淺談檔案的管理

林春松

摘 要：檔案管理工作是為黨和國家各項事業發展而服務的工作，檔案的真實完整齊全合法是關系到檔案生命力的存亡，關系到歷史進步的真實性，是人類社會發展史的科學依據，因此，檔案管理是十分重要的工作。

關鍵詞：檔案 管理

一、收集

收集工作是文件材料的歸檔整理的開始，是將立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種文字材料在確保內容真實、齊全完整的條件下的歸檔工作。

（一）歸檔文件收集的來源和范圍

歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的，主要是本機關形成的文件材料，還有上級機關、同級機關和不相隸屬機關轉來與其職能活動有關的文件材料。

（二）歸檔文件收集的質量要求

1.歸檔文件必須是辦理完畢的文件材料。正在辦理或者還需補充辦理的文件還不能歸檔。

2.歸檔文件必須能作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。必須是有查考利用價值、只適用于文書檔案的各種紙質文件材料。

二、整理

存檔文件整理是指對存檔文件進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使其有序排列的過程。整理的基本原則是：遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，并促進存儲和利用。

（一）裝訂

裝訂是歸檔文件的第一步驟，通過這一環節可以從實體上將歸檔文件的基本單位——“件”確立下來。以“件”為單位行裝訂時應該做好以下工作：

1.首先應對“件”內文件進行排列。

2.對于紙張規格大于A4型的報表、圖紙等文字資料，應按A4型紙張的尺寸折疊，但要注意盡量降低折疊程度。折痕應在文件和圖表之外，并取右下邊緣。

3.裝訂前，對不符合要求的文件和材料進行必要的整理。 其主要工作包括： 修復損壞的文件; 復制手寫模具和褪色文件; 清除易生銹金屬的原裝訂文件。

（二）分類

歸檔文件的分類是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。

1.按年度分類

年度分類法就是根據形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。它是目前運用最廣泛的一種分類方法。

2.按保管期限分類

保管期限分類法就是根據對歸檔文件規定的不同保管期限進行分類，即將同一年度 的歸檔文件按永久（50年以上）、長期（15～50年）、短期（15年以下）三種保管期限分類。

3.按機構（問題）分類

機構（問題）分類法是指機構文件按其形成或承辦機構（問題）進行分類。這種分類法的實質就是根據本單位內部機構的職能性質或文件所說明的問題來設置類別。

分類方案是進行歸檔文件分類的依據，分類方案確定之后，同一全宗應保持分類方案的穩定。

（三）排列

《歸檔文件整理規則》指出：“歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列、會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。”

（四）編號

《歸檔文件整理規則》指出：“歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章應設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可以設置機構（問題）等選擇項。”

（五）編目

編目是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎。編制歸檔文件目錄，實現了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索統計和編研等工作的開展提供了基本條件。編制歸檔文件目錄必須按照分類、排列的結果，逐類、逐件地編制，以系統全面地揭示歸檔文件的全貌。

歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔文件整理說明和歸檔文件目錄三部分構成，并應裝訂成冊。

（六）裝盒

歸檔文件的裝盒是指把歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等工作內容。

三、保管和利用

合法合理地利用檔案是使檔案存在價值的重要體現，是堅固而促進人類社會進步的力量源泉，是挖掘整個社會的科學能力的堅實基礎。

（一）安全保管

1.構建合格的檔案室庫房。檔案庫房面積要滿足單位檔案管理需求，并有一定預留的空間。密集架各項指標均符合中華人民共和國GB/T13667.3-2003手動密集架通用技術條件國家標準和DA/T7-92國家檔案局手動密集架行業要求，所用鋼板均屬國內知名大型鋼鐵企業生產的優質鋼板。

2.有序上架。歸檔文件裝盒后，要有序入庫上架擺放，以便于檔案的齊全完整和查找利用。

3.建立完善的管理制度。包括檔案交接制度、保密制度、查檔借閱制度、安全防范制度。

（二）有效利用

做好檔案利用工作，是適應新形勢下檔案工作的需要。要熟悉本單位的歷史和檔案的保管、收存具體位置，編制必要的目錄，嚴格執行《保密法》的規定，以紙質和計算機儲存并存，利用計算機檢索，提高工作效率，合法合理利用檔案資源，科學地開展檔案鑒定、統計等工作，為領導科學決策提供依據，為社會主義事業提供優質的服務。