關于如何完善檔案室日常管理工作的思考

李積敏

【摘要】隨著計算機信息技術的發展，檔案管理的數字化水平也在不斷提高。在當今時代背景下，傳統的檔案管理已經不能適應時代發展的要求，當前中學檔案管理存在很多問題。本文對中學檔案室日常管理存在的問題進行研究，并提出相應的解決措施。

【關鍵詞】檔案管理 信息化 思考

【中圖分類號】G76 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）25-0009-02

中學學校檔案是學校在教學教研及學生管理等活動中所形成的，將其中有價值的文字、圖像信息作為一種歷史資料保存下來，為日后的教學提供參考，其內容主要包括信息的收集與整理，并做好相關的保管統計的工作。隨著計算機技術的發展，人類進入信息時代，中學學校檔案管理的方式和流程都發生了很大變化，變得更加專業，更加復雜，這對于中學學校檔案管理來說，既是一種挑戰，同時也是一種全新的發展機遇。

一、中學學校檔案管理存在的不足

（一）人才匱乏

由于我國檔案專業課程設置得比較晚，由此導致具有較強專業知識的檔案管理人才比較少，中學學校在招聘檔案管理人才時，很難招到專業的檔案管理人才。也正因如此，目前各個中學學校的檔案管理人才的業務能力參差不齊，普遍素質比較低，專業性不強。除此之外，中學學校在對檔案管理人員的培訓也比較少，缺乏針對性的專業指導以及實際工作能力的培訓。

（二）相關制度體系不健全

目前中學學校的檔案管理部門在日常管理上比較粗放，缺乏完善的管理體系，相關的管理制度也不健全，管理缺位現象嚴重。檔案員在平時整理材料的過程中，對于材料審查不仔細，出現檔案材料不真實的情況，尤其是學生檔案造假現象嚴重，檔案的真實性、可靠性受到很大影響。檔案員對于材料的整理、分類的能力較差，很多時候更是主觀上的忽略，導致檔案管理混亂，很多重要的檔案信息缺失，致使檔案不完整。

（三）信息化水平低

隨著互聯網技術的不斷發展，人類社會進入了信息化的階段，各行各業對于檔案信息的管理和歸類也逐漸向信息化、數字化的方向發展。但是目前很多中學學校對于檔案信息的管理仍然使用傳統的紙質媒體的管理方式，數字化水平較低。紙質檔案易遺失、損壞，且重復率較低，并且整理歸納起來需要大量的人力、物力、財力，然而通過建立電子檔案的方式，對于檔案的分門別類更加清晰，整理起來更加簡潔方便，同時減少了紙張的使用以及人工的投入，節省了大量的人力、財力，并且電子檔案整理囊括的信息量更大，更加全面。因此，使用電子檔案代替紙質檔案室時代發展的潮流。

二、完善檔案管理的措施

（一）加強檔案管理人才的培養

加強中學院校檔案管理，最重要的是對于檔案管理人才的培養。首先，高校應當重視對于檔案管理人才的培養，為社會輸送更多高素質、專業性比較強的檔案管理人才。中學院校在招聘時，盡量選擇擁有專業檔案管理知識或者擁有與檔案管理相關工作經驗的人員，且以年輕成員為主，年紀比較大的工作人員對于電腦相關的知識比較陌生，而青少年對于電腦信息技術等先進科技接受能力比較快。其次，對于中學學校來說，加強對檔案管理人員的專業知識的培訓，尤其是對于沒有相關工作經驗或者沒有接受過專業培訓的人，同時還要加強檔案管理人員的實踐能力，將理論與社會實踐相結合，不斷提高自身的業務能力，掌握先進的檔案管理方法，提高檔案管理的質量。

（二）完善相關管理制度

為了提高檔案管理的質量，就要完善相關的管理制度。如果沒有健全的管理制度，必然造成管理混亂。建立權責明確的賞罰體系，將責任細化，具體落實到每個人身上，與此同時建立員工考核制度，提高員工的責任心，避免工作人員發生瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。在選拔人才的過程中，競爭上崗，擇優錄取，選擇優秀的高素質人才。最后，建立完善的經費管理制度，保證檔案管理經費的合理利用。

（三）提高信息化水平

隨著電子信息技術的不斷發展，給人們的生活與工作帶來了顛覆性的改變，傳統的采用紙媒的管理方式必然被新興起的電子信息技術所淘汰。通過使用電子信息技術，建立數字化電子檔案信息庫，提高服務的質量和水平。使用電子信息技術能夠有效降低工作強度，減少人員的投入，并且通過電子信息技術可以有效的解決一些重復、大批量且有規律的數據與信息管理工作，同時還能夠提高信息管理的正確率和及時性，同時還能節省了檔案管理的空間。

結論：總而言之，隨著電子信息技術的不斷發展，檔案管理進入信息化階段，傳統的管理方式已經不能滿足時代發展的需求。檔案管理方式發生改變，工作模式與工作流程也相應的發生了改變。中學學校應建立健全管理體系，制度相關的管理制度，加強人事管理，并且不斷加強檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的業務水平，并且不斷提高檔案的信息化水平，提高管理的質量和效率。

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