大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展

胡靜

[摘要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理工作還存在很多問(wèn)題，不能確保相關(guān)的檔案管理效果。而電子檔案在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，可有效提升檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效果，有效增強(qiáng)檔案管理的工作效果，改善目前的工作現(xiàn)狀。鑒于此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，應(yīng)重視電子檔案管理工作，樹(shù)立正確觀念意識(shí)，有效改善相關(guān)的電子檔案管理工作現(xiàn)狀，為其后續(xù)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代;電子檔案;管理現(xiàn)狀;發(fā)展措施

[Abstract] Under the background of the era of big data， there are still many problems in archives management， and the related archives management effect cannot be guaranteed. And in the process of practical application of electronic archives， it can effectively improve the archival data storage effect， effectively enhance the work of archives management， and improve the current work status. In view of this， in the context of the era of big data， we should attach importance to the management of electronic archives， establish a correct sense of awareness， effectively improve the status of related electronic archives management work， and lay a solid foundation for its subsequent development.

[Key words] Big data era; Electronic archives; Management status; Development measures

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)在各個(gè)領(lǐng)域中被廣泛應(yīng)用，給人們的工作和生活均帶來(lái)了極大的便利。大數(shù)據(jù)本身具有一定的價(jià)值，對(duì)未來(lái)的科技及經(jīng)濟(jì)發(fā)展均產(chǎn)生了巨大的影響。檔案事業(yè)作為管理工作中的重要組成部分，其管理效果直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫(kù)的正常使用。但是傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理方法存在諸多的弊端，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期的數(shù)據(jù)管理要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理具有高速度、大量化、多樣性及價(jià)值密度低等特點(diǎn)，促進(jìn)了數(shù)據(jù)管理效果及管理質(zhì)量的提升。大數(shù)據(jù)的背景之下，電子檔案管理中應(yīng)打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，加大各方面管理工作力度，有效增強(qiáng)檔案管理工作效果，滿(mǎn)足當(dāng)前的電子檔案管理工作要求，達(dá)到預(yù)期的工作目的。

1? 大數(shù)據(jù)概念

近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，已經(jīng)開(kāi)始融入到現(xiàn)實(shí)生活中，信息爆炸不僅會(huì)誘發(fā)技術(shù)的變革，還會(huì)對(duì)人們的生活造成影響。在龐大數(shù)據(jù)的影響之下大數(shù)據(jù)的概念應(yīng)運(yùn)而生，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：①高速運(yùn)行的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)生成還有處理的環(huán)節(jié)速度很快，甚至具有“一秒定律”的相關(guān)特點(diǎn)，也就是在1 s之內(nèi)就能完成相關(guān)數(shù)據(jù)處理任務(wù)。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代之下進(jìn)行電子檔案的管理，也可以實(shí)現(xiàn)1 s之內(nèi)完成檔案存儲(chǔ)和管理的目的，有效提升相關(guān)的檔案管理水平。②大量化的相關(guān)特點(diǎn)。主要就是在大數(shù)據(jù)的背景之下，數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)數(shù)量很大，尤其在互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算大范圍應(yīng)用的背景之下，拓寬了數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)數(shù)量也有所提升。③多元化特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，數(shù)據(jù)的格式、來(lái)源渠道與類(lèi)型具有多元化特點(diǎn)。其中，數(shù)據(jù)主要就是關(guān)系類(lèi)型與非關(guān)系類(lèi)型兩種，非關(guān)系類(lèi)型的數(shù)據(jù)，就是搜索引擎、社交論壇還有互聯(lián)網(wǎng)日志等相關(guān)的非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)。而數(shù)據(jù)信息格式方面的多元化，主要表現(xiàn)為文本格式、圖片格式、音頻格式等。④價(jià)值密度低的特點(diǎn)。通常情況下大數(shù)據(jù)的信息來(lái)源渠道很多，這也使得其中的信息量非常龐大，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息重復(fù)的現(xiàn)象，導(dǎo)致有價(jià)值的數(shù)據(jù)密度相對(duì)較低，這屬于難以避免的問(wèn)題。

2? 傳統(tǒng)檔案與電子檔案之間的差異性

近年來(lái)在大數(shù)據(jù)的背景之下，傳統(tǒng)的檔案和電子檔案之間有一定的共同點(diǎn)，同時(shí)還存在差異性，主要表現(xiàn)為 如下方面。

2.1? 共同點(diǎn)分析

兩種檔案管理形式的共同點(diǎn)在于：①兩種檔案均屬于實(shí)體性的存在，可存儲(chǔ)各種檔案數(shù)據(jù)信息。②可將活動(dòng)信息、個(gè)人信息等真實(shí)的記錄其中，有助于為日后的工作提供依據(jù)。③記錄信息還有事件主體之間存在直接的聯(lián)系，在兩種檔案實(shí)際管理的工作中，可以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短的目的，在共同創(chuàng)新發(fā)展的情況下，電子檔案能夠進(jìn)一步改善傳統(tǒng)檔案管理形式，推動(dòng)相關(guān)的檔案管理工作合理實(shí)施，將社會(huì)發(fā)展信息真實(shí)記錄下來(lái)，為用戶(hù)供應(yīng)較為便利的服務(wù)，營(yíng)造出良好的發(fā)展條件。

2.2? 差異性

兩種檔案管理方式存在的差異性主要表現(xiàn)為：①存儲(chǔ)載體存在差異。對(duì)于電子檔案而言，主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所占有的空間量很小，查閱起來(lái)十分方便。而在傳統(tǒng)的檔案管理方面，信息存儲(chǔ)載體是紙張，占有的空間很大，查閱起來(lái)有不便性。②一般情況下，對(duì)于電子檔案而言，可以將很多數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，利用圖像形式、語(yǔ)音形式等存儲(chǔ)。而在傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)中，內(nèi)容與存儲(chǔ)形式單一。③對(duì)于電子檔案而言，在查詢(xún)方面具有便利性的特點(diǎn)，只需將關(guān)鍵詞、個(gè)人信息等輸入其中就可以實(shí)現(xiàn)信息的查詢(xún)，操作的便利性很高，能夠全面提升相關(guān)的檔案管理工作效率。而在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)資料的查詢(xún)需要結(jié)合用戶(hù)操作需求，查找紙張中的內(nèi)容，在一定程度上會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的操作問(wèn)題，浪費(fèi)操作時(shí)間。

3? 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理的優(yōu)化措施

目前在大數(shù)據(jù)時(shí)代之下電子檔案管理還存在很多問(wèn)題，不能確保相關(guān)的檔案管理工作效果，嚴(yán)重影響各方面工作水平。因此在實(shí)際的工作中應(yīng)總結(jié)豐富經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行優(yōu)化改革，有效增強(qiáng)工作效果。具體措施如下。

3.1? 打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍

從本質(zhì)上來(lái)講，檔案管理的工作質(zhì)量在一定程度上取決于檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)化素養(yǎng)，所以，在工作中必須打造優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍，有效提升相關(guān)的工作質(zhì)量。①聘用專(zhuān)業(yè)的工作人才。要求在日常的工作中聘用專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較高、綜合能力較強(qiáng)的工作人員，要求工作人員在日常的工作中不再局限于對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的整理，而是按照實(shí)際情況明確電子檔案接收格式、數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)格式與修改格式，合理進(jìn)行監(jiān)控系統(tǒng)的分類(lèi)處理。在此過(guò)程中，相關(guān)的檔案管理工作人員，應(yīng)該掌握專(zhuān)業(yè)性的管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，考核綜合素養(yǎng)，這樣在一定程度上可以聘用專(zhuān)業(yè)素質(zhì)符合標(biāo)準(zhǔn)的人才。②定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。在相關(guān)的電子檔案管理方面，可針對(duì)既有的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)和電子技術(shù)的教育培訓(xùn)，利用培訓(xùn)方式引導(dǎo)人員充分意識(shí)到電子檔案管理的重要性，將先進(jìn)技術(shù)的檔案篩選功能、分析功能等充分發(fā)揮出來(lái)，全面提升各方面的檔案管理質(zhì)量和水平。在此過(guò)程中，需要階段性地開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng)，普及相關(guān)信息技術(shù)知識(shí)，全面提升其專(zhuān)業(yè)水平和技術(shù)水平，增強(qiáng)綜合素養(yǎng)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下培養(yǎng)出優(yōu)秀的電子檔案管理人才隊(duì)伍。③創(chuàng)建完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。在電子檔案管理崗位合理設(shè)置的同時(shí)，還需營(yíng)造出良好的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，使得各個(gè)崗位的工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)互通與相互配合的目的，將人才的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，從根本上調(diào)動(dòng)每位人員的工作積極性還有自主性，以此優(yōu)化相關(guān)的工作模式，滿(mǎn)足目前的發(fā)展需求[1]。

3.2? 統(tǒng)一電子檔案數(shù)據(jù)信息采集標(biāo)準(zhǔn)

從本質(zhì)上來(lái)講，數(shù)據(jù)信息采集的規(guī)范性和原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性，對(duì)相關(guān)電子檔案的管理會(huì)產(chǎn)生直接影響，尤其在大數(shù)據(jù)的時(shí)代環(huán)境之下，應(yīng)合理采用先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量符合要求，在標(biāo)準(zhǔn)化采集數(shù)據(jù)的情況下，提升各方面的工作水平，有效改善目前的工作現(xiàn)狀。與此同時(shí)在實(shí)際工作中應(yīng)提出具體的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，要求電子檔案的管理工作人員，按照具體標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，有效提升相關(guān)的電子檔案管理工作水平，達(dá)到預(yù)期的工作目的。除此之外，在電子檔案的數(shù)據(jù)信息采集環(huán)節(jié)中，應(yīng)按照具體的檔案管理要求，針對(duì)所采集的信息準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格分析，一旦發(fā)現(xiàn)有信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，必須合理整改相關(guān)操作方式，有效增強(qiáng)各方面信息采集準(zhǔn)確性和合理性，優(yōu)化工作模式，達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)[2]。

3.3? 加大日常管理力度

一般情況下，電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，可以將檔案數(shù)據(jù)信息傳入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加大相關(guān)電子檔案管理力度，除了能夠合理存儲(chǔ)重要數(shù)據(jù)信息，還能實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理價(jià)值，有效提升信息內(nèi)容的安全性，預(yù)防出現(xiàn)泄漏的問(wèn)題。鑒于此，為有效提升電子檔案管理工作效果，應(yīng)該加大日常管理工作力度，全面提升相關(guān)的工作質(zhì)量水平[3]。①創(chuàng)建出專(zhuān)業(yè)化的電子檔案信息維護(hù)與管理的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案資源的管理，保證技術(shù)水平符合要求。且在工作中還需編制出相應(yīng)的歸檔制度，明確電子檔案的歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)，有效提升各方面工作質(zhì)量。②在相關(guān)電子文檔的管理工作中，要求相關(guān)的工作人員還是對(duì)電子文檔內(nèi)容進(jìn)行接收、處理和保存，必要的時(shí)候還可以按照要求進(jìn)行電子文檔格式的修改，保證相關(guān)檔案的真實(shí)性和有效性，便于用戶(hù)進(jìn)行查閱和應(yīng)用。

3.4? 完善相關(guān)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)

從本質(zhì)上來(lái)講，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，是相關(guān)用戶(hù)直接接觸電子檔案的主要媒介，如若不能明確進(jìn)行檔案信息的分類(lèi)與查詢(xún)，將會(huì)導(dǎo)致操作面臨難題，對(duì)電子檔案的管理造成影響，不能確保相關(guān)工作效果。因此，在電子檔案的管理工作中，應(yīng)積極建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)系統(tǒng)，建設(shè)網(wǎng)站系統(tǒng)，明確進(jìn)行檔案信息分類(lèi)處理，簡(jiǎn)化電子檔案的查詢(xún)環(huán)節(jié)，在相關(guān)的頁(yè)面中設(shè)置查詢(xún)指導(dǎo)的信息。如果檔案查詢(xún)期間需要進(jìn)行紙張檔案的查閱，就應(yīng)該提供相關(guān)的查閱地址，并進(jìn)行時(shí)間的預(yù)約。對(duì)于一些需要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息分析還有預(yù)測(cè)的用戶(hù)，可以利用專(zhuān)家系統(tǒng)為操作人員提供相互匹配的專(zhuān)家，以便于正確指導(dǎo)進(jìn)行檔案的查閱管理。建立較為完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，除了可以增強(qiáng)電子檔案的管理效果，還能形成人性化還有智能化的工作模式，有效改善目前的工作現(xiàn)狀，促使電子檔案的合理管理。

3.5? 樹(shù)立正確的服務(wù)觀念意識(shí)

醫(yī)院在電子檔案的管理工作中，要求電子檔案管理工作人員，樹(shù)立正確的服務(wù)觀念意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)的電子檔案服務(wù)，提升工作效果和水平。通常情況下，在電子檔案的管理工作中，并非將原來(lái)的紙張檔案全部都轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化內(nèi)容，而是要充分利用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將各種檔案數(shù)據(jù)資料輸入到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享目的[6]。在此期間，相關(guān)的檔案管理人員，需要樹(shù)立正確觀念意識(shí)，確保促使相關(guān)工作質(zhì)量的提升。對(duì)于電子檔案的工作人員而言，在實(shí)際工作中需要促使自身工作質(zhì)量的提升，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作缺陷問(wèn)題，予以一定的重視，創(chuàng)建出相應(yīng)的工作方案，采用有效措施增強(qiáng)各方面工作效果，不斷提升相關(guān)的工作質(zhì)量。同時(shí)，還需為檔案的查閱者和需求者提供良好的檢索服務(wù)，完善各方面的工作流程，優(yōu)化相關(guān)的管理模式。

4? 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代之下電子檔案管理工作受到廣泛重視，應(yīng)結(jié)合電子檔案管理特點(diǎn)和需求，正確開(kāi)展相關(guān)工作，編制完善的工作制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行相關(guān)的任務(wù)，確保可以有效增強(qiáng)電子檔案管理工作效果，提升電子檔案管理工作質(zhì)量和水平，優(yōu)化各方面工作模式。

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（收稿日期：2020-01-11）