訓(xùn)制度不完善，表現(xiàn)在培訓(xùn)方案的制定、方法等存在問題，無法通過培訓(xùn)有效提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，無法及時發(fā)揮辦公室工作人員的崗位職責(zé)權(quán)限。

4? 醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的創(chuàng)新對策

4.1? 加強管理制度建設(shè)

要保證醫(yī)院辦公室工作的順利開展，醫(yī)院需要建立完善的管理制度，為醫(yī)院一切工作的開展提供制度支持，使得醫(yī)院的一切管理活動保持規(guī)范化、系統(tǒng)化。在信息技術(shù)等日益發(fā)展的今天，醫(yī)院辦公室工作的開展要借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)管理的信息化與執(zhí)行的電子化。醫(yī)院辦公室要根據(jù)自身的崗位職責(zé)作用，完善有關(guān)的流程，明確各個辦公室人員的崗位職責(zé)作用，避免職權(quán)劃分不清晰的現(xiàn)象，提升醫(yī)院辦公室工作的綜合管理效果。

4.2? 人員管理科學(xué)化、人性化

醫(yī)院辦公室工作的開展要保證實現(xiàn)人性化管理、科學(xué)化管理。具體來說，醫(yī)院辦公室工作的日常管理中，有關(guān)人員要尊重每名醫(yī)護(hù)人員的意見，積極鼓勵醫(yī)護(hù)人員對醫(yī)院管理等提出自己的意見，完善醫(yī)院的工作環(huán)境，提升醫(yī)院的服務(wù)，為醫(yī)護(hù)人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，保證辦公室工作開展的價值。醫(yī)院在日常的管理中要強調(diào)醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任心，使得醫(yī)護(hù)人員在自身的崗位職責(zé)上能夠發(fā)揮其應(yīng)用的作用，遵守職責(zé)道德規(guī)范。

4.3? 確定績效評定獎懲措施

醫(yī)院辦公室工作效率與質(zhì)量的提升還要求醫(yī)院要建立完善的績效評定獎懲措施，績效評定獎懲措施的制定主要是為了評價醫(yī)院辦公室工作人員的工作成效，調(diào)動辦公室人員工作的積極性與主動性，在一定程度上可以對辦公室人員起到重要的激勵作用，績效評定與獎懲有利于提升醫(yī)院的綜合管理水平，在一定程度上為工作人員提供了重要的工作導(dǎo)向。績效評定與獎懲通過對評定指標(biāo)的確定，可以對工作人員的工作效率、工作質(zhì)量等加以綜合的評估，隨后依據(jù)其評估結(jié)果，對辦公室人員實施獎勵與懲罰，績效評定與獎懲要保證其透明性與公平性。

4.4? 制定并完善監(jiān)督制度

在醫(yī)院日常的管理中，為保證醫(yī)院辦公室工作的規(guī)范化，醫(yī)院要制定完善的監(jiān)督管理制度，提升執(zhí)行效率。監(jiān)督管理制度的完善要求醫(yī)院辦公室人員加強對醫(yī)院各項管理活動的監(jiān)督與管理，比如決策過程、臨床科室注意事項等，保證醫(yī)院在運行的過程中各項宏觀決策都可以落到實處，為醫(yī)院各項事務(wù)的處理等制定完善的制度支持，提升醫(yī)院的應(yīng)急處理能力等，保證醫(yī)院決策的科學(xué)性，協(xié)調(diào)處理醫(yī)院發(fā)展中的各項矛盾，為醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造和諧、穩(wěn)定的內(nèi)外部環(huán)境。

5? 結(jié)語

近年來，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系的完善，我國醫(yī)院面臨著新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。醫(yī)院發(fā)展要緊密結(jié)合當(dāng)前的時代背景，提升醫(yī)院的管理與服務(wù)水平。醫(yī)院辦公室作為醫(yī)院中的重要職能部門，其在醫(yī)院運行中起著重要的橋梁、協(xié)調(diào)與參謀作用，保證了醫(yī)院各項活動的順利開展。新時代背景下，醫(yī)院更要注重辦公室工作的創(chuàng)新，以促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（收稿日期：2020-01-10）