商業分析在IT項目管理中的作用

吳新蘇

一· 引言

從第一臺電子計算機誕生至今，傳統的IT項目已經走過幾十年的歷程，項目管理的方法也趨于成熟。曾經的IT項目力求完全實現用戶的需求，交付合同上規定的產品，這種傳統的IT項目管理方式隨著企業數字化轉型以及產品生命周期的縮短，越來越體現其弊端，阻礙企業戰略的實現。很多時候，項目做得很成功，項目的可交付成果也符合合同的規定，但由于IT項目本身存在著快速迭代的性質，加上瞬息萬變的市場競爭和復雜多變的外部環境，使得產品已經不再適應企業的戰略需要，從而造成時間，資金的極大浪費。因此，在IT項目管理方法上，有必要引入商業分析的概念，即圍繞著產品生命周期和企業的內外部環境，合理布局可能的項目，恰當引導用戶的需求，讓項目本身符合企業的戰略目標。

二· 傳統IT項目管理的弊端

從上世紀九十年代末起，隨著信息技術的普及，帶動了IT項目的遍地開花，為我國信息產業的發展做出了巨大的貢獻。彼時的IT項目，主要局限于軟件開發，通信技術，網站搭建，ERP實施等，項目立項以后，項目經理一般只需關注用戶需求的搜集，需求確定后再做具體地實施，一次性交付成果，最后客戶驗收，這種方式已經較為成熟且效果很好。因為企業的信息化剛起步而且需求相對簡單，企業資金投入有限，承擔的風險也有限，此類預測性IT項目占據了大部分企業剛開始走信息化發展的很長一段時間。

現如今，大部分企業已經完成了第一輪的信息化布局，數字化轉型的潮流席卷全世界，碎片化，迭代式，敏捷管理等新名詞開始涌現，對傳統的IT項目管理提出了挑戰。隨著企業各業務模塊整合層度的加深，業務背景的錯綜復雜，傳統的需求確認再實施的方式已經很難適應快速的社會化大發展的要求，比如說，某個功能模塊，可能用戶自己都無法說清楚需求到底是什么，因為他可能只有一個概念而沒有經驗；可能確定了的需求還沒有等到實施完畢，此功能已經落后于時代，畢竟IT產品在市場上的更新頻率太快了；可能一部分用戶迫切想得到某個功能，而另一部分用戶覺得此功能影響了他們的利益，如何來協調，如何找到雙方共贏的點，這是個難題；還有可能用戶只有一個初步的想法，想先做出一個模型來看看結果如何，之后再增加額外的需求，再一次迭代到新的版本等等，如果照搬以前傳統的IT項目管理模式，不僅響應速度慢，靈活性不夠，而且風險極高，弊端很明顯，實施的結果很難滿足企業戰略的要求。

三· 引入商業分析管理策略的優勢

正是在這樣的背景下，商業分析作為近些年很熱門的概念被引入了IT項目管理領域，作為順應企業戰略發展的產物，商業分析保證了產品生命周期內的所有活動都將符合企業戰略的需要，為此，在IT項目立項之前，必要的商業分析活動保證了項目開工的可行性，項目章程的啟動也是在一定的商業分析之后才能確定。項目結束后，商業分析的持續追蹤也為產品運維保駕護航，從而覆蓋整個產品生命周期。從下面的圖可以看出，一個IT項目的生命周期很短暫，前期大量的時間用于調研需求，后期對產品的跟蹤直到產品生命周期的結束，而所有這些生命周期都在企業戰略的覆蓋之下，商業分析的重要性由此可見。

具體細分，有以下3點：

（1）為IT項目管理引入產品生命周期的概念，確保項目值得被立項。

在信息產業萌芽階段，企業對于上馬IT項目往往都顯得很迫切，比如需要開發一款上班打卡的軟件，比如需要實施一套ERP系統等等，這類需求一般只要滿足用戶的期望，實施的結果總能符合預期，此時，產品的概念也剛剛起步。經過幾十年的發展，企業的各類配套IT產品已經趨于成熟，各產品之間存在著千絲萬縷的聯系，比如存放產品價格主數據的系統往往和銷售系統相分離，創建銷售訂單時會從價格主數據系統里調取最新的價格，如果價格主數據系統需要做升級，創建銷售訂單必然會受到影響，此時用戶的需求是否值得立項，往往需經過深刻的調研，因為不用的用戶有不同的視角，可能不同用戶的需求是互斥的。還有，每個產品都有生命周期的概念，一款產品會經歷導入期，成長期，成熟期，飽和期，衰退期，并非所有的用戶需求都值得被立項，關鍵還要考慮產品所處的生命周期階段是否值得被立項，是否能產生最大化的收益，項目立項之后，項目經理和商業分析師也需要跟蹤用戶的需求，但兩者有各自不同的審視維度。

（2）商業分析確保所實施的IT項目是符合公司戰略的，確保項目實施不偏離軌道。

IT項目往往需要對企業的數據流，業務流有一定的梳理，并結合企業實際，制定出符合企業發展戰略的需求清單。企業的戰略可以保持相對穩定，但市場環境瞬息萬變，機會的把握稍縱即逝，現在大型IT項目實施周期可能會長達1年以上，在如此長的時間內，如何確保項目始終符合企業的戰略是一個富有挑戰性的問題，因為IT產品的生命周期更短，項目經理如果只是閉門造車，不僅項目本身會面臨極大的風險，而且很有可能最終的可交付成果背離了企業的戰略，給企業造成不必要的損失。而商業分析的出現，緩解了這種風險，因為不僅項目團隊會關注用戶的需求，商業分析師同樣也會關注用戶的需求，但兩者關注的維度是不一樣的。商業分析師從企業戰略的高度，確保商業需求符合公司的發展戰略，這一點如果確認了，項目章程才能得以確認，項目經理才會得到任命，項目團隊才會參與到項目實施中來，并且在項目的實施過程中，商業分析師始終關注著商業需求的變更，項目團隊也始終關注著用戶需求的實施，最終確保項目團隊能夠交付符合用戶需求的IT產品，在這樣兩層的嵌套下，IT項目成功的可能性大大增加。而且商業分析確保了IT項目沒有偏離企業的戰略，降低了風險，實現了企業的目標。

（3）商業分析師和項目經理以不同的維度關注著用戶需求。

如上文所述，商業分析師和項目經理都需要關注用戶的需求，但兩者關注的維度是不一樣的。項目經理主要負責統籌規劃項目進度，在有限的資源約束下，運用系統的觀點、方法和理論，對項目涉及的全部工作進行有效地管理，并直接向項目發起人匯報。而商業分析師則可以定義為理解業務需求或問題的角色，并將其轉化為對組織及其利益相關者最大化價值的解決方案的要求。 從更實際的角度來看，大多數IT項目的商業分析師都專注于從利益相關者那里引出需求，分析這些需求并將其記錄到各種文件中，以供系統架構師，軟件供應商，開發人員和測試團隊使用。項目經理負責項目的順利實施，商業分析師是項目符合企業戰略的保證，兩者相輔相成，不可或缺。在很多項目里，項目經理和商業分析師的角色是由一個人來完成的。出現這種現狀的主要原因是：一方面是對商業分析師角色缺乏理解，二是認為商業分析就是項目經理應該做的一種工作。但是目前很多大型公司已充分意識到項目經理和商業分析師對于一個項目的成功起著同樣重要的作用，需要由兩個不同的人分別承擔項目經理和商業分析師的角色。

四· 結論

隨著企業數字化轉型的發展，傳統IT項目必然面臨著挑戰，無論是敏捷開發，需求迭代，還是商業分析，這些新名詞的背后都要求越來越快的響應機制，越來越科學的需求篩選和隨時緊扣企業發展戰略的思維，商業分析從關注產品生命周期的角度，給了企業的IT項目以必要的支持，這種思維同樣也可以放大到其他傳統項目中去，無論是什么類型的項目，在實施項目的前后，都必須跟蹤產品所屬的生命周期階段，做出適合企業發展戰略的規劃。這樣，企業的目標才能實現。