現代人事檔案管理存在的問題及對策研究

田慧

【摘? 要】論文重點研究現代人事檔案管理存在的問題，并提出了解決對策。論文結合現代人事檔案管理現狀，對不斷完善檔案管理制度、全面落實責任管理制度、及時迅速歸檔檔案材料、加強對檔案管理人員的培訓這四方面進行深入探索和分析，希望可以有效提高現代人事檔案管理工作的有效性。

【Abstract】This paper mainly studies the problems existing in modern personnel archives management and puts forward solving countermeasures. Combining with the current situation of modern personnel archives management， this paper makes an in-depth exploration and analysis on the following four aspects： continuously improving the archives management system， comprehensively implementing the responsibility management system， making the archives timely and quickly archived， and strengthening the training for personnel engaged in archives management， hoping to effectively improve the effectiveness of modern personnel archives management work.

【關鍵詞】現代人事檔案管理;人力資源;對策

【Keywords】modern personnel archives management; human resources; countermeasures

【中圖分類號】G270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）05-0008-02

1 引言

在現代企業人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的內容，記載了企業員工獎勵懲罰、思想品質、工作狀態、學習狀態等內容，為考核員工提供可靠的數據支撐，有助于提升人力資源管理水平。但在實際工作，由于受到多種因素的影響，人事檔案管理工作還存在一些問題，這不僅不利于人力資源的有效利用，并且也會影響到企業核心競爭能力的提升。想要有效改變這一現狀，企業需要結合實際情況，對人事檔案管理理念和模式進行不斷創新和完善，進而有效提升現代人事檔案管理效率，促進企業長期穩定發展。

2 現代人事檔案管理的價值

在企業發展過程中，人事檔案管理工作是非常重要的，具有較為積極的作用和價值，主要體現在以下兩個方面：首先，人事檔案為記錄工作人員信息的重要載體，在招聘工作和管理工作開展時，企業能夠通過完善的人事檔案，進一步掌握員工的工作能力與經歷，使招聘人員與管理人員對員工有更加充分的了解。在具體管理中，科學管理人事檔案，能夠幫助管理人員選拔人才，按照其能力安排恰當的崗位，充分發揮人才潛能，提高企業管理工作的有效性。其次，在企業的不斷發展中，人事檔案還是保障員工利益的基本條件，員工退休、離職或者轉崗均需要檔案來展開操作，在員工工作中隸屬于原始憑證，在應用中具備法律效力。

3 現代人事檔案管理存在的問題

3.1 沒有給予現代人事檔案管理足夠的重視

相對而言，人事檔案管理工作具有較強的枯燥性，有關人員對人事檔案管理工作認識不充分，與其他部門檔案管理工作的性質與業績不同，致使管理人員出現消極的情緒。部分企業領導也未注意到人事檔案管理工作開展的重要性，因為檔案管理技術性不強，只是單一地整理文件，記錄文字，因此，致使諸多企業領導忽略人事檔案管理工作，讓人事檔案管理工作水平停滯不前。

3.2 缺少先進的檔案管理設施

隨著互聯網技術的飛速發展，電子信息化技術得到了廣泛運用，現如今，電子檔案慢慢地代替了傳統的紙質檔案，盡管紙質檔案能夠詳細記錄企業人事情況，但是其存在一些缺點。例如，不能高效保存紙質資料，受時間因素影響，以及閱覽次數的增多會讓紙張出現破損或者丟失的狀況。在網絡飛速發展的背景下，人事檔案管理開始朝著信息化和網絡化方向前進，但由于部分企業對人事檔案管理工作不重視，導致檔案管理部門未實現信息化與網絡化，欠缺先進設施，諸多人事記錄復印件與掃描件不能實現網絡傳輸，致使人事檔案管理工作欠缺準確性。

3.3 檔案材料不齊全

相關調查顯示，部分人事檔案中缺少年度考核、履歷表、學歷和職稱材料等內容。究其原因，主要有以下兩個方面，首先，沒有給予人事檔案足夠的重視，認為部分表格已經填寫很多次，最近幾年沒有較大變化，所以就沒有進行填寫，并且部分人認為有關職稱和學歷的材料，放在個人手中更加方便和安全;其次，人事檔案管理部門沒有及時收集回收檔案材料，部分工作人員是兼職的，并不是專業的，導致對方回收檔案資料，并沒有及時歸檔，進而出現檔案資料缺失的問題。

3.4 檔案管理者的整體素養有待提升

諸多企業欠缺專業的人事檔案管理人員，通常從事檔案管理工作的人員也并未受過專業的培訓，致使人事檔案整理歸檔過程中無法保障準確性。同時，一些企業的人事檔案管理者未切實依據有關規定調出和轉接檔案資料，這便致使用人企業與其他企業無法展開協調，當員工應用檔案時，一些用人企業甚至讓員工調檔，如此會導致檔案管理規范性下降，甚至部分員工會在檔案上造假。總之，現代人事檔案管理人員的綜合素養有待提升。

4 解決現代人事檔案管理問題的對策

解決現代人事檔案管理問題的對策包括：不斷完善檔案管理制度、全面落實責任管理制度、及時迅速歸檔檔案材料、加強對檔案管理人員的培訓，詳細內容如下。

4.1 不斷完善檔案管理制度

在新時代背景下，想要有效提升人事檔案管理質量，企業應對人事檔案管理制度進行不斷完善。人事檔案管理制度需要結合《人事檔案管理法》，遵循國家頒布的法律規定，進而有效提升人事檔案管理的法制性、程序性、標準性。在實際工作中，需要嚴格根據管理活動程序實施，把人事檔案管理工作的責任落實到人頭上，強化責任連帶作用，使檔案管理人員之間可以相互監督，進而有效提升其綜合素質和政治覺悟。如果發生違法亂紀的問題，需要嚴厲懲罰，對其法律責任進行追究。此外，企業可以創建人事檔案管理系統，把人事檔案管理和信息技術進行充分融合，進而有效提升人事檔案管理工作的質量和效率。

4.2 全面落實責任管理制度

若想提升企業人事檔案管理工作的規范性，需要全面實施責任追究制度，將人事檔案管理責任落實給個人。例如，在對檔案進行分類管理時，若是出現混亂問題，會讓人事檔案資料無法得到有序閱覽，這時就要問責，追究有關責任人的相應責任，并給予處罰。此外，企業還需要設置良好的檔案室，確保環境設施滿足檔案資料存儲要求，并設置有關防潮設備、防火設備、防蛀設備以及防光設備等，保證人事檔案管理工作的系統性、安全性以及真實性。

4.3 及時迅速歸檔檔案材料

在企業人事檔案管理工作中，應創建完善的有關檔案材料收集和歸檔工作責任制度，利用重點收集和普遍收集相結合的形式，針對可以反映社會活動真實記錄等方面的材料，應及時補充到人事檔案管理工作中，進而保證檔案可以真實、系統地反映個人的社會面貌，突出檔案的使用價值。

4.4 加強對檔案管理人員的培訓

企業若想提升人事檔案管理水平與效率，需要加強對人事檔案管理人員的培訓，大力提升管理人員的綜合素養，強化管理隊伍建設工作。首先，企業可以選擇專業能力較強、職業素養較高的工作人員展開人事檔案管理工作。與此同時，應結合實際情況定期開展培訓教育工作。其次，企業可以定期組織教育培訓活動，要求所有檔案管理人員參與，加強其專業能力，且使其充分領會人事檔案管理工作開展的重要性。再次，對檔案管理人員進行定期考核，鼓勵其學習前沿的管理手段，提高檔案管理人員的整體素養。最后，可以利用以老帶新的形式，豐富管理人員的管理經驗，進而使其具備獨立工作的能力，有效提升人事檔案管理的效率。

5 結語

綜上所述，現代人事檔案管理依舊存在些許問題，如欠缺對現代人事檔案管理的重視、缺少先進的檔案管理設施、檔案管理者的整體素養有待提升等。為了保證現代人事檔案管理工作的有效性，詳細分析上述問題非常關鍵，只有明確具體的原因，才可以知道從哪些方面著手進行優化，提升現代人事檔案管理的效率。立足上述問題，相關部門可以通過不斷完善檔案管理制度、全面落實責任管理制度、及時迅速歸檔檔案材料等方面，實現提升現代人事檔案管理工作有效性的目標，為企業長足發展提供有利條件。

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