論科研儀器設(shè)備全壽命周期履歷管理

杜婷

（第七一〇研究所，湖北 宜昌 443000）

1 儀器設(shè)備履歷管理的定義

儀器設(shè)備履歷管理是對儀器設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造（采購）、安裝調(diào)試、移交、使用、維修、檢查、改造、更新至報(bào)廢全過程壽命周期的綜合管理，包括對儀器設(shè)備全過程所形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，不斷收集、整理，建立健全檔案；對記錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析，探索儀器設(shè)備使用、故障、維護(hù)等運(yùn)行規(guī)律，掌握儀器設(shè)備使用狀態(tài)與技術(shù)狀態(tài)，為儀器設(shè)備投資、報(bào)廢等過程管理和儀器設(shè)備管理改進(jìn)提供決策依據(jù)。

2 本單位儀器設(shè)備管理存在的主要問題

科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，科研儀器設(shè)備已成為科研單位賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)保障，也是評價(jià)科研單位綜合技術(shù)實(shí)力的一個(gè)重要標(biāo)志。進(jìn)入21世紀(jì)，伴隨國家戰(zhàn)略重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，我所近些年保障條件建設(shè)投入逐年遞增，非標(biāo)設(shè)備迅猛增加，大批“高、精、尖”的儀器設(shè)備不斷涌現(xiàn)。如何管好、用好這些新增儀器設(shè)備是新形勢下的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，同時(shí)還須解決好當(dāng)前儀器設(shè)備管理中存在的一些問題：部分儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)提前劣化，使用壽命降低；部分儀器設(shè)備利用率較低，非標(biāo)儀器設(shè)備閑置較多。分析其原因，主要因維護(hù)保養(yǎng)工作欠缺、儀器設(shè)備投資論證分析不足、設(shè)備專用性較強(qiáng)、管理制度不完善，以及部分人員對儀器設(shè)備管理認(rèn)識不夠所造成。

3 實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的必要性

儀器設(shè)備作為實(shí)現(xiàn)科研生產(chǎn)任務(wù)目標(biāo)的重要保障資源，管理人員需要最大限度地“挖掘”現(xiàn)有儀器設(shè)備資源的潛能，管好、用好、維護(hù)好儀器設(shè)備，堅(jiān)決防止固定資產(chǎn)“流失”，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)配置的最優(yōu)化、資產(chǎn)效益的最大化，為單位的科研生產(chǎn)任務(wù)保駕護(hù)航。為此，筆者提出一種全新的資產(chǎn)管理模式——儀器設(shè)備全壽命周期管理，簡稱儀器設(shè)備履歷管理。

與傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式相比，在本單位實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的必要性主要表現(xiàn)在：

（1）本單位的發(fā)展趨勢所需。“三軍四民”“三中心兩基地”的中長期發(fā)展戰(zhàn)略需要我們探索實(shí)施一種全新的資產(chǎn)管理模式，以適應(yīng)單位發(fā)展的節(jié)奏；戰(zhàn)略導(dǎo)向下的發(fā)展形勢必然會驅(qū)動(dòng)大量的設(shè)備投入，因此，我們對投入的設(shè)備必須進(jìn)行全面而周密的考慮，以避免因決策數(shù)據(jù)支撐不足導(dǎo)致“盲目”投入而導(dǎo)致儀器設(shè)備閑置率趨高。

（2）本單位的發(fā)展模式所需。進(jìn)入新時(shí)代，聚焦主責(zé)主業(yè)、履行強(qiáng)軍首責(zé)是研究所必須扛起的政治責(zé)任，在質(zhì)量效益型發(fā)展模式導(dǎo)向下，本單位已全面導(dǎo)入卓越績效模式，持續(xù)追求卓越的發(fā)展模式也需要?jiǎng)?chuàng)新儀器設(shè)備管理方式，對儀器設(shè)備的管理不能止步于投入階段，必須加強(qiáng)全過程的使用、維保、檢測等管理工作，降低儀器設(shè)備全壽命周期成本。

4 本單位實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的主要內(nèi)容

基于研究所的自身特點(diǎn)，本單位目前實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的主要內(nèi)容包括四部分：

4.1 儀器設(shè)備管理規(guī)程、辦法的制定

（1）由使用單位針對單臺儀器設(shè)備制定操作規(guī)程、保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，主要用來指導(dǎo)基層人員操作使用和維護(hù)保養(yǎng)儀器設(shè)備。

（2）使用單位在充分了解、熟悉儀器設(shè)備性能的基礎(chǔ)上，結(jié)合儀器設(shè)備的出廠參數(shù)和指標(biāo)，編制單臺儀器設(shè)備的完好標(biāo)準(zhǔn)，主要用于每次檢查儀器設(shè)備評定儀器設(shè)備是否完好。

（3）采用評分表法規(guī)范儀器設(shè)備狀態(tài)檢查考核辦法，以便使用單位在考核儀器設(shè)備狀態(tài)時(shí)進(jìn)行定量的評分，并將各子項(xiàng)評分的累加值作為判別儀器設(shè)備狀態(tài)的總分值。

圖1

4.2 儀器設(shè)備全過程壽命周期的監(jiān)管

（1）儀器設(shè)備的配置管理。使用單位根據(jù)年度科研生產(chǎn)任務(wù)提出儀器設(shè)備購置申請，并進(jìn)行需求論證，由業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)使用單位提交的申請，組織進(jìn)行市場調(diào)查，并對申請材料進(jìn)行審查，從而形成年度儀器設(shè)備配置計(jì)劃。

（2）儀器設(shè)備的使用管理。儀器設(shè)備使用管理主要由儀器設(shè)備操作人員根據(jù)儀器設(shè)備的實(shí)際運(yùn)行情況逐日填寫《儀器設(shè)備使用登記卡》，并由儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)定期檢查《儀器設(shè)備使用登記卡》的填寫情況，按月進(jìn)行整理，輸入管理系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總分析（圖2）。

圖2

（3）儀器設(shè)備的保養(yǎng)管理。儀器設(shè)備的保養(yǎng)實(shí)行“三級保養(yǎng)制度”，保養(yǎng)時(shí)間根據(jù)儀器設(shè)備的類型、使用環(huán)境的惡劣程度，以及儀器設(shè)備的磨損規(guī)律來確定。儀器設(shè)備保養(yǎng)主要根據(jù)維護(hù)保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)和年度保養(yǎng)計(jì)劃定期對儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，并填寫《設(shè)備一、二級保養(yǎng)記錄表》。

（4）儀器設(shè)備的維修管理。儀器設(shè)備發(fā)生故障后需要及時(shí)進(jìn)行故障診斷并開展檢修，并填寫《儀器設(shè)備檢修記錄》。對于大型科研試驗(yàn)設(shè)施的維修，除填寫儀器設(shè)備維修記錄外，還需要提供大型科研試驗(yàn)設(shè)施大修任務(wù)書和竣工驗(yàn)收報(bào)告。

（5）儀器設(shè)備的事故管理。儀器設(shè)備發(fā)生事故后，責(zé)任單位在及時(shí)上報(bào)的同時(shí)積極組織搶修，分析事故發(fā)生的原因后提出整改措施，并填寫《儀器設(shè)備事故記錄》。

（6）儀器設(shè)備的精度檢查和性能檢定管理。儀器設(shè)備使用單位需定期開展設(shè)備精度檢測和儀器設(shè)備性能檢定工作，并根據(jù)檢測、檢定的結(jié)果，依據(jù)儀器設(shè)備完好標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)，然后對設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識。

（7）儀器設(shè)備的封存/啟封。使用單位對封存的儀器設(shè)備應(yīng)粘貼封存標(biāo)簽，并指定專人負(fù)責(zé)保管、檢查與封存期間的維護(hù)；對啟封的計(jì)量器具應(yīng)重新進(jìn)行檢定/校準(zhǔn)，合格后方能使用。

（8）儀器設(shè)備的報(bào)廢管理。對于確因技術(shù)落后、使用期滿、嚴(yán)重?fù)p壞等原因，致使維修費(fèi)用過高而無修復(fù)價(jià)值的固定資產(chǎn)，可由使用部門提出報(bào)廢申請進(jìn)行報(bào)廢處理。對于固定資產(chǎn)的報(bào)廢管理，我單位還制定了相應(yīng)的內(nèi)控管理制度，文件對固定資產(chǎn)報(bào)廢定義、固定資產(chǎn)報(bào)廢的界定、固定資產(chǎn)報(bào)廢的審批程序、處置程序、職責(zé)劃分等進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。

（9）儀器設(shè)備的管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。借助信息系統(tǒng)管理，設(shè)備保養(yǎng)、維修、精度檢測等流程可線上開展，儀器設(shè)備年度相應(yīng)的數(shù)據(jù)便可進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析（圖3）。

4.3 儀器設(shè)備履歷檔案的建立

儀器設(shè)備履歷檔案的管理基礎(chǔ)是根據(jù)儀器設(shè)備履歷管理范疇，確定使用單位應(yīng)建檔案的明細(xì)清單，一臺儀器設(shè)備建立一份檔案。其基本要求是：（1）儀器設(shè)備檔案的文本格式、條款內(nèi)容、編號、管理等各項(xiàng)要求應(yīng)規(guī)范。（2）儀器設(shè)備檔案應(yīng)齊全、整潔、規(guī)范，內(nèi)容應(yīng)及時(shí)更新，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。（3）儀器設(shè)備檔案應(yīng)按順序分年度裝訂成冊。

圖3

4.4 儀器設(shè)備使用效能的評估

基于儀器設(shè)備管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的結(jié)果，由業(yè)務(wù)管理部門對儀器設(shè)備的技術(shù)狀態(tài)、管理工作進(jìn)行考核和評估。目前，在對儀器設(shè)備的現(xiàn)狀和管理工作進(jìn)行考核和評估時(shí)，通常主要考察下述幾項(xiàng)指標(biāo)：（1）儀器設(shè)備完好率：儀器設(shè)備完好率是反映儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的主要指標(biāo)，它表示儀器設(shè)備技術(shù)狀態(tài)的完好程度，同時(shí)也是檢查儀器設(shè)備管理和維修工作水平的重要指標(biāo)。（2）儀器設(shè)備故障率：儀器設(shè)備故障率指因儀器設(shè)備發(fā)生故障而停機(jī)的時(shí)間占設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間的百分比。（3）儀器設(shè)備壽命周期費(fèi)用：儀器設(shè)備壽命周期費(fèi)用指在設(shè)備壽命周期內(nèi)所投入的設(shè)置費(fèi)和維持費(fèi)的總和，它是評價(jià)儀器設(shè)備投資方案的重要依據(jù)。在儀器設(shè)備的使用壽命期內(nèi)，要以其利用率最高、壽命周期費(fèi)用最經(jīng)濟(jì)為目的。（4）儀器設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益：單位的總產(chǎn)值與儀器設(shè)備的總原值之比,可對單位儀器設(shè)備所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行粗略的判斷。

5 實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的優(yōu)點(diǎn)

儀器設(shè)備履歷管理的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了本單位整體規(guī)劃、合理配置、正確使用、精心維護(hù)、科學(xué)分析，既確保儀器設(shè)備始終處于良好的技術(shù)狀態(tài)，又能不斷改善和提高本單位的技術(shù)裝備水平，還能達(dá)到儀器設(shè)備全過程壽命周期費(fèi)用優(yōu)化的效果。另外，儀器設(shè)備履歷管理的實(shí)施，也提高了基層人員對儀器設(shè)備管理的綜合認(rèn)識與重視程度，強(qiáng)化了責(zé)任意識。

6 結(jié)語

通過全面闡述本單位實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的現(xiàn)實(shí)需求與實(shí)施過程，旨在加強(qiáng)對儀器設(shè)備全壽命周期的使用、保養(yǎng)、維修、檢查、報(bào)廢等全過程的監(jiān)管，進(jìn)而對儀器設(shè)備進(jìn)行科學(xué)分析、評估，以促進(jìn)儀器設(shè)備的宏觀管理、監(jiān)督及改進(jìn)工作。毋庸置疑，科學(xué)、合理的儀器設(shè)備配置是科研生產(chǎn)活動(dòng)的重要保障。然而，實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理是確保儀器設(shè)備科學(xué)、合理配置的重要支撐。后續(xù)，在已實(shí)施儀器設(shè)備履歷管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步改進(jìn)優(yōu)化儀器設(shè)備配備的“入口關(guān)”，基于資產(chǎn)管理平臺實(shí)現(xiàn)過程監(jiān)管可視化，以切實(shí)“管理好、使用好、維護(hù)好”科研生產(chǎn)儀器設(shè)備，發(fā)揮出儀器設(shè)備壽命周期的最佳效能，提高資產(chǎn)使用效益。