大數據時代背景下企業檔案管理創新分析

靳永新

摘要：本文以大數據為背景，通過實踐發現大數據時代背景下當前企業檔案管理模式存在的問題并針對發現的問題提出解決方案，以提高檔案管理水平，適應時代發展的需要，助推企業可持續發展。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;創新分析

隨著“四個全面”戰略布局，國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的逐步推進，檔案工作范圍更加廣泛，內容更加豐富，需求更加多元。大數據是指大數據集，這些數據經過計算機分析以揭示與數據某個方面相關的模式和趨勢。

一、大數據時代背景下檔案管理工作的現狀

隨著大數據時代的到來，給企業檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰，同時現有檔案管理工作也難以與現狀相適應，處于發展瓶頸期。

1.大數據時代背景下，現有檔案管理制度與現狀不適應。企業雖然根據檔案相關法律法規及單位實際情況制定了文書、會計、科技等各門類檔案管理辦法、歸檔范圍、保管期限等規范，但是，現有制度規范中收集類型相對單一，主要是以紙質檔案為主，以少量的特殊載體、實物檔案為輔，這些傳統的檔案類型很容易分類、歸檔。在大數據時代，企業在生產、經營、管理、科研過程中各類管理系統將產生大量的具有保存價值的數據信息，這些數據不及時收集、整理、歸檔，必將造成信息資源的浪費，也可能造成失密、泄密的嚴重后果，同時，不符合相關檔案法規對于檔案“應收盡收”的要求。

2.大數據時代背景下，檔案管理模式急需更新。 傳統的檔案管理，以純手工收集、整理、鑒定、保管、查閱，加上單機版或者局域網的檔案管理系統。在大數據時代，檔案管理人員需要將傳統的檔案管理模式與大數據時代信息化的新模式結合在一起，這對于管理工作人員來說就需要更新的管理知識，同時需要具備信息管理能力。因此，傳統的檔案管理模式，不能滿足大數據時代企業檔案管理的需求及企業發展的需要。

3.大數據時代背景下，對檔案管理工作人員提出了新的更高的要求。大數據時代到來之前，檔案管理人員只需要學習掌握檔案專業知識即可勝任工作，不需要太多別的專業知識。大數據時代，不僅需要檔案管理人員具有扎實的業務知識，而且要了解和掌握更多的數字檔案管理的方法，還需要了解信息技術、信息系統、數據分析等專業知識。因此，就需要檔案管理工作人員掌握更多、更全面的專業知識和技能，擁有更豐富的管理能力。

二、大數據時代背景下的檔案管理創新思路

企業以盈利為目的，傳統檔案管理模式下檔案為企業創造價值的機會少，檔案的作用主要體現在憑證、查考的作用，檔案管理人員在企業中普遍存在職級偏低、收入較少、流動性大的特征。在大數據背景下，利用信息技術，瞬間完成收集、整理、鑒定、查閱等工作，而且在實現準確、高效的檔案服務的前提下，利用現有的檔案資源根據公司熱點問題收集形成參考資料，從而為公司的經營、管理、科研起到參考輔助作用，由被動服務向主動為企業創造價值發展，從而實現檔案工作的有為有位。

1.與時俱進，完善檔案管理工作制度

在大數據時代檔案管理工作得以順利開展的前提是加強檔案管理體系建設，不斷制定、修訂相關的檔案管理制度。首先，需要公司黨政一把手重視，技術領導協助分管，黨建、生產、安全、經營領導分工負責，具體工作人員認真負責。其次，根據企業的性質，結合企業實際情況完善相應的管理制度，由制度指導具體工作，用制度管理檔案。第三，在各項管理制度中明確各級檔案責任人，明確其職責與義務，細化歸檔范圍和保管期限。第四，嚴格落實各項管理制度，對相關責任人進行考核。組織歸檔責任部門負責人及工作人員學習相關檔案法律法規，強化法律法規的約束力，提升依法治檔的能力。利用大數據分析各單位各部門的歸檔執行情況，形成圖文并茂的考核報表，定期公布考核結果并與績效工資掛鉤。第五、制定工作計劃，增加資金投入，改善檔案館軟硬件設施建設。形成用制度指導、用制度管理、用制度約束、用制度促進的效果。

2.推陳出新，改變傳統檔案管理模式

在大數據時代，檔案管理工作想要有更好的發展首先就是要改變傳統的思想理念，創新出更多適應時代并利于發展的新模式。首先，我們可以利用大數據信息處理技術，實現檔案的自動存儲，將電子文件直接分類歸檔，通過大數據實現電子文件的鑒定和分類， 并提供檔案智能檢索服務、檔案信息定制服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務等，所有的流程都不需要人工的干預，減少大量的人力物力。 其次，利用計算機、信息系統、數據庫完成工作的準確率和效率都是人工無法比擬的，通過這些技術手段解決傳統紙質檔案在檔案管理工作中所存在的弊端。第三，要加強與外部公司的深度合作， 借助他們已經成熟的技術和管理模式，打造檔案管理大數據。合作的形式，既可以以外包的形式請科技公司直接介入檔案工作，也可以以項目合作的方式， 共同運用檔案中的數據實現各項服務。第四，為了更好地為檔案用戶提供服務，檔案人員要利用大數據技術充分挖掘檔案知識，提供深層次的知識服務，在實際執行過程還要注意克服數據的存儲、管理和知識資源的共享、保密等問題。

3.廣納人才，建設高效檔案管理團隊

在大數據時代背景下，檔案管理工作對于工作人員的要求也越來越高，僅靠檔案部門的一己之力是無法實現現實的需要。檔案管理是企業基礎性管理工作，必須在培育專業精神、提升專業素養、增強專業能力上下功夫。高效率的檔案管理團隊不僅會贏得人們的尊敬，還能提高檔案部門在企業的地位。首先，檔案管理人員須具備扎實的檔案基礎理論，很強的責任心，在工作中不斷學習，善于思考，提升業務本領，引導檔案管理人員，把學習當作緊迫的任務、永恒的追求，加強政治學習、業務學習、技能學習，用心積累，深鉆細研，使他們對新技術有一個全面的了解，有效提高業務水平。其次，鼓勵新老檔案管理工作者學習運用信息化技能，增強自信，勇于實踐，干中學、學中干，掌握新時代“看家本領”爭做崗位上的行家里手，推動檔案信息化建設。第三，檔案部門要引進專業型人才，特別是技術型人才和善于進行知識管理的人才的培養，培養出懂技術又懂檔案的復合型人才。綜上所述，企業只有建設出一支具有高效率和高素質的檔案管理團隊，才能使檔案管理工作在大數據背景下走的越來越穩。

三、結論

本文針對大數據時代背景下的檔案管理工作進行闡述。大數據時代下的信息技術在引領社會發展，成為檔案發展的必然趨勢。能推動檔案管理由實體管理向數據、向知識管理發展，尤其在海量檔案和非結構數據盛行的今天。檔案管理工作人員應該抓住大數據時代發展的腳步，在檔案管理工作中仍然需要不斷的探索，我們應結合時代背景和企業需要，在實踐中不斷摸索前進。文中的觀點較淺薄，希望能夠拋磚引玉，將大數據背景下企業檔案檔案管理研究提升到嶄新的高度。

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